C-Materialien schnell und kostengünstig online einkaufen

Thomas Bäcker ist Leiter Marketing bei der IPS GmbH in Lohmar

Mittelständische Firmen leiden heute stärker denn je unter Kostendruck. Kurze Innovationszyklen, hohe Wettbewerbsdichte, Preismacht von Konzernen, schmale Eigenkapitalreserven sowie die rasante Internationalisierung wirken sich häufig negativ auf die Ertragslage aus. Einen Weg aus dem Dilemma kann eine effizientere Materialwirtschaft eröffnen. Denn Beschaffung per Internet setzt enorme Optimierungspotenziale frei. Besonders groß sind die Spareffekte beim elektronischen Einkauf indirekter Güter, den so genannten C-Materialien: Sie machen im Schnitt nur 3 bis 5 % des Beschaffungsvolumens in Unternehmen aus, verursachen aber rund 60 % aller Bestellvorgänge. Eine Kostenfalle, die auch die Sealed Air GmbH ausschalten will.

Seit Anfang 2000 setzt der Hersteller von Kunststoff-Verpackungen auf E-Procurement. Die deutsche Firmenzentrale des US-Konzerns in Norderstedt gehört damit nach eigenen Angaben zu den Gewinnern im E-Commerce. „Wir ermittelten, dass die Prozesskosten für den Kauf von C-Produkten in keinem Verhältnis zu ihrem Beschaffungsvolumen stehen“, erklärt Marc Leichsenring, Einkaufsleiter von Sealed Air in Norderstedt, die Entscheidung für das Internet. Zehn Monate nach Projektstart steht fest: Die Kosten für einen normalen Bestellvorgang in Höhe von 268 DM für Glühbirnen oder Desinfektionsmittel im Stammwerk verringern sich zwischen 50 und 70 %: Bei einem Einkaufsvolumen in Höhe von 1,6 Mio. DM und bisherigen Prozesskosten von über 650 000 DM pro Jahr eine substanzielle Einsparung, die die Unternehmensrendite spürbar erhöht. „Das Ergebnis erfüllt die Erwartungen“, sagt Leichsenring zufrieden und begründet damit gleich, warum das Einkaufssystem in der Zentrale noch in diesem Jahr weiter ausgebaut wird sowie die Werke Flensburg und Ahlsfeld demnächst ebenso elektronisch bestellen werden. Dabei vertraut der US-Konzern, der hier zu Lande 650 Mitarbeiter beschäftigt und für insgesamt rund 4 Mio. DM jährlich C-Produkte ordert, auf die E-Procurement Technologie und den Service der IPS GmbH aus Lohmar. „Wir wollten einen unabhängigen Dienstleister, der an keine Lieferantengruppe gebunden ist, einen Partner mit Erfahrung, Vor-Ort-Betreuung sowie einem möglichst einfach zu bedienenden System“, nennt Leichsenring die Auswahlkriterien.

Gemeinsam entwickelten die Unternehmen ein Barcode-System für das gut 400 m² große Werkstattlager und Magazin in Norderstedt, das bequem zu bedienen ist. Diese Lösung stellt in Deutschland eine gänzlich neue E-Procurement Lösung dar.

Für die drei Magazinarbeiter heißt es morgens zuerst: Ledergürtel umschnallen und mit dem Codelesegerät, im Hausgebrauch liebevoll Keule genannt, ausstatten. Auf ihren Inspektionstouren durch das zweistöckige Lager, das mehr einer überdimensionalen Apotheke gleicht, sichten die Mitarbeiter dann den Bestand an Schrauben, Bohrern, Schläuchen, Kabeln oder Chemikalien und scannen bei zu geringer Bestückung den Code ein. Er besteht aus Stammnummer sowie Lagerplatz. Informationen, die noch im Lesegerät sofort in eine IPS-Artikelnummer umgeformt werden. Stecken die Magazinmitarbeiter das Lesegerät dann in die Dockingstation, werden die Daten automatisch auf den PC geladen und in einer Zwischendatei gespeichert – um anschließend in die elektronische Bestellmaske übertragen zu werden. Weitere Eingaben sind nicht nötig. Einzig der Knopfdruck fehlt noch.

Schickt einer der drei Einkäufer bei Sealed Air die Order per Mausklick über den Datenhighway, erfolgt bei IPS in Lohmar automatisch die Bearbeitung der Position nach Lieferant, Materialnummer, Menge und gewünschtem Lieferdatum. Bevor der Auftrag an einen der 130 Systemlieferanten in der Regel per Elektronic Data Interchange (EDI) weitergeleitet wird, überprüft IPS noch die Kauflimits entlang des vorgegebenen Kreditrahmens. Ein schlichter Vorgang, der bei IPS auf eine Produktdatenbank mit über drei Millionen C-Materialien trifft.

„Bisher sind 1500 Artikel digitalisiert. Insgesamt haben wir aber 2800 Produkte bei uns identifiziert, die wir über IPS bestellen könnten“, sagt Einkaufsleiter Marc Leichsenring und zeigt damit die großen Potenziale von E-Procurement für sein Unternehmen auf. Statt neun Prozessschritte benötigen die Norderstedter nun nur noch vier. Vor allem aber der deutlich reduzierte Aufwand innerhalb der Beschaffungsschritte würden das System so wertvoll machen, betont Leichsenring.

So muss der Verpackungs-Spezialist, der weltweit 15 500 Mitarbeiter beschäftigt, bei neuen Preisen oder Zahlungskonditionen keine Artikelpflege mehr wahrnehmen. Und anstatt mehrerer Rechnungen von bis dato 70 verschiedenen Lieferanten kommt am Monatsende nur noch eine vorkontierte Sammelrechnung. Denn für Sealed Air gibt es mit der IPS GmbH nur noch einen Lieferanten.

Das habe im übrigen keinen Einfluss auf die Kosten der Produkte, wie Leichsenring bestätigt: „Wir führten umfassende Produktvergleiche bei IPS-Preisen und Qualität durch. Nimmt man den ganzen Warenkorb, hat sich keine Veränderung ergeben. Allerdings mit dem Unterschied, dass wir nun mehrere hundert tausend Mark jährlich Prozesskosten sparen.“ Zur immensen Kostenersparnis kommen noch weitere Vorteile, die sich auf die Profitabilität von Sealed Air direkt auswirken: So konzentrieren sich die Einkäufer heute auf die Beschaffung der wirklich wichtigen A- und B-Produkte, deren Einkaufsvolumen sich auf rund 120 Mio. DM an allen drei Standorten im Jahr summiert. „E-Procurement eliminiert lästige Bürokratie und gibt uns die Möglichkeit, die Potenziale neu zu nutzen“, sagt Beschaffungsprofi Leichsenring. Für Unternehmen ist zudem von besonderer Bedeutung: Die elektronische Beschaffung von Büroartikeln, Sicherheitstechnik oder Elektroteilen baut Lagerbestände ab und verringert damit die Kapitalbindung. Denn selten braucht ein Produkt – ob Sackkarre, Federring oder Bleistift – von der elektronischen Bestellung bis zur Auslieferung länger als zwei oder drei Tage.

Die möglichst kurzfristige und reibungslose Implementierung des E-Commerce-Systems mit den erforderlichen Sicherheitsstandards ist Voraussetzung für die hohe Akzeptanz der Mitarbeiter vor Ort. Entscheidend dabei: Das System muss aus effizienten Modulen bestehen, die den Wünschen und Anforderungen entsprechend individuell angepasst werden. Ein Anspruch, den auch Sealed Air aus Norderstedt zur Bedingung machte. Die vier Implementierungsschritte des E-Procurement-Produkts IPS Go! wurde daher exakt auf die Entwicklung des innovativen Barcode-Systems abgestimmt. Die einzelnen Phasen bestanden aus:

– Analyse der technischen Schnittstellen, Qualitäts- und Sortimentsabgleich sowie Systemdesign

– Anlage der User mit buchhalterischen und organisatorischen Informationen sowie der Integration von zusätzlichen Katalogen

– Anschluss an die E-Procurement Plattform von IPS

– Ausbildung der einzelnen Nutzer

Wie bei allen Geschäftspartnern legte IPS auch bei Sealed Air großen Wert auf Sicherheit: Unternehmen kommunizieren mit dem E-Procurement Dienstleister über eine statische Identity-Proof-Adresse sowie über eine sicher kodierte Verbindung via Internet. Diese arbeitet auf dem neuesten Stand der Kryptographietechnologie, das heißt mit SSL und 128 Bit Verschlüsselung. Auch die IPS-Netzstruktur ist auf höchste Sicherheit ausgelegt. So sorgen mehrere Firewalls für den Schutz der Kundeninformationen vor externen Angriffen, wie beispielsweise durch Hacker oder Viren. Der hohe technische Aufwand lohnt sich allerdings ganz im Sinne der E-Procurement Kunden. Denn Bestellprozesse lassen sich durch elektronischen Datenaustausch so extrem verschlanken, dass eine Steigerung der Gesamtrendite eines Unternehmens bis zu einem Prozentpunkt erreichbar ist. Ein entscheidender Pluspunkt im Wettbewerb, den immer mehr Unternehmen in Deutschland erkennen und ausnutzen.