Vom Zeitfresser zum Erfolgsfaktor

Jörg Hawlitzeck Gründer Business Culture – Hawlitzeck & Weichl PartG, Köln

10 Uhr in Deutschland – eine Besprechung ist anberaumt. Für die einen ein notwendiges Übel, für die anderen ein willkommener Anlass, sich zurückzulehnen. Für wenige wirkliches Werkzeug, um im Prozess einen Schritt nach vorne zu kommen. Wie erleben viele von uns oftmals Meetings, an denen wir teilnehmen? Was sagen Teilnehmer häufig nach einem Meeting? „Schon wieder zwei Stunden meiner kostbaren Arbeitszeit vergeudet…“, „Endlich habe ich mal meine Mails beantworten können…“ oder „Das war gerade noch gut genug, um Bullshit-Bingo zu spielen…“ Warum werden Besprechungen und Konferenzen so wahrgenommen und wie ist ein Paradigmenwechsel möglich?

Die triste Realität sieht vielerorts so aus: Zielsetzung der Meetings und Agenden werden im Vorfeld nur unzureichend kommuniziert. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, denn es spricht ja eh meistens der Chef. Diskussionen, wenn sie überhaupt geführt werden, zerfasern oder enden in rückwärtsgewandten Auseinandersetzungen. Oftmals geht es ins Persönliche. Manche Meetings erinnern eher an Rechtfertigungstribunale. Entscheidungen werden nur unzureichend begründet oder dokumentiert. Es wird gelabert statt gemacht. Organisierte Langeweile und Überdruss herrschen. Die Teilnehmer beschäftigen sich nebenbei mit Ihrem Smartphone und beantworten E-Mails. Und wer tippt kann bekanntlich weder zuhören noch sich produktiv einbringen. Festgehaltene Aktionen und individuelle Verantwortlichkeiten? Fehlanzeige! Und schließlich: Was im Meeting nicht angesprochen, entschieden oder erledigt wurde, wird im Nachgang entweder im Türrahmen oder per E-Mail geklärt, wofür häufig unnötigerweise weitere acht Stunden unserer kostbaren Wochenarbeitszeit draufgehen. Ein Teufelskreis. Das Ende vom Lied sind dann hunderte überflüssiger E-Mails. Und vor allem: Prophylaxe und Absicherung, um bei Fehlern sagen zu können: „Da habe ich dir eine E-Mail zu geschrieben.“

Summa summarum eine gigantische Vergeudung kostbarer Zeit und Ressourcen. Ganze 60 Millionen US-Dollar verliert ein Konzern mit 10 000 Mitarbeitern im Schnitt pro Jahr, wie jüngst die Unternehmensberatung Bain ausrechnete. Und diese Zahlen beinhalten noch nicht einmal die Folgekosten der negativen Aura, die Meetings so oft umgibt: Sinnlose Diskussionen ohne konkrete Ergebnisse, Schuldzuweisungen und persönliche Angriffe, Laberrunden oder Foren zur Selbstbeweihräucherung Einzelner, hidden Agendas statt offener Austausch und viele Konferenzen ziehen sich obendrein wie Kaugummi. Und da wundert sich so manch ein Manager, dass er bereits im Vorfeld eines Meetings todmüde ist? Positiver Input und Motivation ade. Was für eine Perspektive für 50% unserer Arbeitszeit!

Wie kommt es eigentlich, dass ein so wichtiges Instrument zur Umsetzung und Kontrolle von Aufgaben und Projekten in vielen Unternehmen ein so stiefmütterliches Dasein fristet? Wie kann es sein, dass wir Zeit und damit Geld verpulvern für wenig bis nichts? Und was müsste wirklich passieren, um zielorientierte und effiziente Meetings zu garantieren?

Meetings und Konferenzen sind Instrumente zur Umsetzung. Wir alle kennen das: Gute Ideen gibt es zahlreiche, Innovationskraft ist im Team vorhanden, Visionen hören sich oft vielversprechend an. Und wie viele dieser Ideen werden letztendlich realisiert? Aus wie vielen Brainstormings entstehen schließlich neue Produkte oder Dienstleistungen? Plötzlich stockt dieses Projekt, jenes verzögert sich und letzteres ist schon vor Fertigstellung überholt. Erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich nicht nur durch innovative Ideen aus, sondern auch durch deren erfolgreiche Umsetzung.

Umsetzen ist eine wahre Kunst, es bedarf der Konzentration auf Wesentliches, viel Disziplin beim Verwalten von Terminen, Aufgaben und To-dos, sauberer Kontrolle, der Bereitschaft zur Übernahme persönlicher Verantwortung und schließlich gilt für alle Manager: Hingehen und gucken ist immer noch besser als elektronische Reports, Excel-Tabellen und Controlling. Alles Voraussetzungen, die geradezu nach der Durchführung von Meetings schreien, wenn wir Champions im Umsetzen sein wollen. Was können Sie als Verantwortlicher tun, um zielorientierte und effektive Meetings vorzubereiten, durchzuführen und zu moderieren? Um ein Erlebnis zu schaffen, von dem die Teilnehmer sich inspiriert fühlen? Um die Vorfreude auf das nächste Meeting zu schüren? Und um Projekte wirksam voran zu treiben?