Inhalte verwalten mit dem Alleskönner-Handy

„Die Knowledge-Worker wollen von überall Rechnungen freizeichnen und Dokumente und Akten sichten, nicht nur am verdrahteten Arbeitsplatz“, schreibt Bernhard Zöller, Geschäftsführer des gleichnamigen Beratungsunternehmens (Halle 5, C55, Bitkom-Gemeinschaftsstand) in einem Blog. Warum gehe für DMS nicht, was für E-Mail selbstverständlich ist, fragt er. „Wer professionell mit Dokumenten arbeiten muss, will die gleiche Verfügbarkeit wie bei seiner E-Mail: Jederzeit/Überall“, so Zöller weiter.

Wie auf anderen Feldern der IT ist auch beim Content- und Dokumentenmanagement (ECM/DMS) das Thema Mobility derzeit einer der großen Trends. Anbieter machen Funktionen ihrer ECM- und DMS-Systeme für Smartphones und Tablet-Computer verfügbar.

So hat zum Beispiel die ELO Digital Office GmbH (Halle 5, A11) für die Nutzer ihrer ECM-Systeme die Lösung ELO für Smartphone entwickelt. Unabhängig von Ort und Netzwerkzugriff können Anwender durch ihr elektronisches Archiv navigieren, nach Dokumenten suchen und sich diese im Display anzeigen lassen. Mit der Integration von Workflowfunktionen in das Smartphone werden Aufgaben von unterwegs freigegeben oder über das Mobilgerät initiiert.

Über das HTTPS-Protokoll wird bei der Verbindung zwischen dem ECM-System und dem Business-Smartphone sichergestellt, dass die übermittelten Daten nicht von Dritten eingesehen und entwendet werden können.

Laut Hersteller ist die Bedienung der Lösung sehr einfach. Damit entfalle der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter. Produktivität sowie die Akzeptanz des Systems seien sofort gewährleistet.

Auch die d.velop AG (Halle 5, C11) hat den mobilen Zugriff auf ihre ECM-Software ermöglicht. Zu den Highlights der Lösung d.3 smart mobile zählen die unternehmensweite Suche im gesamten ECM-System, die schnelle, intuitive Dokumentenbetrachtung sowie Workflow-Teilnahme und Benachrichtigungsfunktion. Das System ist optimiert für iPhone 4 beziehungsweise 4S sowie das iPad 2.

„Die Zeiten, in denen man in die Firma fahren musste, um ‚richtig‘ arbeiten zu können, sind längst vorbei“, weiß auch Olaf Holst, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb und Partnermanagement bei der Optimal Systems GmbH (Halle 5, E32). Dabei führen seiner Meinung nach aber nicht alle Wege zum mobilen Zugriff auf Informationen zwangsläufig über Apps. So bietet Optimal Systems diverse mobile ECM-Lösungen – angefangen von Apps für verschiedene Smartphones und Tablets über Webclients bis hin zu Offline-Clients.

Auch wenn viele Hersteller bereits Funktionen für den Zugriff von unterwegs anbieten, stellt Mobilität noch eine große Herausforderung für ECM und DMS dar. Dieser Meinung ist UIlrich Kampffmeyer, ECM-Experte und Geschäftsführer des Beratungshauses Project Consult. Grund dafür seien vor allem die Vielzahl an Funktionen eines ECM-Systems, die mit den üblicherweise sehr spezialisierten Apps abgedeckt werden müssen, sowie die sperrigen Objekte – also die Dokumente.

„Der lesende Zugriff auf die Inhalte funktioniert in der Regel schon sehr gut“, sagt Kampffmeyer. Eine Bearbeitung von Dokumenten über Smartphone und Tablet sei dagegen noch schwierig.

Generell hat sich laut Kampffmeyer an der grundlegenden Architektur der ECM-Systeme nichts geändert – auch wenn die Anwender über moderne Alleskönner-Handys auf ihren Content zugreifen. „Unterhalb der Bediengeräte arbeiten die Anbieter noch mit herkömmliche Client-Server-Strukturen“, so der ECM-Fachmann. „Es gibt noch keine komplett neu durchdesignten Architekturen.“

Im Gegensatz zum Mobility-Trend steht die durchgehende Automatisierung der Dokumentenprozesse schon seit längerem im Blickpunkt, wenn es um ECM und DMS geht. Und trotzdem ist es nach wie vor ein hochaktuelles Thema. Denn die Unternehmen haben die Möglichkeiten, die sich ihnen dabei bieten, häufig noch nicht ausgeschöpft.

