Ausgefeilte Absatzplanung optimiert die Liefertreue

Von unserem Redaktionsmitglied Uwe Böttger uwe.boettger@konradin.de

„Produktqualität, Innovationskraft und Liefertreue sind unser Erfolgsrezept“, ist sich Markus Dreps, Geschäftsführer der Drebo Werkzeugfabrik GmbH, sicher. Doch mit dem Erfolg steigen auch die Anforderungen an die IT im Unternehmen. Die bisherige, heterogene IT-Landschaft in dem Altshausener Betrieb, bestehend aus einem System für das Rechnungswesen und der Logistiksoftware Ifax, erfüllte diese nicht mehr. So konnte Ifax beispielsweise Prozesse wie die Absatzplanung nicht abbilden, tragfähige Verkaufsprognosen ließen sich nicht erstellen. Ebenso bot das System keine Möglichkeit, kundenspezifische Verpackungen für Bohrer zu disponieren. „Zudem konnten wir keine Deckungsbeitrags-Rechnungen für die Planung und Steuerung des Unternehmens durchführen“, beschreibt Markus Dreps einen weiteren Mangel des Altsystems.

Die Geschäftsleitung beschloss, die Altsysteme durch eine integrierten, zukunftsfähige Software zu ersetzen, die branchenspezifische und betriebswirtschaftliche Prozesse abbilden kann. Dabei sollte der künftige Einführungspartner die neue Software im Outsourcing betreiben. „Durch die Einführung neuer Prozesse in der Fertigung, etwa BDE-Funktionalitäten in einer Drei-Schicht-Fertigung, musste das System durchgängig verfügbar sein“, erläutert Christian Dreps, technischer Geschäftsführer bei Drebo.

Nach einem intensiven Auswahlprozess entschied die Geschäftskeitung, eine SAP-Komplettlösung auf Basis von It-Engine-For-Components einzuführen, einer SAP-basierten Branchenlösung der Itelligence AG aus Bielefeld. Debro beauftragte den SAP-Komplettdienstleister mit der Implementierung und dem Outsourcing der neuen Lösung. „Uns hat die Investitionssicherheit von SAP überzeugt“, begründet Christian Dreps die Entscheidung. „Aber auch die Branchenkenntnisse und das Outsourcing-Know-how von Itelligence im Bereich mittelständischer Unternehmen.“ Als zertifizierter Outsourcing-Partner der SAP erfüllt der Bielefelder IT-Dienstleister hohe Standards hinsichtlich der Sicherheit und Qualität der Organisation und Prozesse.

Projektstart war Ende Januar 2005. Dabei musste eine enge Zeitplanung eingehalten werden, denn Drebo wollte die neue Software noch vor dem Betriebsurlaub im August live setzen. Diese „sportliche Vorgabe“ (Christian Dreps) konnte Itelligence problemlos einhalten. Bereits im Juli ging die neue SAP-Lösung in den Echtbetrieb. Ausschlaggebend für den raschen Projekterfolg waren die strukturierte Planung und die stringente Einführungsmethodik der Bielefelder. Auch die hohe Motivation aller am Projekt Beteiligten trug einen Teil zum Erfolg bei.

Das Projektteam, bestehend aus acht Itelligence- und zehn Drebo-Mitarbeitern, setzte die Implementierung schrittweise um. Zunächst wurden zusammen mit den Key-Usern bei Drebo die erforderlichen Prozesse erarbeitet und definiert. Danach nahmen die IT-Spezialisten aus Ostwestfalen die anwenderspezifischen Einstellungen am System vor und erstellten ein Feinkonzept für weitere Anpassungen.

Dazu gehörte eine ausgefeilte Absatzplanung auf der Basis von Prognosen und Berechnungen. Zur weiteren Feinplanung der aus der Absatzprognose heraus erzeugten Planaufträge kam die grafische Plantafel aus dem SAP-R/3-Standard zum Einsatz. Darüber hinaus wurden BDE-Rückmeldungen direkt mit den entsprechenden Funktionalitäten in SAP verbunden und eine Chargenführung für den Stahl umgesetzt. Bis zum Echtbetrieb waren zudem die Key-User zu schulen und nahezu alle Altdaten aus den Vorgängersystemen zu übernehmen.

