Umfassender Überblick sichergestellt

In Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0 bietet ein Enterprise-Content-Management-(ECM)-System das passende Hilfsmittel auf dem Weg zur „Smart Company“. Durch die Integration einer ECM-Lösung in die vorhandene IT-Landschaft mit ERP, PPS und dergleichen lassen sich Prozesse, Dokumente und Informationen innerhalb des gesamten Unternehmens voll automatisiert und ohne Medienbrüche steuern. Ein modernes ECM-System ermöglicht die digitale Transformation aller Geschäftsprozesse und -dokumente und hilft verschiedene Bereiche des Unternehmens zu optimieren.

Insbesondere die Bereiche, die mit Personal zu tun haben, profitieren von der Digitalisierung durch ein ECM-System. So können im Rahmen von Human Resource Management (HRM) alle Daten und Dokumente von Mitarbeitern zentral, digital und rechtssicher abgespeichert werden. Diese Unterlagen sind dann auch jederzeit für alle Befugten abrufbar. So lässt sich die digitale Personalakte schnell und effizient umsetzen.

Im Laufe der Zugehörigkeit eines Mitarbeiters sammeln sich in Firmen oft eine Menge an papiergebundenen Akten, Dokumenten und Informationen. Ein ECM-System bietet hier für das HRM umfangreiche Möglichkeiten, um über den gesamten „Employee Lifecycle“ hinweg Mitarbeiterakten mittels elektronischer Dokumente einfach auffindbar und schnell einsehbar zu machen.

Wichtig ist dabei die rechtssichere Speicherung, wie sie beispielsweise in Comarch ECM der Comarch Software und Beratung AG, München, umgesetzt wird. Die gesuchten Informationen können über intelligente Suchfunktionen, Dashboards und Reporte abgerufen werden. Zudem können HR-Prozesse wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das Vertragsmanagement, Weiterbildungsmaßnahmen, die Mitarbeitervalidierung, das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie das Qualitätsmanagement in multidimensionalen Workflows abgebildet werden.

Für das Personalwesen ergibt sich ein Return on Investment durch

Zeitersparnis infolge einfachen Zugriffs auf Dokumente für HR-Mitarbeiter und Führungskräfte sowie durch schnelle Dokumentensuche

Senkung von Transport- und Archivierungskosten sowie von Kosten, die für das Erstellen von Kopien im Rahmen papiergebundener Dokumente anfallen

Zugriffskontrolle über Mitarbeiterdokumentation dank umfangreicher Möglichkeiten der Rechtevergabe

Überprüfung der HR-Dokumente auf Vollständigkeit und Gültigkeit mit Hilfe von Validierung und Systemlogik

schnelle Mitarbeiterverwaltung aufgrund der Möglichkeit, Mitarbeiterakten nach bestimmten Kriterien wie Qualifikationen, Schulungen und Fremdsprachenkenntnissen zu durchsuchen.

Wird ein ECM-System im Unternehmen eingesetzt, so profitieren davon auch alle Abteilungen, die für Produkte und Produktion zuständig sind. Mithilfe des ECM-Systems sind alle Projekt- und Maschinenakten sowie Produktionsprozesse digital und schnell einsehbar. Damit lässt sich das Product Lifecycle Management (PLM) langfristig zentraler steuern.

Die digitale Projekt- oder Maschinenakte ist bei vielen Auftragsfertigern zu einer der wichtigsten Belegsammlungen geworden. PLM-Lösungen können Anwendern dabei helfen, die dort hinterlegten Dokumente mit überschaubarem Aufwand zu pflegen sowie Prozesse einheitlich und gesichert anzusteuern. So können sämtliche Informationen, die im Laufe des Lebenszyklus eines Produktes anfallen, nahtlos integriert werden.

In der Comarch-ECM-Lösung werden alle Daten zentral, digital sowie rechtssicher archiviert und können über automatisierte Workflows abteilungsübergreifend genutzt werden. Prozesse wie die Erfassung aller Handlungen an einer Maschine werden lückenlos dokumentiert und sichern damit über Dashboards und Reporte einen umfassenden Überblick.

Für das PLM ergibt sich ein Return on Investment durch

ein zentrales Archiv für die Sicherung aller technischen Unterlagen

die Verfügbarkeit als Web-/Mobile-Client

automatisierte Workflows für Freigaben, Dokumentationen und Schulungen

die zentrale Verwaltung und Organisation von Mitarbeiterqualifikation

Erstellung umfangreicher Reporte.

Ein ECM-System bietet zudem hohe Transparenz und einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen qualitätsbezogenen Unterlagen und stellt so die termingerechte Abwicklung aller Prozesse im Qualitätsmanagement sicher. Durch die Digitalisierung aller Informationen sind die erforderlichen Dokumente schneller zu finden, und integrierte workflowgesteuerte Erstellungs- und Genehmigungswege ermöglichen die zügige Freigabe von Dokumenten sowie die Umsetzung von Aufgaben.

Mithilfe eines zusätzlichen Moduls zur automatischen Überwachung und zum Versand elektronischer Benachrichtigungen sind alle Prozesse lückenlos zu überwachen. Darüber hinaus unterstützt Comarch ECM die Durchführung interner Audits, Korrektur- und Präventionsmaßnahmen sowie die Verwaltung von Umweltaspekten.

Im Bereich Qualitätsmanagement ergibt sich ein Return on Investment durch

den einfachen Zugriff auf wichtige Dokumente und Verfahrensweisen dank einer zentralen Datenbank

schnelle Freigabe und Umsetzung neuer Vorschriften und Bestimmungen dank automatischer Erstellung und Genehmigung von Dokumenten

Protokollierung, ob sich Mitarbeiter mit neuen Vorschriften vertraut gemacht haben

Vereinheitlichung der Prozesse im Bereich Qualitätsmanagement

termingerechte Prozessabwicklung dank elektronischer Zeitpläne.

Die Comarch-ECM-Lösung ist branchenunabhängig, zum Beispiel in Produktions- und Industriebetrieben sowie in der Automobilindustrie, einsetzbar. Sie kann an die jeweiligen Anforderungen der Nutzer angepasst werden.

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen wie ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT sowie Cloud-Lösungen für kleine, mittlere und größere Unternehmen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Weltweit sind über 5000 Mitarbeiter sind im Einsatz, davon sind etwa 2000 in der Software-Entwicklung beschäftigt. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein breites Spektrum an innovativen IT-Lösungen.

Weitere Informationen unter www.comarch.de

Comarch ECM ist ein Enterprise-Content-Management-(ECM)-Tool zur komplexen Verwaltung unternehmenseigenen Informationskapitals in Form von Geschäftsdokumenten. Mit dieser Lösung können Unternehmen ihre Prozesse und Workflows in den Bereichen digitale Rechnungsbearbeitung, digitale Personalakten, digitales Qualitäts- sowie Vertragsmanagement optimieren.

Weitere Informationen unter www.comarch.de/produkte/ecm