Die Geschäftsprozesse spürbar optimiert

Björn Lorenz ist Journalist in Berlin

In wenigen Jahren hat der Steckkartenhersteller Addi-Data GmbH jenen Wandel in der Informationsverarbeitung vollzogen, der vielen mittelständischen Produktionsbetrieben noch ins Haus steht: Er hat die selbstentwickelte Unternehmenslösung durch eine Standardsoftware abgelöst, die Geschäftsprozesse vom Einkauf bis zum Versand digitalisiert und auf papierlose Zeiten getrimmt sowie das ERP-System eines Subunternehmers integriert.

Das vor 20 Jahren in Bühlertal bei Baden-Baden gegründete Unternehmen ist auf Messsysteme und PCI-Steckkarten spezialisiert, die als Embedded-Lösungen in allen Industriezweigen eingesetzt werden. Ein entscheidendes Verkaufsargument ist die lange Lebensdauer. „Langfristige Verfügbarkeit und Unterstützung sorgen für Investitionssicherheit“, erklärt Geschäftsführer Antonio Agnetti die Produktphilosophie. Addi-Data konzentriert sich in erster Linie auf Entwicklung, Vermarktung und Service. Die Produktion der Messtechnik ist auf Subunternehmer ausgelagert.

Bis 1998 arbeiteten die Badener mit einer eigenen Entwicklung auf Basis der MS-Dos-Datenbank Paradox. Sie wurde laufend an Veränderungen angepasst, stieß jedoch Mitte der 90er-Jahre an ihre Grenzen. Mangelnde Integration, aufwendige Betreuung und fehlende Erweiterungsmöglichkeiten verhinderten weitere Produktivitätszuwächse. Eine moderne Software sollte deshalb die Anforderungen von Jahrtausendwechsel und Euro-Umstellung erfüllen. Hinzu kam die geplante ISO-9001-Zertifizierung. Wesentliche Teile der Dokumentationsvorschriften sollten in die neue Applikation einfließen.

Ein Anforderungsprofil definierte den kompletten Bedarf des Unternehmens. Für die Software-Auswahl waren mehrere Kriterien entscheidend. „Am wichtigsten war uns, dass wir alle Geschäftsprozesse abbilden konnten. Wir wollten flexibel bleiben und keine bewährten Abläufe opfern. Die Software sollte sich unseren Vorgaben unterordnen und nicht umgekehrt“, betont Agnetti. Zudem spielte die Größe des Anbieters im Hinblick auf die Investitionssicherheit eine Rolle. Bei der Wahl des Implementierungspartners bevorzugte Addi-Data regionale Anbieter.

Eine erste Marktanalyse ergab jedoch, dass viele ERP-Programme den Schwerpunkt auf die Fertigung legen. Die Anforderungen von Addi-Data als reines Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen waren damit nicht zu erfüllen. Die Wahl fiel schließlich auf Navision von Microsoft Business Solutions. „Navision passte sich exakt unseren Vorgaben an und gewährleistete eine bequeme Übernahme der Altdaten“, begründet Agnetti die Entscheidung. Das Implementieren übernahm der Karlsruher Microsoft Business Solutions Partner B.i.Team.

Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops im August 1998 definierten die beiden Projektpartner die Anforderungen an die neue Software. Schnell stellte sich heraus, dass ein großer Teil bereits im Standard enthalten war. Deshalb erfolgte bereits fünf Monate später, zum Jahreswechsel 1998/99, die Umstellung auf Microsoft Navision. Die meisten Abläufe sind heute in der Software abgebildet. Selbst das Qualitätsmanagement-Handbuch ist eingebunden. Ein weiteres Beispiel für die verbesserte Ablauforganisation ist die Verarbeitung der Wareneingänge: PCI-Karten, die Addi-Data von Lieferanten erhält, sind bereits mit Seriennummern versehen. Mittels Barcodes sind Zustand und Standort der Produkte schnell registriert. Jede Zwischenstation, sei es Prüfung, Lagerung oder Auslieferung, wird sorgfältig dokumentiert. Mit den erreichten Fortschritten ist der Addi-Data-Chef zufrieden: „Navision hat unsere Geschäftsprozesse spürbar optimiert. Vom Einkauf bis zum Versand zirkuliert kein Papier mehr. Unseren Mitarbeitern stehen alle relevanten Informationen zur Verfügung. Für jeden Kunden und jedes Produkt existiert eine elektronische Akte mit der kompletten Historie. Die Transparenz ermöglicht es uns, schnell und wirtschaftlich zu agieren“, erläutert Agnetti.

