Der IT-Branchenverband Bitkom (Halle 3, Stand D51) gibt in seinem Leitfaden zu Managed Print Services (über den QR-Code zu erreichen) folgende Empfehlungen für Einführung und Betrieb:
- Ist-Analyse: Analyse der Ausgangslage an allen Unternehmensstandorten
- Soll-Planung: Erstellung eines Sollkonzepts für alle Standorte. Erstellung eines Business Cases in Zusammenarbeit mit dem Controlling und der IT-Abteilung
- Migration: Erstellung eines Migrationskonzepts
- Warenkorb: Erstellung eines unternehmensweiten, standardisierten Gerätekatalogs/Warenkorbs
- Rollout: Rolloutplanung in Abstimmung mit den Dienstleistern nach Planungsvorgaben. Verschiebungen wegen Anpassungen sind möglich und zu berücksichtigen.
- Einweisung: Einweisung der Verantwortlichen im Rahmen der Pilotinstallation durch den Dienstleister.
- Während des Rollouts werden Mitarbeiter durch den Dienstleister vor Ort in die Handhabung der Geräte eingewiesen – gegebenenfalls durch Benutzertraining
- Übergabe: Dokumentieren der Installation und Inbetriebnahme per Übernahmeprotokoll durch die zuständigen Mitarbeiter
- Monitoring: Aktives Monitoring aller Geräte ist anzustreben.
- Asset Management: Das Asset (Anlagegut) Management System sollte es gestatten, alle kaufmännischen Informationen von Output Devices zu erfassen. Abbildung der Geräte-Lebenszyklen. Incident Management, Problem Management und Change Management können das IT Service Management (ITSM) Tool des Auftraggebers nutzen. Ersatzweise kann der Anbieter sein eigenes ITSM-Tool einsetzen, muss jedoch dafür Sorge tragen, dass alle Informationen in diesem Tool verfügbar sind. Verwaltung und aktuelle Dokumentation von Daten und Konfigurationen.
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