Serviceportal senkt Durchlaufzeiten

Christoph Harzer Fachjournalist in Karlsruhe

Wenn es um Maschinen für das Holzhandwerk geht, ist die Mafell AG aus Oberndorf am Neckar eine erste Adresse. Viele Erfolge mit ständig neuen Produkten im Bereich der Elektrowerkzeuge und Zimmereimaschinen machen das Unternehmen zu einem gefragten Qualitätsanbieter. Die 62 Modelle werden in 35 Ländern vertrieben und 7000 Kunden betreut. 85 % beträgt die Fertigungstiefe am Firmensitz der 290-Mitarbeiter-Firma. 20 000 Artikel, 89 000 Stücklistenpositionen und rund 70 000 Arbeitsgänge werden verwaltet. Mafell bearbeitet 195 000 Auftrags- und 200 000 Rechnungspositionen pro Jahr. 1000 laufende Betriebsaufträge hat das Unternehmen.

Auch in puncto Unternehmens-IT sind die Schwaben Pionier und Hidden Champion. Bereits 1979 führte das 80 Jahre zuvor nordöstlich von Stuttgart als Maschinenfabrik Fellbach gegründete Unternehmen die PPS-Software Comet von Nixdorf ein, um Unternehmensprozesse zu steuern.

Comet wächst mit Mafell. 1990 bindet das Unternehmen das Hochregallager an und friert 1994 den erreichten Comet-Stand ein. Von 1996 bis 1998 kommt es dann zur Neuorientierung. Trotz optimaler Anpassung an Ablaufprozesse, viel aufgebautem Comet-Know-how und zahlreichen Schnittstellen zu Zusatzanwendungen, begab sich Mafell auf die Suche nach einem neuen PPS-System. Das eingesetzte Comet war nicht Jahrtausendfähig, aufgrund der vielen Individualisierungen wurden auch Upgrades der Software immer schwieriger.

1997 startete Mafell deshalb ein ERP-Auswahlprojekt. Federführend mit der Evaluation eines Nachfolgesystems betraut wurde IT-Leiter Kurt Ammann. „Da wir unsere Produkte ständig weiterentwickeln, wollten wir ein ERP-System, das sich unseren Prozessen anpasst und ebenso weiterentwickelt, wie wir selbst“, formuliert er den Anspruch. Gleichwohl musste dies in einem für einen Mittelständler vertretbaren wirtschaftlichen Aufwand möglich sein. Ein Prozess-Redesign wurde in der neuen Software erst einmal nicht geplant, vielmehr sollte der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) von Mafell abgebildet und Abläufe im Unternehmen optimiert werden können. Auch die vorhandene IT-Infrastruktur sollte nicht angetastet werden.

Nachdem das Lastenheft in der Endauswahl vorlag, kam es zum Showdown zwischen Abas und SAP R3. Beim erstgenannten System hatte ein Workshop in Oberndorf dessen Eignung für Mafell nachgewiesen. „Letztendlich haben wir uns für Flexibilität entschieden und nicht für im Software-Standard festgelegte Prozessketten“, begründet Amman. Daher kam Abas zum Zug. „Hier hatten wir das Gefühl, das System immer wieder aufs Neue an unsere Wünsche anpassen zu können“, so der IT-Leiter. Die Einführung der Software folgte einem bewährten Konzept des Karlsruher Systemhauses. Beim Echtstart am 1. Januar 1998 standen Mafell 90 % der Funktionalität der alten Software zur Verfügung. Heute sind nahezu alle Module des ERP-Systems im Einsatz.

Auch Zusatzanwendungen wie etwa ein von Mafell in der ERP-Lösung erstelltes Servicemodul sind angebunden. „Wenn eine defekte Maschine im Wareneingang ankommt, ist höchste Eile geboten“, sagt Bettina Bantle. Die Leiterin ERP/Softwareentwicklung weiß, wovon sie spricht. Mafell hat auch kleine Handwerksbetriebe als Anwender, die keinen ausufernden Maschinenpark besitzen. Eine defekte Maschine muss in kürzester Zeit wieder einsatzfähig sein. Mafell hat daher eine Reparaturauftragsabwicklung in der Software abgebildet, die defekte Maschinen schnellstmöglich wieder zur Verfügung stellt. Die Oberndorfer entwickelten hierfür eine ausgeklügelte Prozesskette, die sie in Eigenregie im ERP-System abbildeten.