Workflow, frühes Scannen und die Integration in nachgelagerte Geschäftsprozesse sei zwar schon immer ein Thema, so Zöller. „Aber immer auch ein ‚machen wir nicht sofort’“. Es sei daher noch extrem viel Verbesserungspotenzial vorhanden.

Laut Kampffmeyer spielt die Automatisierung eine wichtige Rolle beim Content- und Dokumentenmanagement. „Erkennung und Klassifikation überwinden den Flaschenhals der Erfassung von Papier mittels Scannen“, so Kampffmeyer. „Automatisierte Datenprüfung verbessert nicht nur die Qualität der Ergebnisse, sondern bringt die Information in Kontext. Regelbasierte Prozesse steuern die Workflows.“

Auf dem Markt steht das gesamte Spektrum an Technologien zur Verfügung, um die gesamten Dokumentenprozesse elektronisch zu unterstützen. Unternehmen haben die Möglichkeit, einzelne Systeme miteinander zu integrieren oder Komplettlösungen aus der Hand eines Herstellers zu kaufen.

Die Readsoft AG (Halle 5, B13) hat beispielsweise ihr Lösungsportfolio für die End-to-End-Prozessoptimierung erweitert. Dieses umfasst mit der Input-Management-Lösung Xbound jetzt auch eine flexible Produktionsplattform für die automatisierte Posteingangsbearbeitung. Xbound richtet sich an Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen sowie an BPO-Dienstleister (Business Process Outsourcing) und Shared Service Center (SSC), insbesondere aus den Bereichen Finanzdienstleistungen und Versicherungen.

In Xbound ausgelesene Daten und die dazugehörigen Dokumente lassen sich zur Weiterverarbeitung in andere Systeme exportieren – beispielsweise in SAP und den Readsoft Process Director. Die beiden Readsoft-Lösungen – Xbound für das Input-Management und Process Director für alle Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse in SAP – ergänzen sich für eine durchgängige End-to-End-Prozessoptimierung aus einer Hand. Sie lassen sich aber auch unabhängig voneinander einsetzen.

Die Exso Business Solutions GmbH (Halle 5, A35) hat eine einheitliche Lösung für die verschiedenen papiergebundenen oder auf Office-Konstruktionen beruhenden Datenerfassungs- und Verarbeitungslösungen in Unternehmen entwickelt. Ob es um Besuchsberichte geht – die in ein CRM-System einfließen sollen – oder um Montageberichte von Servicetechnikern, Fertigungsaufträge, Kommissionierscheine oder Eingangsrechnungen: Solche Geschäftsprozesse können mit Exsoform abgebildet und in bestehende IT-Landschaften integriert werden.

Exsoform greift dabei online auf Daten nahezu beliebiger datenbankbasierender Software (ERP, PPS, Finance) zu, stellt diese Daten in leicht anpassbaren Bildschirmformularen dar und erlaubt die Erfassung neuer Datensätze.

Dokumente wie etwa Bilder oder PDF-Dateien können eingebunden werden. Der integrierte Workflow-Prozessor kümmert sich darum, dass die Vorgänge je nach Status zu den richtigen Bearbeitern gelangen. Der Integrationsserver dient dazu, die erfassten Daten wieder in die Geschäftsanwendungen einzubinden.

Am Anfang vieler Dokumentenprozesse steht aber zunächst das Scannen von eingehenden Dokumenten. Die Hersteller bauen die Leistungsfähigkeit der entsprechenden Geräte stetig aus.

So bietet zum Beispiel die Microform GmbH (Halle 5, C38) den Hochleistungsscanner Xino S700. Das Scansystem lässt sich universell einsetzen für Belegarten unterschiedlicher Qualität und Beschaffenheit. Zu den Highlights zählen die integrierte Sortierfunktion für Patch-Code-Blätter und die Möglichkeit zum Aussortieren von Vorgängen mittels Patch-Code. Die Papierführung über die gesamte Belegbreite sichert die hohe Geschwindigkeit und Produktivität des Systems, das zudem über ein dynamisch variables Geschwindigkeits-Konzept je nach Belegart verfügt.

Im Zusammenspiel zwischen dem Bedienpanel am Gerät und der Scan-Software Xinocapture können Benutzereingaben am Computerarbeitsplatz über Tastatur oder Maus weitestgehend entfallen. Zudem erkennt der Scanner verschiedene Benutzer-Profile an einer auf einem USB-Stick hinterlegten User-Kennung.

Das System wurde gerade mit neuen Funktionen ausgestattet. Hierzu gehören eine erweiterte Doppelblattsteuerung mittels Patch-Blatt und ein multifunktionales Fußschalter-System. Auch die Definition der Beleglänge als zusätzliches Sortierkriterium wird zukünftig möglich sein.