Mit dem neuen System konnte Debro die Prozesse in der Absatzplanung deutlich verbessern. Die Lagerbestände ließen sich reduzieren und die Lieferbereitschaft erhöhen. Zudem besteht jetzt die Möglichkeit, die zu produzierenden Artikel rüstoptimiert in die Fertigung einzusteuern. Die meisten Artikel sind zum Zeitpunkt der Bestellung bereits am Lager vorhanden. „Wir können unsere Kunden jederzeit schnell beliefern“, hebt Christian Dreps hervor. „Durch tägliche Rückmeldungen über die laufenden Produktionsaufträge konnten wir zudem die Transparenz in der Fertigung erhöhen.“

Der technische Geschäftsführer beschreibt die Vorzüge der neuen Software anhand eines typischen Prozessablaufs bei Drebo. Eingehende Kundenaufträge, zum Beispiel 2000 Bohrer, werden im SAP-System erfasst. Neben den unverpackt am Lager liegenden Bohrern identifiziert das System gleichzeitig die für die Bohrer passenden Verpackungsmaterialien, die in der Regel kundenspezifisch sind. Diese werden als eigene Positionen in den Kundenauftrag übernommen und lassen sich somit frühzeitig disponieren. Im Rahmen der Kundenauftragserfassung erfolgt eine Preisfindung und eine Verfügbarkeitsprüfung. Diese stellt sicher, dass die vom Kunden angefragte Menge auch ab Lager zum gewünschten Liefertermin vorhanden ist. Die Bohrer werden sodann aus dem Lager entnommen, entsprechend verpackt und an den Kunden ausgeliefert.

Die von der Bedarfsplanung erzeugten Produktionsaufträge fließen zusammen mit den aus der Absatzplanung erzeugten Produktionsaufträge in die grafische Plantafel. Mit dieser Technik lässt sich eine optimale Rüstreihenfolge festlegen, die zugleich eine Vorgabe für die Abarbeitungsreihenfolge der Produktionsaufträge ist und zu einer rechtzeitigen Ablieferung an das Fertigwarenlager führt. Zum gewünschten Lieferdatum des Kunden fallen die versandfälligen Kundenaufträge in den Arbeitsvorrat im Versand, wo sie verpackt und ausgeliefert werden. Die Rechnungsstellung erfolgt im Vertrieb anhand des Lieferscheins. Diesen Prozess will Debro künftig ebenfalls automatisieren.

Die Mitarbeiter aus der Produktion und der Buchhaltung bekommen jetzt durchgängig alle Informationen. „Das sorgt für einheitliche und transparente Prozesse“, verdeutlicht Geschäftsführer Markus Dreps. „Wir können schnell auf Veränderungen reagieren.“ Zudem liefert das SAP-System alle relevanten Daten, die die Geschäftsführung für betriebliche Entscheidungen braucht, darunter Verkaufs- und Bestandsstatistiken, Controlling-Berichte oder Deckungsbeitragsrechnungen. „Wir haben somit ein effizientes Steuerungsinstrument für Planungen und mögliche Investitionen“, freut sich Markus Dreps. „Damit sind wir für die Zukunft gut aufgestellt.“

Weitere Schritte sind geplant. So will Drebo als Folgeprojekt eine Prüfmittelverwaltung einführen. Ebenso ist angedacht, das HR-Modul (Human Resources) von SAP zu implementieren und die in Altshausen definierten Prozesse auf die amerikanische Niederlassung auszurollen.

Rückmeldungen erhöhen die Transparenz in der Fertigung

Wo präzise Bohrqualität für Beton, Mauerwerk und Naturstein gefordert ist, kommen die Hammer-, Schlag- und Drehbohrer der Drebo Werkzeugfabrik GmbH zum Einsatz. Das mittelständische Unternehmen wurde 1979 in Altshausen gegründet und hat sich zum weltweit zweitgrößten Hersteller für hartmetallbestückte Gesteinsbohrwerkzeuge entwickelt. Drebo beliefert mit Standardprodukten und kundenspezifischen Spezialbohrern die großen Werkzeughersteller sowie Unternehmen der Befestigungstechnik und der Elektrowerkzeugbranche. Im letzten Geschäftsjahr erwirtschafteten die 160 Beschäftigten einen Umsatz von über 30 Mio. Euro. Neben dem deutschen Hauptsitz hat Drebo eine Vertriebsniederlassung mit Lager in den USA.