Voller Durchblick – mit der richtigen Software

Manuel GöpeltFachjournalist bei Palmer Hargreaves, Köln

Das Geschäft des Werkzeugmaschinenbauers MAE Maschinen und Apparatebau Götzen wächst rasant. War das Unternehmen bis 2010 Jahresumsätze von etwa 20 Mio. Euro gewohnt, so stiegen die Erlöse in den folgenden fünf Jahren um fast 75 %. Um seine Abläufe an das höhere Auftragsvolumen anzupassen, hat der Spezialist für Richt- und Presstechniken ein Auftragsmanagementsystem des Beratungs- und Softwarehauses AMS Solution eingeführt. Das ERP verbindet alle Informationen und Dokumente, die im Lebenszyklus der ausgelieferten Investitionsgüter entstehen. So arbeiten alle Abteilungen und Mitarbeiter auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Auftragsbezogen informieren sich die Anwender über den Status ihrer Kundenaufträge und steuern die weitere Entwicklung der Arbeiten. Das Prozessspektrum reicht von Vertrieb und Konstruktion über Disposition, Einkauf, Lagerwirtschaft und relativ geringer Eigenfertigung bis zu Montage, Inbetriebnahme und Servicemanagement. Die kaufmännischen Bereiche Zeitwirtschaft, Betriebsdatenerfassung, Rechnungswesen und Lohnbuchhaltung runden die integrierte Gesamtlösung ab.

„Wenn man kundenspezifische Maschinen baut, muss man ein vielschichtiges Projektmanagement organisieren, das sich über Monate, manchmal sogar Jahre hinweg erstreckt“, erläutert IT-Leiter Heiko Meyer bei MAE. „Hierbei müssen wir eine Vielzahl von Anforderungen berücksichtigen, die sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Schließlich fertigen wir ja nicht auf Lager, sondern immer nur im Kundenauftrag“, so Meyer. Um dann alle Bereiche passend einzubinden, brauche das Unternehmen eine durchgängige IT als zentrale Instanz zur Planung und Steuerung aller Abläufe, erläutert der IT-Leiter die Grundvoraussetzungen an das System.

Eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware hatte der Sondermaschinenhersteller zwar auch da schon im Einsatz. Doch war es dem Unternehmen nie gelungen, das vorherige ERP-System nahe genug an sein Tagesgeschäft heranzuführen. Statt den vom System vorgegebenen Workflows zu folgen, brachten viele Anwender selbst entwickelte Excel-Werkzeuge in Stellung, die ihnen komfortabler erschienen. So war das Altsystem immer weniger in der Lage, den Wertefluss aufzuzeigen, der parallel zum Auftragsverlauf entsteht, heißt es.

„Ob sich eine Geschäftssoftware für den Einsatz im Sondermaschinenbau eignet, zeigt sich zum Beispiel im Umgang mit Stammdaten“, ergänzt MAE-Geschäftsführer Rüdiger Schury. „Hier verlangen fast alle ERP-Systeme, dass sämtliche Produktdaten vorliegen müssen, bevor sich der Auftrag planen lässt. Um die Liefertermine unserer Kunden zu halten, fertigen wir jedoch konstruktionsbegleitend. Indem ‚ams.erp‘ die Produkt- und die Auftragsdaten fortwährend synchronisiert, stellen wir trotz der Parallelarbeiten sicher, dass alle Beteiligten exakt nachvollziehen können, was bereits erledigt ist und was nicht“, erklärt Schury.

In einigen Bereichen hat der Werkzeugmaschinenproduzent die neue Software genutzt, um seine Ablauforganisation besser auf die Herausforderungen des gestiegenen Auftragsvolumens einzustellen. Ein wichtiger Entwicklungsschritt war die Einführung eines abteilungsübergreifenden Projektmanagements.

Dieses deckt die Termin- und Kapazitätsplanung aller laufenden Aufträge ab. Zudem nutzen die Mitarbeiter die mitlaufende Kalkulation des ERP-Systems, um die Kostenentwicklung der Projekte mit den für sie eingestellten Budgets abzugleichen. Mögliche Abweichungen werden so zu einem früheren Zeitpunkt erkennbar als zuvor. Zudem wird dem Projektmanagement-Team die Auslastung des gesamten Unternehmens dargestellt. Unter anderem gibt es dem Vertrieb Rückmeldungen, was der Betrieb hinsichtlich der Lieferzeiten noch leisten kann.

Der Anwender nutzt den Transparenzgewinn, um seine kapitalintensiven Projekte sicher zu organisieren. Da die Software alle Auftragsinformationen in Echtzeit zusammenführt, erkennen die Verantwortlichen zu jeder Projektphase, inwiefern der Fortschritt mit den eingestellten Budgets übereinstimmt, erklärt Geschäftsführer Schury. Eventuelle Schieflagen ließen sich bereits im Initialstadium erkennen und man könne ihre Verursacher bis auf die Ebene der einzelnen Baugruppen zurückverfolgen.

„Zusätzlich zur mitlaufenden Kalkulation bietet uns das AMS-System Möglichkeiten, um unsere aktuelle Performance auch auftragsübergreifend auszuwerten“, schließt Schury. „Im Management und in der Geschäftsführung nutzen wir Kennzahlen, vor allem in den Bereichen Angebots-Forecast, Auftragseingang, Lagerbestand, Umsatz- und Liquiditätsentwicklung sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Allesamt Zahlen, mit denen wir unseren Geschäftsverlauf frühzeitig überblicken und Entwicklungen verlässlich einschätzen können“, bilanziert der Geschäftsführer.

Der Sondermaschinenbauer MAE Maschinen und Apparatebau Götzen entwickelt, fertigt und vertreibt kundenspezifische Werkzeugmaschinen. Hierbei konzentriert sich das Unternehmen auf zwei Geschäftsfelder: Richtanlagen für die Automobil- und Stahlindustrie sowie Radsatzpressen für die Rad-Schiene-Technik. Der in Erkrath bei Düsseldorf ansässige Hersteller beschäftigt derzeit 165 Mitarbeiter. Seit 1997 gehört das Unternehmen zur Gesco-Gruppe, die sich an mittelständischen Industrieunternehmen beteiligt.

Die Beratungs- und Softwarehäuser der AMS Group sind spezialisiert auf die Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern. Das IT-Haus realisiert auf Basis der eigenen Business-Software Unternehmensprozesse etwa in den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Stahl-/Metall- und Schiffbau sowie im Laden- und Innenausbau, Sonderfahrzeugbau und der Lohnfertigung. Die Gruppe beschäftigt weltweit 170 Mitarbeiter und erzielte 2015 mit ihren Lösungen einen Umsatz von rund 21 Mio. Euro.