Die neue EU-Maschinenrichtlinie legt im Gegensatz zu ihrer Vorgängerin auch großen Wert auf den Bereich Technische Dokumentation. Ein Redaktionssystem schafft hier Abhilfe.
Seit Ende 2009 sind alle Unternehmen, die Maschinen oder Anlagen innerhalb der Europäischen Union ausliefern oder in die EU importieren, verpflichtet, die neue EU-Maschinenrichtlinie anzuwenden. Im Gegensatz zu ihrer Vorgängerin (95/16/EG) legt die Richtlinie dabei auch großen Wert auf den Bereich Technische Dokumentation. Jeder Maschine muss demnach eine Betriebsanleitung in der Amtssprache des Ziel-Landes beiliegen. Neu ist, dass die Dokumentation nicht erst bei der Inbetriebnahme der Anlage vorzuliegen hat, sondern bereits bei der so genannten Inverkehrgabe.
Die Erstellung von Betriebsanleitungen ist aufwendig, verursacht hohe Kosten und hat sich wechselnden Vorschriften und Ansprüchen zu unterwerfen. „Doch Redaktionssysteme machen es Redakteuren deutlich leichter“, sagt Torsten Machert. Für den Managing Director bei Ovidius in Berlin ist ein Redaktionssystem per se kein Garant für eine rechtskonforme Dokumentation, es stellt aber eine Infrastruktur bereit, die viele Vorteile bietet. So lassen sich die Publikationen in Module gliedern, die von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet und in verschiedenen Kontexten wiederverwendet werden können. Ändert sich eine Vorschrift oder erfährt das Produkt eine Neuerung, muss der Redakteur nicht sämtliche Quelltexte neu erstellen. Er bearbeitet dann lediglich das betroffene Modul, neue und alte Version sind deutlich gekennzeichnet.“ Die Auswirkungen auf notwendige Übersetzungen und die Publikation sind einschneidend: Die Kosten für Übersetzungen bleiben gering, da nur das entsprechende Modul aktualisiert und die Betriebsanleitung flexibel aus vorhandenen und neuen Teilen zusammengestellt wird. Der Einsatz eines Redaktionssystems garantiert zudem durch die konsequente Verwendung von XML die Einhaltung von internen Formatregeln, auch wenn mehrere Mitarbeiter an den Dokumenten arbeiten. Änderungen können stets nachverfolgt und überprüft werden, die Einbindung von weiteren Datenquellen oder anderer Abteilungen, wie etwa dem Kunden-Support, ist möglich. So spart die Erstellung von Betriebsanleitungen Zeit und sorgt dank steigender Qualität für zufriedenere Kunden. wm
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