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Bessere Informationen, weniger Papier

Content Management: Systempartner Bauer verwaltet Dokumente ohne Medienbrüche
Bessere Informationen, weniger Papier

Mit der neuen ECM-Lösung von Optimal Systems konnte die Bauer Unternehmensgruppe die Produktivität in zahlreichen Prozessen steigern. Die Geschäftsleitung erwartet, dass sich das Software-Paket bereits innerhalb der nächsten zwei Jahre bezahlt macht.

Die Bauer Unternehmensgruppe aus Weilheim ist Hersteller von Maschinen und Baugruppen für Nutzfahrzeuge. Um die EDV-Landschaft im Unternehmen auf den neuesten Stand zu bringen, sollte das Programmpaket Microsoft Dynamics NAV als neue ERP-Lösung eingeführt werden. Dieses Vorhaben war für die Geschäftsleitung zugleich eine günstige Gelegenheit, ein Archiv- und Dokumentenmanagement-System anzubinden. Mit einer Lösung für das Enterprise Content Management (ECM) als Ergänzung zum ERP-System sollten zukünftig die unternehmenskritische Daten optimal verwaltet werden. Zudem war geplant, die Arbeitsabläufe im Unternehmen einfacher und dynamischer zu gestalten.

Nach kurzer Marktrecherche entschieden sich die Weilheimer für das ECM-System OS.5/ECM der Optimal Systems GmbH aus Berlin. Ausschlaggebend war die enge Zusammenarbeit zwischen Optimal Systems und der Tectura GmbH, die die Einführung des ERP- und des ECM-Systems aus einer Hand ermöglichte. Die Anbindung von OS.5/ECM an Microsoft Dynamics NAV erfolgte daher vergleichsweise schnell und problemlos, da die Schnittstelle einfach zu installieren ist. Das Gesamtpaket war sofort einsatzbereit.
Die Weilheimer wollten das neue ECM-System für die Archivierung und das Dokumentenmanagement unternehmensweit einführen. Dies war ein langfristiges Projekt, da viele Unternehmensbereiche betroffen waren. Aus organisatorischen Gründen wurde entschieden, die ECM-Software in vordefinierten Phasen einzuführen.
Ein Projektteam plante die Einsatzmöglichkeiten von OS.5/ECM in den verschiedenen Abteilungen und war auch für die Umsetzungsphasen zuständig. Das Team bestand aus der Geschäftsleitung, der IT-Abteilung und verschiedenen Organisations- und Fachabteilungen. Mit dabei waren auch Berater des Berliner Softwarehauses. Die Schulung der Mitarbeiter wurde ebenfalls von dem Projektteam geplant und durchgeführt.
„Mit dem neuen ECM-System gab es verschiedene Lösungsmöglichkeiten für die einzelnen Problemstellungen“, so Klaus Bauer, Geschäftsführer der Bauer Unternehmensgruppe. „Deshalb mussten wir am Anfang erst einmal in die Thematik und die Terminologie hineinwachsen. Das war mit der professionellen Unterstützung von Optimal Systems einfach zu schaffen.“
In der ersten Phase wurde die Anbindung von Microsoft Dynamics an die ECM-Lösung geplant. Durch diese Kopplung lassen sich Ausgangsbelege aus dem ERP-System in OS.5/ECM archivieren. Zugleich wurde eine Vorgehensweise entwickelt, mit der die Eingangsrechnungen gescannt und mit Schlagworten versehen werden können. Mit Hilfe von Barcodes werden an einem zentralen Arbeitsplatz Eingangsrechnungen von externen Lieferanten eingescannt und im ECM-System abgelegt. Der Zugriff wird über Navision gesteuert. In einer weiteren Phase wurde die Anbindung von Microsoft Dynamics NAV 4.0 realisiert, um so eingehende und ausgehende Dokumente im ECM-System ablegen zu können. Mittelfristig will die Bauer Unternehmensgruppe ein Dokumenten- und Zeichnungsarchiv einführen, in dem alle verwendeten Auftragsdokumente abgelegt werden.
Aus Sicht von Klaus Bauer ist der Einsatz von OS.5/ECM zusammen mit Microsoft Dynamics eine perfekte Symbiose: „Die Anbindung erfolgt reibungslos, die Bearbeitung und Archivierung ist frei von Medienbrüchen.“ Dokumente werden erfasst und revisionssicher im Archivsystem abgelegt. Über das ERP-System kann der Nutzer sie jederzeit zur Anzeige bringen. Zugleich lässt sich direkt aus dem ERP-System heraus nach allen archivierten Belegen und Dokumenten zu Kunden, Geschäftspartnern, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten recherchieren. Die bidirektionale Schnittstelle ermöglicht eine nahtlose Integration beider Software-Systeme, ohne dass zusätzlich etwas konfiguriert werden muss.
Mit der neuen ECM-Lösung konnten die Arbeitsabläufe bei Bauer entscheidend verbessert werden. Klaus Bauer ist sich sicher, dass mit jeder Erweiterung die Vorteile sichtbarer wurden: „Durch den konsequenten Einsatz der neuen Software konnten wir die Produktivität in zahlreichen Prozessen steigern. Wir haben jetzt bessere Information und zugleich weniger Papier.“ Insgesamt hat sich der Investitionsaufwand gelohnt. Bauer erwartet, dass sich die Lösung innerhalb der nächsten zwei Jahre bezahlt macht.
Derzeit arbeiten rund 20 User mit der ECM-Lösung. Diese soll aber eine einheitliche, unternehmensweite Plattform für alle Mitarbeiter werden. Diese haben dann jederzeit Zugriff auf sämtliche Belege und Dokumente von Kunden, Geschäftspartnern, Produkten und Projekten. Dabei muss der Bediener die Applikation nicht wechseln. Der Aufbau eines Zeichnungsarchivs mit Schnittstellen zum CAD- und ERP-System ist bereits in Planung. Langfristig soll das ECM-System zu einer einheitlichen Plattform für alle Unternehmensdaten ausgebaut werden.
Olaf Holst Sales Director bei Optimal Systems, Berlin

