SAP-Schnittstelle optimiert Abläufe im Versand

Gegründet 1893, ist Magura auf die Entwicklung, Produktion und den Vertrieb von Komponenten für Mountain-Bikes, Fahrräder, E-Bikes, Motorräder und Kunststofffertigung spezialisiert. Das Unternehmen zählt derzeit rund 420 Mitarbeiter und verfügt über vier international tätige Unternehmensbereiche – Bicycle Components, Powersports, Controls und Injection Molding. Diese beliefern Automotive- und Industriekunden sowie Fahrradhersteller und -einzelhändler in aller Welt.

Während die großvolumigen Sendungen über Spediteure abgewickelt werden, beauftragt Magura für kleinere Auslieferungen – vornehmlich im Fahrradbereich – ausgewählte Kurier-, Express- und Paketdienstleister. Die Vorteile einer weitestgehend automatisierten KEP-Versandabwicklung nutzt Magura seit Mitte 2011. Stellhebel war die Einführung einer SAP-Systemlandschaft an den Standorten Hengen, Hülben und Bad Urach, die vom SAP-Systemhaus Teufel Software unterstützt wurde. Mit dieser SAP-Einführung verband sich das Ziel, die bestehenden Geschäftsprozesse zu harmonisieren und zu integrieren. Die alte zerklüftete IT-Umgebung hätte ein solches Modernisierungsprojekt nicht erlaubt. Als die Fachbereiche die Anforderung nach einer direkten SAP-Anbindung der KEP-Dienstleister formulierten, brachte Teufel Software das Add-on „KEP- Integration“ ins Spiel: eine Eigenentwicklung, die bei anderen Kunden bereits erfolgreich im Einsatz war. Vollständig in die SAP-Prozesse integriert, ermöglicht diese Lösung allen in SAP definierten Magura-Versandstellen, nahtlos per Webservice mit den Post- und Logistikunternehmen zu kommunizieren.

Durch die Einbindung von KEP-Integration in die neue SAP-Umgebung wurden die individuellen Schnittstellen überflüssig, mit denen Magura die KEP-Dienstleister bis dahin an die ERP-Systeme angebunden hatte. „Auf IT-Seite erforderten die Schnittstellen einen hohen Betreuungsaufwand“, erinnert sich Andreas Schöppe, stellvertretender Projektleiter SAP bei Magura. „Hinzu kam, dass die Versandmitarbeiter an zwei Systemen arbeiten mussten – dem ERP-System, wo sie die Aufträge und Lieferungen bearbeiteten, und dem Versandsystem, dass von Dienstleister zu Dienstleister unterschiedlich ist.“ Dieses Hin- und Herswitchen war umständlich und kostete viel Zeit, zudem mussten viele Daten zusätzlich erfasst werden. Mit der SAP-Zusatzlösung KEP-Integration arbeiten die Versandstellen heute komplett im Rahmen der SAP-Standardprozesse. Wenn eine Lieferung im System angelegt und in eine Handling-Unit „verpackt“ ist, werden die Sendungsdaten über die Schnittstelle automatisch an die Versandlösung des Dienstleisters übermittelt. Ebenso nahtlos gelangen die dort generierten Informationen, wie Tracking-Nummer, Kosten und Zustelldauer der Lieferung, ins SAP-System zurück. Von hier aus wird der Druck des Versandlabels angestoßen. Sobald der Fahrer des Dienstleisters dieses Label beim Abholen der Sendung in sein mobiles Endgerät einscannt, ist die Lieferung in der KEP-Versandlösung registriert. Über einen Link sind die Magura-Versandmitarbeiter nun auch in der Lage, direkt vom SAP-System aus eine Sendungsverfolgung beim Dienstleister anzustoßen, um zu sehen, in welchem Status sich die Lieferung gerade befindet. Zusätzlich wird automatisch eine E-Mail zur Benachrichtigung des Warenempfängers versandt.

Eine weitere Besonderheit der Neu-Integration ist, dass das Programm eine Fehlermeldung generiert, wenn Magura einen Versandservice wählt, den der beauftragte KEP-Dienstleister gerade nicht anbietet: zum Beispiel Samstags- oder Expresszustellungen in bestimmten Ländern. Damit kann frühzeitig nach geeigneten Alternativen gesucht werden. „Mit dem Add-on von Teufel Software können wir unsere komplette Versandabwicklung in SAP durchführen und benötigen keine weitere Spezialsoftware“, unterstreicht Andreas Schöppe.

„Dies hat die Effizienz unserer Logistikkette erhöht, die Versandmitarbeiter arbeiten schneller.“ Außerdem profitiert Magura von einer größeren Transparenz bei der Versandverfolgung und ist deutlich flexibler bei der Auswahl von KEP-Dienstleistern. Wenn früher ein neuer Dienstleister beauftragt wurde, musste seine Software-Lösung in allen Versandstationen erst aufwändig aufgespielt werden. Durch Einbindung von zusätzlichen Transporten durch Teufel Software können neue Dienstleister heute schneller integriert werden. Derzeit wickelt Magura wöchentlich mehrere hundert Paketsendungen mit Dienstleistern ab, die über KEP-Integration an die SAP-Systeme der Werke Hengen und Hülben angebunden sind. Dieses Volumen wird sich deutlich erhöhen, wenn auch die Tochtergesellschaft Bike Parts in Bad Urach auf SAP umgestellt wird und das Add-on einbinden kann. Von Bad Urach aus werden pro Woche rund tausend Pakete mit Hilfe von Post- und Logistikunternehmen internationalen Fahrradherstellern und -einzelhändlern zugestellt.

„Allein durch das steigende Versandvolumen können wir dann noch mehr Nutzen aus KEP-Integration ziehen“, wirft Andreas Schöppe einen Blick in die Zukunft. Hinzu kommt, dass Magura plant, die Lösung am Standort Bad Urach auch für Pickup- und Return-Prozesse einzusetzen. Wenn eine Sendung vom Kunden reklamiert und vom Magura-Innendienstmitarbeiter als Retoure im SAP-System angelegt wird, soll es über KEP-Integration möglich sein, automatisch beim Dienstleister die Rückholung anzustoßen. Gleichgültig, welche Prozesse das neue Add-on in Zukunft unterstützt: Magura setzt auch weiterhin auf den Support des Herstellers. „Teufel Software hat uns nicht nur bei der SAP-Einführung kompetent unterstützt, sondern zeigt sich auch kreativ und flexibel, wenn es um die Umsetzung immer wieder neuer Anforderungen an die Schnittstelle geht“, zieht Andreas Schöppe Bilanz. „Mit KEP-Integration steht ein Add-on zur Verfügung, das wir innerhalb des SAP-Systems für beliebige Einsatzszenarien nutzen können.“ Optional sind auch Funktionen verfügbar, die die Ermittlung des günstigsten Dienstleisters und die Verarbeitung der Eingangsrechnungen der Dienstleister automatisieren. Magura selbst nutzt diese Lösungen aufgrund späterer Entwicklungszeit (noch) nicht.

Sybille Hofmeyer Journalistin in Heidelberg