Alle Belege schnell zur Hand

Detlef Karg Freier Journalist in Köln und Stockelsdorf

Die Gebr. Kemper Metallwerke sind auf die Herstellung von Rotguss-Produkten wie Armaturen und von Kupferband spezialisiert. Das weltweit tätige Unternehmen fertigt jährlich rund 4000 t Rotguss und 20 000 t Kupferband. Die über 780 Mitarbeiter sind vorwiegend am Firmensitz in Olpe beschäftigt. Das seit Jahrzehnten kontinuierliche Wachstum veranlasste den Zulieferer bereits Ende der 90er-Jahre zum Umstieg auf das elektronische Dokumentenmanagement.

Seither wurden vor allem ein- und ausgehende Rechnungen an diversen Dokumentenscannern im Unternehmen gescannt und digital gespeichert. Mit der Insolvenz des früheren Lösungsanbieters starteten die Verantwortlichen bei Gebr. Kemper eine detaillierte Marktrecherche. „Der Kostenvergleich brachte uns dann dazu, diese Prozesse auszulagern, anstatt erneut eine Software auf einem eigenen Server samt Scannern zu betreiben“, sagt IT-Leiter Markus Donat. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit hatte man nicht. „Wir betreiben ein hochsicheres und redundant ausgelegtes Rechenzentrum, und die Daten sind für unsere Kunden rund um die Uhr an allen Tagen verfügbar“, sagt Sebastian Weber, Vertriebsleiter der Datasec Information Factory GmbH. Die Siegener agieren mit ihrer Cloud-basierten Lösung Doku@web seit über zwei Jahrzehnten in diesem Markt.

„Alle postalisch eingehenden Rechnungen und Bestellungen werden von uns mit einem Deckblatt und mit einem eindeutigen Barcode versehen, den Datasec uns in Form von Aufklebern bereitstellt. Mittags holt ein Kurier diese Post ab und am kommenden Tag haben unsere Mitarbeiter sie bereits auf dem Schirm“, so der IT-Leiter. Diesen Transportweg gehen vor allem Kunden von Datasec aus der unmittelbaren Umgebung. Viele der über 100 Unternehmen aus dem Bundesgebiet lassen ihre Post direkt an ein Postfach senden, das Datasec am Firmensitz betreibt. Dort werden die eingehenden Belege gescannt und stehen für die Bearbeitung bereit. Eine deutliche Zeitersparnis für Kemper. Früher hatte das Scannen der Unterlagen und die Verschlagwortung der Dokumente viel Personalkapazität gebunden.

In Vertrieb, Einkauf und Finanzbuchhaltung arbeiten über 80 Mitarbeiter mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud. Mit jedem neuen ersten Schriftstück entsteht auf Basis einer dynamischen Programmierung eine digitale Akte in Doku@web, in die im Verlauf der Abwicklung alle weiteren dazugehörigen Dokumente abgelegt werden. Die eindeutige Barcodenummer ist zugleich die Auftragsnummer, die zusammen mit den benötigten Schlagworten, etwa dem Bestellernamen, im internen ERP-System bei Kemper eingegeben wird. Das Deckblatt mit dem Barcode auf dem ersten Schriftstück sichert die Erkennung durch die Scanner von Datasec und die Trennung der Datensätze samt späterer fehlerfreier Recherche. Nachts erfolgt ein Datenabgleich zwischen dem ERP-System in Olpe und dem Datasec-Rechenzentrum, so dass am jeweils nächsten Werktag alle digitalen Akten den aktuellen Informationsstand aufweisen.

„Da wir alle Belege im Browser aufrufen können, ist unser IT-Aufwand äußerst gering. Anders als bei einem intern betriebenen Server inklusive der revisionssicheren Speicher können wir jederzeit Änderungen an allen Applikationen vornehmen, ohne auf Kompatibilitätsprobleme achten zu müssen, denn Doku@web ist vollständig webbasiert“, ist Markus Donat von den Vorteilen überzeugt. „Darin liegt für jedes Unternehmen natürlich der technische Vorteil, denn einen echten Rollout mit allen bekannten Konsequenzen gibt es bei uns nicht, wir stellen unseren Kunden lediglich eine URL mit bestimmten Parametern zur Verfügung, die sie einfach aufrufen“, ergänzt Sebastian Weber. Sämtliche Veränderungen in der Programmierung werden in der Zentrale von Datasec vorgenommen, die Kunden sind davon entlastet. „Gleiches gilt für die Anbindung an unser ERP-System. Wenn es dort ein neues Release gibt, müssen wir nur Weniges für die Datenübertragung an Doku@web anpassen“, schildert Markus Donat. Auch der Schulungsaufwand ist mit wenigen Minuten höchst gering.

Dank des von Datasec bereitgestellten Programmierkits lässt sich Doku@web nicht nur als Standalone-Tool im Browser betreiben, sondern leicht in andere Applikationen integrieren, wie dies auch bei Gebr. Kemper der Fall ist. „Wir haben für unsere Sachbearbeiter eine einfache Recherchemöglichkeit selbst programmiert, so dass sie im ERP-System via Mausklick die komplette digitale Akte zu einem Auftrag aufrufen können, falls es Klärungsbedarf gibt“, erläutert IT-Chef Donat. Im Unternehmen selbst werden diese zeitsparenden Abläufe als größter Vorteil gesehen, erinnert man sich doch noch gut daran, wie umständlich die Recherche früherer Tage in Aktenordnern gewesen ist.

Zusätzlich zu den kompletten kaufmännischen Belegen werden auch die Produktionskarten gescannt, die das ERP-System für jeden Auftrag produziert. Diese werden von Hand unterschrieben und helfen bei der Chargenrückverfolgbarkeit sowie bei Fragen des Qualitätsmanagements. Über 100 000 Dokumente jährlich werden bei Gebr. Kemper auf diese Weise erfasst und digitalisiert und spart auf diese Weise rund die Hälfte der Kosten bei der Dokumentenverarbeitung ein. Die physischen Belege sammelt Datasec und vernichtet sie nach dem Einscannen. Lediglich 1 % des Papiervolumens verbleibt heute in den Archiven der Gießerei. Dazu zählen vor allem die über 300 Verträge des Unternehmens, und auch für diese bietet Datasec das passende Tool in der Cloud.

„Mit dem webbasierten Vertragsarchiv haben wir jederzeit einen Überblick über Fristen und Laufzeiten unserer Verträge, denn diese Zahl können wir nicht ohne eine gewisse Automatisierung nachverfolgen, wenn wir auf der sicheren Seite sein wollen“, verdeutlicht IT-Leiter Donat. Der integrierte Fristenmonitor erinnert das Unternehmen heute rechtzeitig, wenn ein Vertrag ausläuft oder verlängert wird. Für unterschiedliche Arten von Verträgen, etwa für Leasing, Lieferungen, Lizenzen oder Wartung, stellt das Vertragsarchiv eigene Rubriken bereit. •

Der Einsatz der Dokumentenmanagement-Lösung Doku@web soll bei Gebr. Kemper ausgeweitet werden. So ist die Einführung des Cloud Connectors geplant. Aus sämtlichen Office-Applikationen lassen sich dann per Mausklick die erstellten Dokumente direkt in die passende Akte übertragen. Gleiches gilt für die E-Mail-Archivierung, die das Speichern auftragsbezogener E-Mails direkt aus Microsoft Outlook heraus ermöglicht.