Um mit der täglichen E-Mail-Flut besser umgehen zu können, nutzt die Voestalpine Stahl Linz GmbH eine externe Archivlösung. Damit sichert sich das Unternehmen eine hohe Performance und schnelle Zugriffszeiten.
Corinna Linke ist Fachjournalistin in Hamburg
Des einen Freud, des anderen Leid: Im World Wide Web kommunizieren über eine halbe Milliarde Menschen schnell und komfortabel miteinander. Doch das anfallende Datenvolumen stellt die Speichermedien auf eine harte Probe. So müssen insbesondere große Unternehmen mit hohen Nutzerzahlen die IT-Struktur ausbauen, um die Performance zu sichern.
Die Voestalpine Stahl Linz GmbH, einer der größten Stahllieferanten in Europa, entschied sich für die Auslagerung der E-Mails in das elektronische Hyparchiv der Hamburger GFT Solutions GmbH und betreibt es seit gut zwei Jahren operativ. „Immerhin hatten wir damals einen Datenbestand von 200 GB ausschließlich für E-Mails“, erinnert sich Bernhard Lichtenberger, Projektleiter bei Voestalpine Stahl Linz und zuständig für das Mail-Archiv. „Und täglich kamen 2 GB von unseren rund 4000 Nutzern dazu.“
Alle E-Mails in MS Exchange, die älter als 30 Tage oder größer als 50 KB sind, werden automatisch ins Archiv verschoben. Sie werden sowohl als originale MSG-Files als auch im RTF-Format abgelegt, so dass sie unabhängig vom Programm gelesen werden können. Anhänge werden separat im Original-Format gespeichert und sind über Links mit den Mails verbunden. Im Programm verbleibt lediglich ein Preview mit maximal 1000 Zeichen. „Das reicht für die typische Mail vollkommen aus“, ist sich Lichtenberger sicher.
Wer die komplette Mail inklusive Attachment aufrufen möchte, klickt auf eine Schaltfläche und initiiert damit den Zugriff auf die DVD in der Jukebox. „Nach maximal einer halben Minute ist die archivierte Mail wieder in Exchange verfügbar“, freut sich der IT-Spezialist. Der Nutzer arbeitet weiterhin mit dem gewohnten Programm. Vom Archiv bekommt er gar nichts mit. Den schnellen Archiv-Zugriff erklärt Lichtenberger mit dem eingesetzten Speichermedium: Die Langzeit-Archivierung erfolgt auf DVD, die in einer Jukebox stets zugänglich aufbewahrt sind. Dort hat der Datenbestand mittlerweile die 300-GB-Hürde überschritten.
Die Implementierung des Mail-Archivs hängt mit der Umstellung der IT-Infrastruktur zusammen: Die Österreicher lösen seit gut vier Jahren sukzessive ihre Großrechner ab und ersetzen sie gegen eine Client-Server-Umgebung mit Windows NT und SAP R/3. Durch das neue ERP-System war ein Archiv nötig, um die Daten über Jahre revisionssicher zu speichern.
Der IT-Dienstleister Madras Document Service GmbH implementierte das Archiv. Das Wiener Unternehmen hat sich auf Document Related Technologies spezialisiert und ist Hyparchiv Competence Center. Ein Jahr nach der ersten Installation führte Madras ein zweites Hyparchiv für Mails ein. Später folgte eine Lösung für CAD-Daten aus der Instandhaltung und Arbeitszeitnachweise. Zudem befinden sich dort sensible Daten, wie Qualitätsnachweise und Prüfberichte aus der Produktion. Von diesen Dokumenten fallen pro Jahr rund 200 000 Stück an.
„Der Einsatz selbsttragender Medien ist ein wichtiger Grund dafür, dass wir uns für Hyparchiv entschieden haben“, erklärt Lichtenberger. Mit dieser Technik sind die archivierten Daten immer zugänglich unabhängig von der aktuell genutzten Archivsoftware. Alle Daten lassen sich programmunabhängig aufrufen, so dass der Nutzer für archivierte Konstruktionszeichnungen nicht zwingend ein CAD-Programm braucht. Gleiches gilt für die abgelegten Dokumente aus SAP R/3.
Breite Palette an Halbzeugen
Die Voestalpine Stahl Linz GmbH gehört zur Division Stahl-Flachprodukte in der Voestalpine AG. Das Tochterunternehmen produziert und vertreibt eine breite Palette an Halbzeugen wie Bleche, Profile und Rohre sowie fertige Produkte und Anlagen. Hierzu zählen Freileitungsmasten oder Hochregallager. Die Kunden stammen aus ganz Europa und gehören vornehmlich den Branchen Automobil, Bau und Handel an.
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