„Kommt eine Maschine zur Reparatur im Wareneingang an, sind die Informationen der Begleitpapiere manchmal mehr als dürftig“, weiß Bettina Bantle. „Da Geschwindigkeit zählt, haben wir zum Erfassen des Reparaturauftrags eine Maske im ERP-System erstellt.“ Barcode und Vorgangsnummer ermöglichen es, auch ohne detaillierte Informationen eine Belegkarte mit Maschinennummer zu erstellen. Erfasst werden erst einmal nur die zur Reparatur eingesandten Teile wie Maschine oder Zubehör sowie der Absender des eingegangenen Pakets. Sodann wird das Begleitschreiben des Kunden im integrierten Dokumenten-Management-System eingescannt. „Anhand dieser Daten kann unsere Serviceabteilung die Produkthistorie im ERP-System abrufen und prüfen, ob es sich um einen Garantiefall handelt. Ein Reparaturauftrag wird erzeugt und der Kunde erhält sofort nach Eingang des Pakets eine Statusmeldung zum Stand der Reparatur“, erläutert die ERP-Leiterin.

Der Mitarbeiter in der Reparatur öffnet direkt aus Abas heraus die zum Produkt gehörende Explosionszeichnung, klickt die für die Instandsetzung benötigten Ersatzteile an und übernimmt diese Teileliste direkt in den Reparaturauftrag in Abas. Wünscht der Kunde einen Kostenvoranschlag, lässt sich dieser sofort versenden. Automatisch werden jede Statusänderung und jeder Bearbeitungsschritt protokolliert, was dem Kunden unverzüglich mitgeteilt werden kann.

„Wir haben in Abas ein Cockpit geschaffen, das die Transparenz im Unternehmen erheblich gesteigert hat“, fasst IT-Leiter Ammann zusammen. „Daten werden nur noch einmal eingegeben und stehen allen sofort zur Verfügung. Durch unser Serviceportal konnten wir die Durchlaufzeit unserer Reparaturen deutlich senken.“

Beim Echtstart 1998 bildete eine schwarze ASCII-Maske den Hintergrund des ERP-Systems. Heute, zwölf Haupt-Upgrades später, ist die Software grafisch auf dem neuesten Stand. ERP-Leiterin Bettina Bantle führt die Upgrades größtenteils selbst durch. Hierfür fordert sie einen Downloadlink der neuen Version an und prüft den Plattenplatz für das Upgrade. Auf der Kunden-Website des ERP-Anbieters erzeugt sie ein Dokument mit den Neuerungen, die für jeden Fachbereich abgespeichert werden. Sodann lässt sie das Upgrade auf einem Testmandanten laufen und setzt sich mit der neuen Version auseinander.

„Je ein Tag Dienstleistung und Schulung reichen meistens, und ich kann mit den Tests der neuen Version beginnen“, schildert sie den weiteren Ablauf. Zu diesem Zeitpunkt ist die neue Version der Software noch nicht für die Anwender freigegeben. Abgearbeitet werden zuerst Testszenarien, die bei Mafell in den vergangenen Jahren stetig weiterentwickelt wurden, und die Schnittstellen zu den Zusatzanwendungen werden getestet. Im nächsten Schritt passt Bettina Bantle Masken an, pflegt neue Felder ein und integriert die bisherigen Anpassungen wieder in der neuen Version. Dann werden die Menüs abgeglichen und die Fachbereiche in den für sie wichtigen Neuerungen geschult.

„Die User erhalten zwei bis drei Wochen Zeit, um die neue Version zu testen. Danach führen wir gegebenenfalls notwendige Nacharbeiten durch und das Upgrade wird eingespielt“, sagt Bantle. IT-Leiter Ammann verdeutlicht, dass „jedes Upgrade penibel protokolliert wird“. Anhand einer Checkliste könne so theoretisch auch ein Dritter ein Upgrade durchführen. Der Anspruch bei jedem Upgrade sei es, 100%ige Prozess-Sicherheit bei 100 % Verfügbarkeit des ERP-Systems sicherzustellen. „Bisher hat das immer funktioniert“, meint Ammann, „in der Regel sind die User nach Einspielen des eigentlichen Upgrades über das Wochenende sehr zufrieden mit dem Resultat.“

Die nächsten Projekte stehen an. Durch die Anbindung eines Enterprise-Content-Management Systems (ECM) und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollen Informationen so abgespeichert werden, dass der User alle für seinen Bereich wichtigen Daten zentral einsehen kann. Auch die elektronische Rechnungsprüfung mit Integration zum ERP-System soll damit realisiert werden. Dies alles birgt für Mafell weiteres Einsparpotenzial für noch mehr Effizienz im Unternehmen. IT-Leiter Ammann hält die Vision vom papierlosen Büro für machbar und möchte dies mit seinem ERP-System umsetzen: „Mit Abas konnten wir bis heute unsere optimierten Geschäftsprozesse voll umfänglich abbilden, ohne dabei die Upgrade-Fähigkeit zu verlieren. Unser ERP-System ist auch zukünftig ein fester Bestandteil im Hause Mafell.“ •