Transparenz auf Knopfdruck

In Aichhalden im Schwarzwald befindet sich der Hauptsitz der Firmengruppe Simon, einem Unternehmen der Indus Holding AG. Zur Firmengruppe gehören die rechtlich selbständigen Firmen Karl Simon, Betek Bergbau- und Hartmetalltechnik sowie Sitek-Spikes. Die Karl Simon unterteilt sich nochmals in die Bereiche Beschlag-, Sinter- und Galvanotechnik. Ebenfalls zur Firmengruppe gehört im schweizerischen Kanton Luzern die Firma Siku, die Kunststoffspritzgussteile fertigt.

Die EDV der Unternehmensgruppe bestand 2008 aus einer heterogenen Umgebung mit Basic Suite, einer Windows-Portation von Nixdorf-Comet, in Verbindung mit zahlreichen MS Office-Dateien und Insellösungen. Eine ausreichende Unterstützung der Produktionssteuerung gab es nicht. „Da hatten wir nur wenige Werkzeuge im Einsatz und die nicht einmal in allen Betriebsteilen“, weiß Ralf Bernhardt, Leiter EDV der Simon-Gruppe, und Matthias Buchholz, Leiter Controlling, fügt hinzu, dass es „ …im Hintergrund ein Sammelsurium von Excel- und Access-Anwendungen gab“, das die Arbeit nicht gerade erleichterte.

Wollte man den Zustand eines Projekts erfahren, musste man mehrere Stellen kontaktieren. Eine aktuelle Übersicht gab es nicht. Die Datenqualität war eher mäßig und ihre Auswertung gestaltete sich mühsam und zeitaufwändig, so dass die Erstellung von Kennzahlen stets eine gewisse Zeit dauerte. Zudem kam es im Lager zu Überbeständen und damit zu einer hohen Kapitalbindung. Bernhardt und Buchholz sind sich einig: „Es bestand ein großer Handlungsbedarf.“ Also formulierte man mit der Geschäftsleitung Ziele, die man mit einer neuen ERP-Software realisieren wollte. Ganz obenan stand die Multisitefähigkeit, also die Möglichkeit, alle Unternehmen der Gruppe zentral zu steuern und zu verwalten. Dazu kamen Lagerbestandsoptimierung, Verkürzung von Durchlaufzeiten, Unterstützung der Produktionssteuerung und Datenauswertung sowie eine größere Transparenz der Abläufe und Daten. Das ganze sollte in einem durchgängigen System ohne Mehrfacherfassungen erfolgen.

Für das Auswahlverfahren definierte man 56 Kernprozesse der Simon-Gruppe aus den Bereichen Organisation, Controlling, Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf, Materialwirtschaft, Arbeitsvorbereitung und Produktion. Diesen Forderungskatalog schickte man einer Reihe von ERP-Anbietern, aus deren Rückmeldungen ein Team aus Geschäftsleitung und Keyusern drei Firmen auswählte, die ihre Lösungen in einem zweitägigen Workshop vorstellen konnten. Die Kernprozesse gewichteten dann 20 Keyuser in einem speziellen Verfahren und bewerteten sie einzeln für jedes ERP-System. Den Zuschlag erhielt der ERP-Standard PSIpenta der Berliner PSIpenta Software Systems GmbH. Als Gründe für die Wahl führt Bernhardt den gut integrierten Leitstand, die Skalierbarkeit von der Einzelfertigung bis zur Großserienproduktion und die integrierte Auswertung über Cognos-Tools an. „Vor allem die gute Abbildung der Gruppenstruktur des Konzerns mit seinen zahlreichen Geschäftsbeziehungen der Einzelfirmen war ein wichtiger Aspekt“, ergänzt Buchholz und nennt Funktionen wie Zentraleinkauf, Auswärtsvergaben von Baugruppen oder Arbeitsgängen sowie Umlagerungen zwischen den Werken.

Schon kurz nach Einführung des ERP-Systems zeigten sich Vorteile. So plant das Instandhaltungsmodul Wartung prophylaktisch Wartungsarbeiten. Hinterlegte Wartungspläne steuern über Laufzeiten oder Intervalle Servicearbeiten, die Auftragsvergabe bei Störfällen sowie die Ersatzteilbeschaffung und -verwaltung. Für die Ersatzteile lassen sich Stücklisten anlegen, es gibt keine Excel-Listen mehr. So stellt sich die gesamte Instandhaltung transparent dar und führt außerdem zu Kosteneinsparungen. Bemerkenswert ist auch die Rechnungsprüfung über das iCenter-Modul. Es digitalisiert eingescannte Rechnungen und gleicht sie mit den bestehenden Lieferanten- und Bestelldaten ab. Bei Übereinstimmung übergibt es die Rechnung direkt in die Finanzbuchhaltung, wo per Workflow die Freigabe der Zahlungen gesteuert wird. Der manuelle Aufwand verringert sich erheblich und auch Fehler, die bei manuellen Eingaben immer wieder passieren, sind eliminiert. Die Datenqualität erhöht sich.

In der Fertigung erlebt man neben schnelleren Durchlaufzeiten Transparenz auf Knopfdruck: Was früher mehrere Stellen an Daten zusammentragen mussten, steht heute auf Anforderung zur Verfügung. So liefert etwa die Betriebsdatenerfassung eine exakte Zuordnung der Mitarbeiter zu den einzelnen Aufträgen. Ebenso lässt sich der Status eines Auftrags oder Projekts minutenaktuell darstellen. Die Lagerbestandsoptimierung führte zudem zu einer spürbar geringeren Kapitalbindung.

Bereits der Standard des ERP-Systems deckte gut 90 % der Anforderungen ab. Nur extrem fachspezifische Gebiete wie die Galvanik erforderten ein umfangreicheres Customizing. Hier lobt Bernhardt den Softwarelieferanten und bescheinigt ihm eine gute Umsetzung der Simon-spezifischen Anpassungen und eine tadellose Unterstützung. Alle diese Neuerungen bringen nicht nur Zeit- und damit Kapazitätsvorteile, auch die Kosten und die Fehlerpotenziale sind gemindert. Die Datenqualität ist erhöht und ermöglicht durch ihre Transparenz und Aktualität rasche und flexible Entscheidungen des Managements.

Volker Vorburg Fachjournalist, Vaihingen/Enz

PSIpenta auf der Cebit in Halle 5, Stand E16