Checkliste für die Lieferantenbewertung

Es zieht sich durch alle Branchen: Fast jeder Hersteller von Produkten in der Medizin-, Elektronik- oder Fertigungstechnik, in der Automobil- oder Maschinenbauindustrie hat qualitätsrelevante Prozesse ausgelagert – und unterliegt damit nicht nur mit den eigenen Prozesse bestimmten Qualitätsanforderungen. Aber wer sich auf Fremdfirmen verlässt, geht auch ein Risiko ein. Diese Tipps helfen bei der Zusammenarbeit mit dem Zulieferer.

Ein mehrstufiger Auswahlprozess hilft bei der Suche nach dem richtigen Zulieferer. Unternehmen sollten potentielle Zulieferer zunächst identifizieren und vom Einkauf auf die wichtigsten Kriterien prüfen lassen. In einem anschließenden Audit sollte die technische Qualifizierung genauer unter die Lupe genommen werden, rät Unternehmensberater und Zertifizierungsauditor Martin Felch.

Mehr als drei Viertel der Befragten (78 %), nannten einer Studie von Candidus Management Consulting zufolge strategisches Lieferantenmanagement als einen für den Erfolg ihres Unternehmens entscheidenden Faktor. Wichtig sei beispielsweise die konsequente Klassifizierung von Lieferanten und Materialien anhand klar definierter Bewertungskriterien in Standard-, Risiko-, Kern- und Strategiegruppen.

Ob Service-Level-Agreement (SLA) oder einfaches Lastenheft: Die Zusammenarbeit auf Produktebene sollte detailliert ausgearbeitet sein. Herstellungsprozesse, Spezifikationen oder Toleranzen sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden. „Sie müssen am Anfang Zeit und Energie investieren. Das sorgt für weniger Reibung im laufenden Betrieb“, erläutert Felch.

Kontrollen sollten gestaffelt werden und Stichproben anfangs häufiger erfolgen. Außerdem sollten sich Unternehmen die Kennzahlen des Zulieferers zeigen lassen. Bei einem neuen Partner sollten Reviews mindestens einmal im Jahr stattfinden. Als erster Indikator für die Zusammenarbeit gelten auch die Reaktionszeiten, so Felch. „Wenn Sie eine Woche auf Kennzahlen warten müssen, sollten Sie darüber nachdenken, ob diese in der Zwischenzeit verändert wurden.“ Der Informationsaustausch zwischen Unternehmen und Zulieferer ist nicht nur wichtig, sondern kann darüber hinaus auch zu Kostensenkungen führen und eine schnellere Reaktion der Unternehmen auf unerwartete Änderungen oder Störungen ermöglichen, bestätigte eine Studie der WHU Koblenz. Felch rät darüber hinaus zu aktiver Produktüberwachung: Verantwortliche sollten sich ein-, zweimal im Jahr eine Baugruppe zur Kontrolle schicken lassen und diese komplett auseinandernehmen. „So sehen Sie am besten, ob sie Ihren Spezifikationen entspricht.“ Gerade bei elektronischen Bauteilen komme es regelmäßig vor, dass günstigere Komponenten eingebaut werden, deren Toleranzen höher sind, als gefordert.

Bei Unregelmäßigkeiten sollten Projektverantwortliche schnell reagieren. Denn das Schlimmste, das passieren kann, ist, dass der Projektverantwortliche der Gegenseite seinen Job verliert und damit als Know-how-Träger wegfällt. Das kann Zeit und Geld kosten. Um den Prozess zu retten sei es hingegen besser, einen Kompromiss zu finden. Die Art und Weise, wie Konflikte zwischen den Unternehmen gelöst werden, ist dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor. Dabei habe eine kooperative Konfliktlösung einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg der Beziehung hat, stellte die Koblenzer Studie fest.

Wirklich schwierig hingegen wird es im gesetzlich geregelten Bereich, beispielsweise in der Medizintechnik, wenn die Qualität nicht reicht. Hier verlangt der Gesetzgeber validierte Prozesse, Maschinen und Anlagen. „Wenn das nicht von allen Beteiligten in der Supply Chain nachhaltig gewährleistet wird, kann im schlimmsten Fall das Produkt durch die zuständige Behörde vom Markt genommen werden“, berichtet Martin Felch.

Auf eine gesteigerte Zuverlässigkeit seiner Lieferanten muss proaktiv hingearbeitet werden, empfehlen die Berater von Candidus Management Consulting. Ein durchgängiges Lieferantenbewertungs- und Frühwarnsystems sowie vertraglich verankerte Zielvereinbarungen sollten wesentliche Aspekte eines jeden Lieferantenmanagements sein, so Candidus-Geschäftsführer Stefan Treiber. Unternehmen sollten regelmäßige Qualitätsverbesserungen anstreben, auch dürfe der Preis nach einem gewissen Zeitraum sinken. Von jährlichen Cost Savings dagegen, wie in der Automobilbranche üblich, hält Treiber nichts: „Qualität kostet eben Geld.“

Mit einem strategischen Lieferantenmanagement kann der Auftraggeber die kontinuierliche Produktverbesserung beim Zulieferer steuern. Dafür muss er aber tief in die Abläufe beim Dienstleister einsteigen.

Bei Problemen mit dem Lieferanten empfiehlt Felch, sich zwischenmenschlich in der Mitte zu treffen: „Sie wollen Ihrem Partner weiterhin in die Augen schauen, auch wenn die Zusammenarbeit beendet wird.“ Bei hitzigen Diskussionen rät er zu einem Cut und zu einer Fortführung der Gespräche am nächsten Tag.

Einen neuen Zulieferer zu finden, ist zeitaufwändig und kostenintensiv. Hier sollte das Unternehmen überlegen, ob Zeit und Kosten nicht besser in den vorhandenen Zulieferer und seinen Verbesserungsprozess investiert werden können. Verursache die mangelnde Qualität dagegen laufend Kosten, beispielsweise durch Sonderfreigaben oder einen erhöhten internen Handlingaufwand, sei eine Second Source sinnvoll, so Felch.

Leila Haidar, Freie Journalistin in Stuttgart