Einkauf 4.0: Digitale Transformation der Beschaffung

Einkauf 4.0

Digitale Transformation der Beschaffung

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Die Diskussion um die digitale Revolution hat spürbar Fahrt aufgenommen. Allerdings mangelt es oft noch an Struktur und der nötigen Konkretisierung. Dieser Beitrag stellt ein Reifegradmodell vor, das die Vision „Einkauf 4.0“ ordnet und greifbar macht.

Noch vor zwei Jahren wurden Industrie 4.0 und noch viel mehr Einkauf 4.0 allzu oft als Hype abgetan. Doch das hat sich spürbar verändert. Allerorten werden neue Konzepte vorgestellt, Anwendungsbeispiele präsentiert und dabei mit dem vermeintlichen Gütesiegel „4.0“ betitelt. Betrachtet man die Inhalte dieser Konzepte jedoch genauer, stellt man fest, dass oft wenig Revolutionäres dargestellt wird. Zudem fehlt insgesamt ein strukturierender Rahmen, in dem sich Unternehmen mit ihren aktuellen Einkaufspraktiken einordnen und in Richtung der Digitalisierung ausrichten können. Genau hier setzt das im Folgenden vorgestellte Reifegradmodell Einkauf 4.0 an.
Zunächst untergliedert das Reifegradmodell den Einkauf in verschiedene Teilbereiche und strukturiert damit die Thematik so, dass sie anhand spezifischer Fragen überprüft werden kann. Ausgangspunkt für die digitale Transformation der Beschaffung ist dabei zu Anfang die Dimension „Strategie“. Hier wird betrachtet, inwieweit der Einkauf 4.0 in ein strategisches Gesamtkonzept der Digitalisierung im Unternehmen eingebettet ist. Auch eine adäquate Ressourcenausstattung wird an dieser Stelle bewertet. Auf der Ebene der Beschaffungsstrategie sind Fragen nach der Warengruppenstruktur und ihrer 4.0-gestützten Herleitung ebenso wie Fragen zum Umgang mit neuen Beschaffungsobjekten in der digitalisierten Industrie zu behandeln. So bietet „Big Data Analytics“ beispielsweise die Möglichkeit, bisher eher subjektiv festgelegte Materialgruppeneinteilungen zu prüfen und neu auszurichten. Gleichzeitig müssen im Einkauf 4.0 auch gänzlich neue Objekte beschafft werden. Daran schließt sich zudem der Aspekt eines veränderten Lieferantenmanagements an, also wie und mit welchen Lieferanten im Einkauf 4.0 zusammengearbeitet wird. Hier ist ein selektives Vorgehen zu entwickeln, um die „richtigen“ Partner in eine „digitale Zukunft“ mitzunehmen.
Selbstverständlich ist für den Reifegrad einer digitalen Beschaffung auch der Blick auf organisatorische Elemente von hoher Bedeutung. So kann es zumindest in einer Übergangsphase sinnvoll sein, zentrale Koordinationsstellen für die Digitalisierung des Unternehmens zu schaffen – natürlich auch im Einkauf. Allerdings ist ein Schwerpunkt von Industrie 4.0 die Vernetzung, so dass gerade der cross-funktionalen Zusammenarbeit eine wichtige Rolle in der zukünftigen Organisation zukommt. Übergreifende und den einzelnen Bereichen Rechnung tragende Koordination ist somit ein zentraler Erfolgsfaktor hin zu „4.0“. Dies ist auch deswegen so wichtig, weil Prozesse im Einkauf 4.0 autonomer, d. h. eigenständiger ablaufen werden und so eine funktionsübergreifende operative Einkaufseinbindung erfolgen muss. Die betroffenen Stakeholder solcher Neuerungen, beispielsweise Bedarfsträger oder das zahlungsabwickelnde Rechnungswesen, sind also ebenso einzubinden wie die IT-Fachabteilung. Letztere spielt auch bei der nächsten Dimension des Einkauf 4.0 eine wichtigeRolle, nämlich die Entwicklung beziehungsweise der Einsatz zukunftsfähiger Beschaffungssysteme und -technologien. Hierbei bilden die Kernelemente der Industrie 4.0 die wesentlichen Anforderungen: Echtzeitkommunikation, interne und externe Vernetzung sowie (künstliche) Intelligenz. Zuletzt sollten die erforderlichen Fähigkeiten des Einkaufspersonals im Hinblick auf die digitale Transformation betrachtet werden. Auch hier ist ein Wandel absehbar, hin zur Gestaltung und Steuerung von Prozessen statt deren Durchführung. Die benötigten Qualifikationen sind gezielt zu entwickeln – oder durch externe Personalgewinnung zu integrieren.
Im vorzustellenden Reifegradmodell bildet jeder dieser kurz skizzierten Bereiche eine Dimension, innerhalb derer eine Einteilung in fünf Reifegradstufen erfolgt. Als Hilfestellung können je Dimension noch spezifische Aussagen zum Zielzustand als Skalierung genutzt werden. Ausgangspunkt ist ein traditionell-operatives Einkaufsverständnis. Sollten alle Aspekte des Einkauf 4.0 in der jeweiligen Dimension umgesetzt sein, spräche man von „Exzellenz“. Beim momentanen Umsetzungsstand von Industrie 4.0 wäre eine solche Bewertung aber eher überraschend.
Guter Gesamtüberblick über einzelne Bereiche
Das Reifegradmodell ermöglicht einen umfassenden und gleichzeitig strukturierten Blick auf die Handlungsfelder von Einkauf 4.0 – der eben soviel mehr als nur eProcurement bedeutet. Es hilft dabei konkrete Handlungsfelder mit dem größten Handlungsbedarf zu identifizieren. Zudem können aus diesem Gesamtüberblick heraus dann einzelne Bereiche herausgegriffen und konkrete Maßnahmen definiert werden. Bei der Auswahl dieser Bereiche spielt nicht nur die Reifegradeinschätzung, sondern auch die Aufwand-Nutzen-Bewertung der vorgesehenen Maßnahmen eine zentrale Rolle.
Arbeitet man die Dimensionen des Reifegradmodells entsprechend durch und wägt die zur Erreichung des Zielreifegrades erforderlichen Maßnahmen nach Aufwand und potenziellem Nutzen ab, ergibt sich hieraus ein strukturierter, qualifizierter und priorisierter Handlungsplan. So durchgeführt bildet die Reifegradbestimmung auch die zentrale Basis auf dem Weg zum Einkauf der Zukunft – oder die „Roadmap Einkauf 4.0“.
Prof. Dr. Florian C. Kleemann,Professor für Materialwirtschaft & Logistik an der DHBW Stuttgart, und Dr. Andreas H. Glas, Projektleiter am Lehrstuhl für Materialwirtschaft und Distribution der Universität der Bundeswehr München
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