Neben der Workflow-Thematik ist auch die Verknüpfung mit Microsofts Dokumentenplattform Sharepoint nach wie vor von besonderem Interesse für die Anwender. Mit der Lösung hat Microsoft von ein paar Jahren den ECM-Markt aufgemischt. Das Produkt hat sich mittlerweile weit verbreitet.

„Sharepoint ist in den meisten Unternehmen in irgendeiner Form im Einsatz“, berichtet ECM-Experte Kampffmeyer. „Manche nutzen die Plattform nur für ein Intranet, andere haben ihre gesamte Infrastruktur für schwach strukturierte Informationen auf Sharepoint verlagert, wieder andere nutzen nur kollaborative Funktionen des Systems.“

Sharepoint bietet jedoch nicht alle Funktionen, die für ein umfassendes Content- und Dokumentenmanagement nötig sind. Daher stellen viele klassische ECM-Anbieter Integrationen mit dem Microsoft-System zur Verfügung, um die Lücken mit ihren eigenen Lösungen zu füllen.

„Sie bieten einerseits Zusatzmodule wie Archivierung, Scanning oder Business Process Management an oder setzen gleich auf vollständige ECM-Adaptionen mit ‚aufgepeppten‘ Sharepoint-Lösungen“, erzählt Kampffmeyer. So hat sich um Microsofts Dokumentenplattform herum quasi schon eine Art Ökosystem gebildet.

Zu den Anbietern, die Technologien für Sharepoint im Portfolio haben, zählt das Systemhaus Alos GmbH (Halle 5, C15). Die Software Sharepoint One-ECM bietet Unternehmen umfassende Lösungen in allen Belangen des Dokumentenmanagements. Dazu zählen Records-Management, Workflow, Suche und Recherche. Diese werden um Funktionen zur Erfassung, zum Viewing und zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten erweitert.

Auf der DMS EXPO präsentiert Alos eine weitere Lösung namens Oneconnect2DW. Diese verbindet Sharepoint mit dem Dokumenten-Management-System Docuware als revisionssicheres Archiv. Oneconnect2DW zentralisiert Firmenwissen über webbasierte Portal-Lösungen: Anwender arbeiten gemeinsam an Dokumenten, recherchieren nach relevanten Daten, veröffentlichen Informationen und tauschen Know-how sowie Unterlagen aus.

Auch der ECM-Spezialist Windream GmbH (Halle 5, B11) erweitert Sharepoint um Content- und Dokumentenmanagement-Funktionen. Mit der Lösung, die das ECM-System Windream mit dem Sharepoint-Server verbindet, legen Sharepoint-Nutzer ihre Dokumente wie gewohnt in der Arbeitsoberfläche ihrer Anwendung ab. Die Dokumente selbst werden nach der Erfassung jedoch nicht in der Sharepoint-Datenbank, sondern direkt in Windream archiviert. Dies erfolgt auf der Basis individueller Regeln, mit deren Hilfe die Anwender unter anderem bestimmen können, wann und in welchen regelmäßigen Zeitabständen die zu archivierenden Sharepoint-Dokumente an das ECM-Archiv übergeben werden.

Darüber hinaus lässt sich festlegen, welche Arten von Dokumenten in das Archiv aufzunehmen sind. Eine Recherche wird ebenfalls über Sharepoint durchgeführt, wobei alle Suchoptionen zur Verfügung stehen, die das ECM-System bietet.

Kampffmeyer erwartet, dass Microsofts Dokumentenlösung auch künftig eine bedeutende Rolle spielen wird. „Alle starren bereits wieder gebannt auf den Sharepoint 2013“, so der Berater.

Zu denjenigen, welche die Entwicklung aufmerksam beobachten werden, zählen zunehmend auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Neben Sharepoint gibt es viele andere Produkte auf dem ECM- und DMS-Markt, die auf die Bedürfnisse dieser Zielgruppe zugeschnitten sind.

Die mittelständischen Anwender profitieren davon, dass es in Deutschland nach wie vor viele kleine und mittelgroße ECM- und DMS-Anbieter gibt, die den KMU-Markt laut Zöller besser bedienen. Vom Umfang der StandardFunktionen der kleineren Hersteller dürften sich manche der Global Player eine Scheibe abschneiden, so Zöller.

Für die KMUs stehen zunehmend Komplettsysteme sowie vorkonfektionierte Lösungen für bestimmte Anwendungen wie etwa Rechnugsbearbeitung zur Verfügung. Diese lassen sich schneller und ohne großen Aufwand nutzen.

Markus Strehlitz Journalist in Mannheim