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Bestellen und bezahlen über eine einzige Plattform

Dresdner Bank verbindet Kreditkarte mit Einkaufssoftware
Bestellen und bezahlen über eine einzige Plattform

Die Dresdner Bank verknüpft ihre Firmenkreditkarte für Großkunden, die Purchasing Card, mit einer Software für den elektronischen Einkauf. Das neue System vereinfacht Bestellabwicklung und Zahlungsvorgang – und das ohne Schnittstellenprobleme.

Gerhard Otterbach ist Leiter des Bereichs Technologie-, Innovations- und Zahlungsverkehrsmanagement im Geschäftsbereich Firmen und Institutionen bei der Dresdner Bank AG in Frankfurt/M.

Beim Unternehmenseinkauf, insbesondere in großen Konzernen, sind Lösungen für die elektronische Beschaffung (E-Procurement) prinzipiell nichts Neues mehr. Bereits seit einigen Jahren gibt es eine Reihe von Produkten mit unterschiedlichem Erfolg im Praxisbetrieb. Neue Marktplätze entstehen – verschwinden aber auch wieder. Viele Firmen befinden sich immer noch im Entscheidungsprozess über die künftige Ausrichtung des Unternehmenseinkaufs.
Die Dresdner Bank AG, Frankfurt/M., bietet seit vier Jahren elektronische Einkaufslösungen in Kombination mit einer gesicherten Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Allerdings gab es in der Vergangenheit mit solchen Lösungen zahlreiche zum Teil kaum zu überwindende technische und emotionale Hürden, die den Erfolg der vorhandenen Lösungen gehemmt haben:
– Die Verantwortung für die technische Abwicklung teilten sich Einkäufer, Lieferanten, Abwickler und Banken.
– Es gab keine Standards für Schnittstellen und Kataloge.
– Zumeist bestanden 1:1-Beziehungen zwischen Einkäufer und Lieferant, was einen erheblichen Integrationsaufwand bedeutete.
– Der Paradigmenwechsel im Unternehmenseinkauf wurde nicht vollzogen.
– Lieferanten wurden zur Teilnahme an den elektronischen Lösungen oft „gepresst“ und nicht „überzeugt“.
Als Konsequenz aus dieser Entwicklung hat sich die Dresdner Bank vorübergehend aus dem Vertrieb von elektronischen Einkaufslösungen zurückgezogen und sich zunächst auf die Unterstützung des Zahlungsverkehrs konzentriert. In diesem Kontext wurde der Vertrieb einer Unternehmenskreditkarte für Einkäufer (Purchasing Card) forciert. Auch die Purchasing Card ist prinzipiell nichts Neues mehr. Die Banken bieten schon seit einigen Jahren den Kunden damit ein offenes, stabiles und sofort weltweit einsetzbares Zahlungsmittel sowohl für standardisierte als auch für ad hoc anfallende Einkäufe. Es ermöglicht in einem detaillierten Reportingsystem die Abbildung von Unternehmenshierarchien und Kostenstellen-Strukturen und kann in ERP-Systeme integriert werden.
Einkäufer und Verkäufer verlangen jedoch zunehmend nach elektronischen Beschaffungslösungen in Verbindung mit der Abwicklung des Zahlungsverkehrs über eine Purchasing Card – kurz auch E-Purchasing genannt.
Nach einer Kundenbefragung hat die Dresdner Bank in Kooperation mit der Softwarefirma Healy Hudson AG, München, eine Web-basierte Einkaufslösung entwickelt. Deren Kern ist ein Katalog mit hoher Informationstiefe. Er ist individuell gestaltbar und kann weltweit standardisierte Warengruppen aufnehmen. Ein voll integrierter Bestellprozess erlaubt es, Bestellungen zu bündeln. Genehmigungsprozesse werden durch die Vergabe von Budgets automatisiert. Die integrierte Überwachung der Lieferungen und der Zahlungsprozesse ermöglicht es, Besteller und Lieferanten kontinuierlich zu bewerten.
Bis zu 60 % der Beschaffungskosten lassen sich sparen
Was ist nun aber neu an dem Geschäftmodell des E-Purchasing? Die Dresdner Bank hat aus eigenen Fehlern, aber auch von den Wettbewerbern und anderen Marktteilnehmern gelernt und daraus neue Lösungsansätze entwickelt:
  • 1. Das System wird nicht mehr bei den Einkäufern direkt installiert, sondern auf einem Rechner des Kreditinstituts und damit als gehostete Extranet-Version bereitgestellt. Die Kunden erhalten einen gesicherten Zugriff über das Internet.
