Die Konradin Verlagsgruppe setzt in Unternehmenssteuerung und Anzeigenmanagement die Branchenlösung SAP for Media ein. Sie unterstützt die schnelle und genaue Planung von Redaktionsseiten und Anzeigen und verbessert die interne und externe Kommunikation.
Michaela Schwab Fachjournalistin in Sindelfingen
Mit Titeln wie „Industrieanzeiger“, „Beschaffung Aktuell“, „Computerzeitung“ oder „dds – Das Magazin für Möbel und Ausbau“ haben sich die Redakteure der Konradin Verlagsgruppe einen festen Platz in den Führungsetagen deutscher Fertigungs- und Handwerksbetriebe erschrieben – und sind damit Meinungsmacher und Branchenkenner zugleich. Das wissen auch die Anzeigenkunden der 33 Branchentitel und drei Special-Interest-Magazine. Und neben hoher Aufmerksamkeit ist ihnen bei einer Anzeigenschaltung noch eines zusätzlich sicher: flexible Abwicklung und schnelle Bearbeitungszeiten.
Die Basis für reibungslose Abläufe legt eine IT-Landschaft, bei der verschiedene Komponenten ineinander greifen. Sie setzt sich zusammen aus Funktionen des branchenspezifischen Lösungsportfolios SAP for Media und Anwendungen für Redaktion, Content Management und Bildbearbeitung. Bis dato hatte man eine Individuallösung in Betrieb, die in zweieinhalb Jahren Entwicklungszeit und mit hohem Aufwand optimal an die Anforderungen des Verlages angepasst worden war. Doch mit der Angleichung der wirtschaftlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen im europäischen Wirtschaftsraum war die Umstellung auf eine leistungsfähigere Unternehmenssoftware, die diese Anforderungen abbildet, unausweichlich. Die neue IT-Lösung sollte die Wertschöpfungsprozesse im gesamten Unternehmen ebenso wie die Abläufe in der Personalwirtschaft unterstützen. Gefordert waren zudem umfangreiche Branchenfunktionalitäten für Anzeigenmanagement und Vertrieb.
In der Neueinführung sah man zugleich auch die Chance, eine integrierte IT-Landschaft zu verwirklichen. Das Lösungsportfolio SAP for Media erfüllte die Vorgaben am besten. „An SAP kommt heute keiner mehr vorbei“, so Thomas Dinkel, IT-Leiter bei der Konradin Verlagsgruppe. „Fast jede Software verfügt über eine Schnittstelle zu SAP.“ Auch das bei der Konradin Verlagsgruppe eingesetzte Redaktionssystem Redline und die Mediendatenbank Opas-G ließen sich mit der SAP-Lösung verknüpfen. Eine Tatsache, die den Datenaustausch vereinfacht und neben dem Funktionsumfang ein zusätzliches Argument für die Branchenlösung war.
Die Standardsoftware umfasst alle übergreifenden Funktionalitäten zur effizienten Unternehmenssteuerung und kombiniert sie mit medienspezifischen Abläufen wie Anzeigenmanagement oder Abonnementvertrieb aus SAP for Media. Gleichzeitig lässt sie Raum für eine Anpassung an unternehmensspezifische Abläufe.
Bei der Suche nach einem Einführungspartner machte die Plaut Systems & Solu-tions GmbH das Rennen – nicht zuletzt, weil das Plaut-Team einen Projektleiter an Bord hatte, der über einschlägiges Branchen-Know-how im Fachzeitschriftenbereich verfügte.
Nach der Entscheidung für den Systemhauspartner setzte man sich einen Zeithorizont von 16 Monaten, innerhalb dessen die SAP-Einführung abgeschlossen werden sollte. Als erstes wurde die Anzeigenerfassung live geschaltet. Wenig später folgten die Applikationen für Anzeigenmanagement, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalwirtschaft.
215 Anwender arbeiten heute mit dem IT-System. Und obwohl der Umstieg von einer Eigenentwicklung auf eine Standardsoftware zunächst von Bedenken begleitet war, laufen die Prozesse in der Konradin Verlagsgruppe heute rund. „Wenn man vorher eine Individuallösung im Einsatz hatte, sind die Anwender recht verwöhnt. Wenn früher ein Mitarbeiter eine Abonnentenliste nach anderen Kriterien sortiert haben wollte, dann haben wir uns eben eine Lösung überlegt“, berichtet Thomas Dinkel. Das ist heute anders. Sinn einer Standardsoftware ist es nicht, jedem Anwender seine individuellen Prozesse zu programmieren, sondern der Mehrwert einer Standardsoftware entsteht erst, wenn die darin abgebildeten Prozesse verschlankt und verbessert werden.
In der Skalierbarkeit liegt ein weiterer großer Vorteil eines integrierten Systems. „Mit SAP for Media haben wir mehr Flexibilität, um auf Änderungen in Geschäftsabläufen oder Abwicklungsvolumina schneller zu reagieren“, so der IT-Leiter. Eine Systemeigenschaft, die sich bereits ausgezahlt hat. „Bei der Übernahme des Zeitschriftenbereichs der Deutschen Verlags-Anstalt (DVA) im September 2003 konnten wir trotz unterschiedlicher Strukturen unser SAP-System auch im neuen Unternehmensbereich einsetzen. Die Unterschiede in Anzeigenakquisition und Verkauf hat das System mitgetragen.“
Auch bei den Abläufen im Anzeigenma- nagement hat sich die neue IT-Lösung bereits bewährt. Durch die nahtlose Integration der verschiedenen Systemkomponenten konnten die Abläufe deutlich verschlankt werden. So meldet das Redaktionssystem automatisch, wenn Druckunterlagen eingegangen sind und gibt damit das Signal für SAP, den Status der Motivunterlagen entsprechend zu setzen. Die erstellten Forderungslisten laufen permanent in Statistiken ein und liefern sekundengenaue Auswertungen über Heftbelegung und Vorliegen der Druckdaten. Nach Fertigstellung der Ausgabe liefert das Redaktionssystem die Ist-Daten der Platzierung an SAP zurück und veranlasst damit die Freigabe der Fakturen. Die Folge: Anzeigenannahme- und Heftschluss sind zeitlich variabel. Disponenten und Redakteure verfügen damit über größere Freiheitsgrade und können aktuelle Themen und geänderte Anzeigen kurzfristig berücksichtigen. Da es bei Fachzeitschriften üblich ist, für jede Anzeigenschaltung ein anderes, themenbezogenes Motiv auszuwählen, kommt diese Funktionalität den Heftplanern durchaus entgegen.
SAP for Media lässt sich aber nicht nur mit einer Vielzahl von Anwendungsprogrammen verknüpfen. Auch die mySAP Business Suite bietet zahlreiche Möglichkeiten, weitere komplementäre Komponenten hinzuzufügen. So denkt man bei der Konradin Verlagsgruppe über die Einführung einer CRM-Lösung und einer Data-Warehouse-Lösung von SAP nach. Anzeigenleiter und Außendienstmitarbeiter sollen dann jederzeit über einen mobilen Zugang die relevanten Daten abrufen können. Die Basis dafür legt die neue Version des SAP Enterprise Portals. So soll sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter eine funktionale Sicht auf für ihre jeweilige Arbeit wichtige Informationen und Zugang zu den benötigten Anwendungen haben.
Flexibilität beim Anzeigenmanagement gesteigert
Mit allen gängigen Anwendungsprogrammen verknüpft
Teilen:
