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Nur wer konsequent mahnt, kriegt sein Geld wirklich zu sehen

Forderungsausfälle: Inkasso-Dienstleister helfen bei Zahlungsverzug
Nur wer konsequent mahnt, kriegt sein Geld wirklich zu sehen

Kann er nicht oder will er nicht? Diese Frage stellen sich Unternehmer tagtäglich, wenn ein Kunde nicht die fällige Rechnung überweist. Die Verschlechterung der Zahlungsmoral wird für Mittelständler zum ernsten Problem.Externe Dienstleister mit automatisierten Inkasso-Systemen sparen gerade ihnen Zeit und Geld.

Stephan Gebhardt-Seele ist Journalist in München

Unternehmen können Tausende von Mark für Mahnwesen, Inkasso und Anwaltshonorare einsparen“, behauptet Christian Picking, ein erfahrener Experte im EDV-gestützten Inkassowesen und Geschäftsführer der Inkodat Gesellschaft für EDV-Inkassowesen KG in Augsburg. Seine Lösung: Ein Dienstleister übernimmt die ungeliebte Aufgabe, Außenstände einzutreiben. Große Umorganisationen oder Investitionen seien dabei nicht nötig, beschreibt Picking den Aufwand.
Grundsätzlich nutzt Inkodat für die Geldeintreibung eine Software, die die Daten automatisch fortschreibt. Damit sind beispielsweise Wiedervorlagen nicht zu übersehen. Arbeitsintensive Vorgänge wie die Zinsberechnung erfolgen ebenfalls automatisch. Alle Daten stehen sofort dem zentralen Mahngericht in Coburg zur Verfügung. Auf Grund der Programmkonfiguration sei Inkodat im Stande, ein nahezu papierloses Büro zu führen, so der Geschäftsführer. Die Datensicherheit ist zudem ein äußerst wichtiger Faktor, der mit großem Aufwand betrieben wird.
Picking kennt alle Spielarten der Zahlungsverzögerung: von der unabsichtlich verschlampten Rechnung über Liquidi-tätsengpässe und Firmenpleiten bis hin zum so genannten Profischuldner. Er ist der Kunde, der alle Tricks kennt, um die Beitreibung von Forderungen maximal hinauszuzögern.
Für alle aber gilt: „Die meisten mittelständischen Unternehmen sind im Grunde unzureichend auf den Inkassofall vorbereitet“, sagt Picking, der seine Kunden bereits im Vorfeld zu dem Thema berät. Nach seiner Erfahrung ist ein häufiger Grund für Misserfolg, dass zu lange gewartet wird, bis der Rechnung konsequent nachgegangen wird.
Picking selbst geht stets nach einem Schema vor, das die Höhe der Forderung in Beziehung zu den Kosten der Maßnahme setzt. Bei einer Rechnung unter 100 Euro mit unsicheren Beitreibungsaussichten ist das Kostenrisiko für eine Zwangsvollstreckung natürlich hoch. Das Kostenrisiko setzt sich zusammen aus den Gerichtskosten, die ungefähr 18 Euro für den Mahnbescheid betragen, sowie den Anwaltskosten (30 bis 35 Euro). Dazu kommen noch die Mahnauslagen und die Gebühr für den Vollstreckungsbescheid oder den Gerichtsvollzieher. Oft hilft schon gesunder Menschenverstand, um Ergebnisse zu erzielen. „Viele Forderungen lassen sich über einen telefonischen Dialog mit einer Zahlungsvereinbarung regeln“, so Pickings Rat.
Die Vorteile eines Inkasso-Dienstleisters liegen auf der Hand: Die Tatsache, dass nicht der Gläubiger selbst, sondern ein Inkassobüro anruft, signalisiert bereits eine Entschlossenheit des Gläubigers, seine Forderung einzutreiben. Wird dieser telefonische Kontakt von dem externen Dienstleister freundlich und professionell durchgeführt, hält eine überraschend hohe Anzahl der Schuldner eine einmal getroffene Zahlungsvereinbarung ein, wie die Erfahrung des Inkasso-Experten gezeigt hat.
Verweigert ein Schuldner den Dialog oder gibt es andere Anzeichen auf drohende Zahlungsunfähigkeit, rät Picking, nicht weiter mit Folgemaßnahmen zu zögern. Er warnt vor einem häufigen Fehler, den viele aus falscher Rücksicht begehen. „Ich habe schon erlebt, dass ich von meinem Kunden angewiesen wurde, noch eine Woche zu warten, der Gläubiger sei doch ein so guter Kunde“, berichtet der Inkasso-Profi „und als wir eine Woche später in Aktion traten, hatte die Bank des Schuldners bereits die Konten dichtgemacht, und wir haben in die Röhre geschaut.“ Dabei wären seiner Ansicht nach bei einer rechtzeitigen Intervention die Erfolgschancen wesentlich höher gewesen.
Unternehmen arbeiten zudem häufig mit einer Handelsauskunftei zusammen. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage zeigte sich eine große Mehrheit der Befragten mit den Leistungen der von ihnen beauftragten Auskunftei unzufrieden. Bei der Umfrage wurden 200 Adressen telefonisch bundesweit kontaktiert. Ein Fünftel der Unzufriedenen nannte als Kritikpunkt, dass die Daten veraltet seien. Die insgesamt mäßige Beurteilung der Auskunfteien rührt jedoch hauptsächlich von Schwächen im Inkassobereich, den viele Auskunfteien nur als Nebengeschäft betreiben. Dazu Chris-tian Picking: „Handelsauskünfte und Inkasso sind zwei völlig verschiedene Dinge.“
Außerdem bedeutet eine Handelsauskunft über ein poten-zielles Kundenunternehmen nicht notwendigerweise eine aktuelle Einschätzung der tat-sächlichen Zahlungsmoral des Unternehmens. Eine Auskunftei zu beauftragen, sei nur eine von mehreren Möglichkeiten, im Vorfeld etwas über einen Geschäftspartner zu erfahren. Laut Picking sei die beste Methode für eine realistische Auskunft im gewerblichen Bereich immer noch die albewährte: „Fragen Sie einfach andere Lieferanten des potenziellen Kunden.“
Sieben Regeln für kosteneffizientes Inkasso
  • 1. Eindeutiges Zahlungsziel setzen. Obwohl der Gesetzgeber inzwischen den automatischen Eintritt des Zahlungsverzugs nach 30 Tagen bestimmt hat, sollte nie auf einen eindeutigen Hinweis auf das Zahlungsziel verzichtet werden.
  • 2. Maßnahmen im Vorfeld kalkulieren und die Kosten in Beziehung zur Aussicht auf Erfolg setzen. Je niedriger die Höhe der Forderung, um so geringer sind die Erfolgschancen.
  • 3. Auskünfte im Vorfeld sind erfahrungsgemäß keine Garantie. Die bei weitem zuverlässigste Methode für Auskünfte über die Zahlungsmoral ist die Befragung anderer Lieferanten des potenziellen Auftraggebers. (Die Befragung erfolgt bei Lieferanten der Firma, und es wird unverbindlich nach der Zahlungsmoral geforscht.)
  • 4. Bei eintretender Zahlungsverzögerung unbedingt den Dialog mit dem Schuldner aufnehmen. Der überwiegende Anteil an Forderungen kann auf der Basis von individuellen Vereinbarungen geregelt werden.
  • 5. Verweigert oder verhindert der Schuldner den Dialog mit dem Gläubiger, heißt die Devise, nicht warten, sondern rasch handeln! Bei drohender Zahlungsunfähigkeit gilt immer: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
  • 6. Die Einschaltung eines spezialisierten Inkassobüros signalisiert dem Schuldner die Entschlossenheit des Gläubigers.
  • 7. Vergleichsangebote einholen. Arbeitet das Inkassobüro auf Erfolgsbasis? Welche Gebühren werden im Nichterfolgsfall erhoben? Stimmt die Beratung? Experten raten dazu, einen Dienstleister zu beauftragen, der die Aufträge entgegennimmt, ohne sofort Gebühren zu verlangen. Üblich sind eine prozentuale Erfolgsprovision und eine Unkostendeckung im Nicht-Erfolgsfall.
Auskunfts-Quellen
Anfrage an das öffentliche Register beim Amtsgericht. Dies ist möglich sowohl zu Firmen als auch Privatpersonen.
Bankauskunft: Die Bank ist dazu nicht verpflichtet, es sei denn, der Geschäftspartner hat vorher zugestimmt. (Übrigens: Bei bereits notleidenden Unternehmen ist die Bank nicht daran interessiert, dass andere Unternehmen über eine drohende Insolvenz vor der Bank selbst erfahren.)
Schufa: nur über Banken möglich, Auskünfte nur über Privatpersonen. (Die Schufa ist die Kreditschutzorganisation für Banken und kreditgewährendes Gewerbe. Nur deren Mitglieder bekommen gegen eine geringe Gebühr Auskünfte.)
Handelsauskunft: Das Problem ist, dass die Daten nicht immer aktuell sind.
Eigenrecherche durch Lieferantenanfragen: die sicherste Methode.
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