  • 2. Das System ist nach Abschluss des Nutzungsvertrages für die Interessenten sofort verfügbar. Eine kundenseitige, meist recht langwierige und aufwendige Implementierung entfällt.
  • 3. Kundenseitige Investitionen sind nicht erforderlich; ein Internet-Zugang für die in den Unternehmen definierten Besteller reicht aus. Die Bank bietet auch eine Intranet-Version dieses Systems zur Installation an.
  • 4. Durch den Betrieb des Systems im Kreditinstitut auf hoch verfügbaren und gespiegelten Systemen wird eine permanente Verfügbarkeit gewährleistet.
  • 5. Sowohl in der Extranet-Version als auch in der Intranet-Version unterstützt das System alle unternehmensinternen Einkaufsprozesse, Entscheidungs- und Reportinghierarchien; über Standardschnittstellen ist die ERP-Integration sichergestellt.
  • 6. Alle Lieferanten werden immer, auch bei einer Intranet-Version, an das bei der Bank installierte Einkaufssystem angeschlossen, was bedeutet, dass die 1:1-Installation von Lieferanten entfällt.
Mit dieser Integration der Purchasing Card in ein elektronisches Beschaffungssystem bieten sich sowohl den Lieferanten als auch den Käufern eine Reihe von signifikanten Vorteilen: Es gibt nur einen Implementierungsprozess für den Lieferanten, unabhängig von der Anzahl der Unternehmen, die über das System bestellen. Alle an das System angeschlossenen Käufer können prinzipiell ohne weiteren Implementierungsaufwand auf alle angeschlossenen Lieferanten und/oder deren Kataloge zugreifen.
Über die Purchasing Card gewährleistet die Bank, dass der Zahlungsverkehr sowohl von den Einkäufern als auch von den Lieferanten sicher abgewickelt werden kann. Eine virtuelle Kasse auf der Lieferantenseite für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs wird nicht nur durch das Kreditinstitut bereitgestellt, sondern von diesem auch als Bestandteil der gesamten Lösung betrieben. Dies macht nicht nur die Investition in eine eigene Lösung für den Zahlungsverkehr überflüssig; durch den Betrieb in der Bank ist das Funktionieren dieses Systems in einer gesicherten Umgebung gewährleistet.
Der Lieferant erhält die Bestellung erst dann, wenn diese von der Bank bereits geprüft und autorisiert, also mit einer Zahlungsgarantie versehen ist. Die Übertragung der Aufträge erfolgt über eine Standardschnittstelle, beispielsweise per E-Mail. Nach Auslieferung übermittelt der Verkäufer ebenfalls über eine Standardschnittstelle eine Information an die Bank, woraufhin der Zahlungsverkehr in Richtung Lieferant und Einkäufer angestoßen wird.
Von den Vorteilen einer zentral in der Bank aufgebauten katalogbasierten elektronischen Bestellplattform profitieren beide Seiten der Unternehmensbeschaffung:
Die Einkäufer können bis zu 60 % der Beschaffungskosten für häufig benötigte Güter einsparen, da der Beschaffungsprozess optimiert wird. Die Einkaufsabteilung kann sich auf den strategischen Einkauf konzentrieren, und auch die Buchhaltung wird entlastet. Die Lieferanten profitieren durch den nur einmal erforderlichen Anschluss an das System. Da alle Käufer künftig ihre Bestellung über das zentrale System abwickeln, stehen ihnen alle angeschlossenen Lieferanten zur Verfügung. Gleichzeitig wickelt die Dresdner Bank über die Purchasing Card den Zahlungsverkehr ab und gibt den Lieferanten eine Zahlungsgarantie. Einkäufer und Verkäufer können sich somit auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
E-Purchasing-System
Die Integration einer Purchasing Card in ein elektronisches Einkaufssystem stellt eine Kombination etablierter Verfahren in der Beschaffung dar. Der Einkäufer kann über einen Internetbrowser auf die elektronischen Kataloge der angeschlossenen Lieferanten zugreifen. Das System unterstützt alle Funktionen eines Bestellprozesses:
– Auswahl des gewünschten Lieferanten
– Produktauswahl im Katalog oder Auffinden eines bestimmten Produktes durch Suchfunktion
– Bestellung beim Lieferanten
– Tracking der Lieferung (Nachverfolgung des Lieferstatus)
– Eingang der Ware beim Besteller
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