Rasch dehnte Addi-Data die Prozessintegration auf die Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer aus. Der Betrieb fertigt unter anderem Addi-Datas Embedded-Lösung MSX-Box. Seit Beginn der Produktion, Anfang 2003 tauschen beide Betriebe Informationen im XML-Format aus. Knackpunkt des Konzepts waren die unterschiedlichen Systeme. Während Addi-Data mit dem ERP-System Navision arbeitet, setzt das Subunternehmen Infor ein. Die Lösung: Microsofts Biz-Talk-Server schlüpft in die Vermittlerrolle und konvertiert die unterschiedlichen Formate. So übergibt Addi-Data Bestellungen der MSX-Box über das Navision Commerce Gateway an den Biz-Talk-Server. Die Daten werden umgewandelt und an Infor übertragen. Die Übernahme der Bestellung löst beim Subunternehmen den Produktionsvorgang aus. Rückmeldungen, die auf analog umgekehrtem Weg an Navision übermittelt werden, informieren Addi-Data über den Stand der Fertigung. Gleichzeitig wird der Lagerbestand automatisch umgebucht. Für Antonio Agnetti hat das Projekt Vorzeigecharakter: „Viele größere Unternehmen bereiten sich auf die Prozessintegration vor und fordern Gleiches von ihren Lieferanten. Die Erfahrung, die wir auf dem Gebiet haben, ist ein wichtiges Kompetenzargument.“(Weiter S. 34.)

Inzwischen spielt das Internet nicht nur für die Prozessintegration, sondern auch als Informations- und Verkaufsplattform eine wichtige Rolle. Für den Aufbau und Betrieb des Webshop nutzt Addi-Data das in der ERP-Lösung integrierte Commerce Portal. Damit können Kunden jederzeit über das Internet Informationen zu Lieferzeiten und Kontoständen abrufen oder Aufträge platzieren. Bestellungen werden automatisch in die Unternehmenssoftware übernommen und nach einer Plausibilitätskontrolle zur Auslieferung gebracht.

Neben den Effektivitätszuwächsen der Prozessintegration schätzt der Geschäftsführer vor allem das große Spektrum aussagekräftiger Berichte: „Früher musste ich durch die Abteilungen laufen, um die erforderlichen Informationen für das Reporting zu sammeln, heute reicht ein Mausklick.“

Lagerbestand wird automatisch umgebucht

Der Anwender

Die Addi-Data GmbH wurde 1984 in Bühlertal bei Baden-Baden gegründet. Sie entwickelt und vertreibt störsichere PC-Karten und Embedded-Lösungen, die speziell auf industrielle Betriebe ausgerichtet sind. Die Produkte kommen unter anderem in Mess-, Steuerungs- und Automatisierungsbereichen zum Einsatz. Derzeit beschäftigt das Unternehmen 32 Mitarbeiter und ist mit rund 40 Distributoren weltweit vertreten.

Die Lösung

Als betriebswirtschaftliche Komplettlösung ist Microsoft Navision derzeit an 16 Arbeitsplätzen im Einsatz. Die Pentium-PC sind im Rahmen eines gemischten Windows-NT/2000-Netzwerks an mehreren Applikationsservern angeschlossen. Der Zugriff von außen ist via Microsoft-Terminalserver realisiert. Bei der unternehmensübergreifenden Prozessintegration komplettiert Microsoft BizTalk-Server die Konfiguration.

Genutzt werden die Navision-Module

Zusatzmodule, die vom Microsoft Business Solutions Partner B.i.Team stammen: Easy Archiv, Seriennummern, Leihstellungen, Dokumente, Support-Tool, Vorgangsprotokollierung, Reparaturen.

Der Softwareanbieter

Microsoft Business Solutions ist einer von sieben Geschäftsbereichen der Microsoft Corp. Das Unternehmen entwickelt vollständig integrierte betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware für kleinere bis mittlere Firmen. Im Mittelpunkt stehen dabei das Automatisieren und Optimieren der Geschäftsprozesse zwischen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern. Wichtige Bereiche sind beispielsweise CRM, Projektmanagement oder E-Commerce.