E-Procurement | Immer mehr Unternehmen setzen bei der Beschaffung auf E-Procurement. Ziel ist die Konzentration des Einkaufsvolumens und die Erhöhung der Usability für Anwender. Gleichzeitig lassen sich Prozesskosten nachhaltig senken.
Schnelle Prozesse durch einen hohen Grad an Automatisierung – damit punktet E-Procurement als fortschrittliches Beschaffungsverfahren bei Bilfinger SE. Gestartet als reines Verfahren für katalogbasierten Einkauf bildet das E-Procurement in der finalen Ausprägung die lückenlose digitale Kette vom Entstehen eines Bedarfs bis zur Rechnungsstellung ab. So lassen sich die wesentlichen Daten zu jeder Bestellung transparent nachvollziehen: Anforderer, Gegenstand, Zeitpunkt, Ort und die Konditionen der jeweiligen Bestellung können jederzeit zurückverfolgt werden. Dadurch wird laut Bilfinger der Einkauf entlastet und es werden wertvolle Freiräume geschaffen: Beispielsweise können sich die Einkäufer stärker auf werthaltige A- und B-Materialien konzentrieren, wenn die Beschaffung von C-Material vorwiegend digital und prozessoptimiert abgewickelt wird.
Schritt für Schritt zum schlanken Beschaffungsmanagement
Um das Beschaffungsverfahren auf E-Procurement umzustellen und standardisierte digitale Verfahren im Workflow dauerhaft zu verankern, empfiehlt Bilfinger die Umstellung in drei Schritten:
1) Anwender bezogenes Change-Management
Die Digitalisierung der Beschaffung erfordert neue IT-Anwendungen. Unter anderem werden den Mitarbeitern der Fachabteilungen digitale Kataloge über eine IT-Plattform bereitgestellt, aus denen voreingestellte Waren und Artikel ausgewählt und angefordert werden können. Anschließend wird der Bestellprozess automatisch im Materialwirtschaftssystem initiiert – von der elektronischen Bedarfsanforderung (E-Banf) über die Katalogbestellung und Wareneingangsbuchung bis hin zur wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung in der finalen Ausprägung. Bei der Einführung gilt es, die Anwender an diese veränderten Prozesse zu gewöhnen. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, die Usability und das User-Interface anwenderfreundlich zu gestalten und vor dem Go-Live-Termin ein entsprechendes Schulungsangebot bereitzustellen.
2) Einheitliche Integration in eine fragmentierte ERP-Landschaft
Für den erfolgreichen Einstieg in die digitalisierte Beschaffung bedarf es einer fein abgestimmten Integration der E-Procurement-Plattform in die bestehende IT-Landschaft. Die Herausforderung: In vielen Unternehmen sind mehrere ERP-Systeme parallel im Einsatz. Dementsprechend sollte die Rollout-Planung an den Stand der Technik in jedem einzelnen Unternehmensbereich angepasst werden, um Integrationsprobleme bereits vorab auszuschließen.
3) Akribische Qualitätskontrolle bei der Katalogerstellung
Um einen reibungslosen Workflow zu verankern, ist es unumgänglich, die digitalen Kataloge mit den Lieferanten zu synchronisieren. In der Kurzbeschreibung jedes Artikels sollten sämtliche Merkmale fehlerfrei verschlagwortet sein, damit die Anforderer aus den Fachabteilungen problemlos finden, wonach sie suchen. Hier sind vor allem die Warengruppenmanager und Katalogverantwortliche gefragt, die inhaltliche Abstimmung mit den Lieferanten vorzunehmen. (ag)
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