Der Software-Anwender

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Die Bauer Unternehmensgruppe aus Weilheim ist Hersteller von Maschinen und Baugruppen für Nutzfahrzeuge und bietet auch Dienstleistungen auf diesem Sektor an. Zu der Gruppe gehören die Motoren Bauer GmbH & Co. KG, ein Kompetenzzentrum für Motoren, Ersatzteile und Instandsetzung. Die Bauer Maschinen und Technologie GmbH ist als Systempartner für namhafte Maschinenbauer im Bereich Konstruktion und Produktion tätig. Die Gruppe beschäftigt rund 200 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Umsatz von 30 Mio. Euro.

Der Software-Hersteller

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Die Optimal Systems GmbH entwickelt und vertreibt Softwarelösungen für das Enterprise Content Management (ECM). Mit ECM lassen sich komplexe Arbeitswelten vereinfachen und rationalisieren. Optimal Systems wurde 1991 in Berlin gegründet und zählt heute zu den führenden deutschen Anbietern von maßgeschneiderten Lösungen für digitale Archivierung, Dokumenten- und Business-Process-Management. Der Software-Spezialist beschäftigt 120 Mitarbeiter und ist mit etwa 750 Installationen bei über 450 Kunden in zahlreichen Branchen vertreten. Zu den Anwendern zählen Industrie- und Dienstleistungsunternehmen, Kliniken und öffentliche Verwaltungen.

Das Software-Produkt
Das ECM-System OS.5/ECM besteht aus mehreren Modulen, die jeweils auf spezielle Anforderungen abgestimmt sind. Das Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung sind Kernanwendungen des Produkts. Der Hersteller, die Berliner Optimal Systems GmbH, ist nicht an der Diskussion abstrakter IT-Begriffe interessiert, sondern will konkrete Arbeitserleichterungen für den Alltag anbieten. Mit dieser Philosophie wurde auch die neue Version der ECM-Suite entwickelt. Der Nutzen für den Anwender steht im Vordergrund. Unter dem Motto „Quick Access to Content“ hat der Hersteller die ECM-Suite vor allem um Funktionen erweitert, die den schnelleren Zugang zu allen Informationen ermöglichen.
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