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Der Vorrunden-Sieger istnicht immer der Richtige

Mitarbeiter rekrutieren: Systematisch Stellen besetzen
Der Vorrunden-Sieger istnicht immer der Richtige

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Bei der Mitarbeiter-Rekrutierung wird häufig zu viel dem Zufall überlassen. Wer systematisch und ohne Vorurteile vorgeht, findet den zukünftigen Leistungsträger leichter. Nicht nur der Bewerber, auch das Unternehmen steht dabei auf dem Prüfstand.

Der Autor: Dr. Alexander Leschinsky ist Seniorberater bei der Kienbaum Executive Consultants GmbH, Hannover

Ein übliches Problem für die Unternehmensleitung: Eine Stellenbesetzung aus den eigenen Reihen ist nicht möglich. Rekrutieren, aber wie? – lautet die Frage. Wie kann möglichst rasch eine Vakanz gefüllt werden? Auch wenn die Eile nur allzu verständlich ist, in dieser Situation kann es die falsche Strategie sein, aufs Tempo zu drücken. Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter gehört zu den wichtigsten Führungsaufgaben. Häufig wird gerade hier zu viel dem Zufall überlassen. Systematische Planung und zügige Durchführung erhöhen die Chance, fachlich und menschlich überzeugende Mitarbeiter zu gewinnen.
Jede Stellenneubesetzung sollte zum Anlaß genommen werden, mehrere Grundsatzfragen zu stellen:
n Muß die Stelle wirklich neu besetzt werden?
n Sind die Prozesse bereits so optimiert, daß keine Reserven mehr bestehen?
n Welches definierte Anforderungsprofil muß ein potentieller Stelleninhaber erfüllen?
Diese Phase der Situations- und Positionsanalyse ist wesentlich für den gesamten Rekrutierungsprozeß. „Sage mir, wie ein Projekt anfängt, und ich sage Dir, wie es endet“, gilt hier besonders. Denn erst wenn man ein klar definiertes Ziel vor Augen hat, kann das Unternehmen gezielt mit der Suche beginnnen.
Dort sind zudem externe Berater gefragt, die zur Klärung dieser Grundsatzfragen beitragen können. Ein auf eine langfristige Kundenbeziehung ausgerichteter Consulter wird nicht den kurzfristigen Deal – die Vermittlung eines Kandidaten – im Auge haben, sondern durchaus von einem Projekt abraten, wenn er spürt, daß die Überlegungen zu einer neuen Position in der Firma noch nicht abgeschlossen sind.
Wenn die Phase der Situations- und Positionsanalyse mit dem Ergebnis endet, daß ein Kandidat für eine Vakanz vom Arbeitsmarkt beschafft werden soll, ist die Methodenfrage zu klären: Anzeige oder Direktansprache? Eine allgemeingültige Antwort darauf gibt es nicht. Wer auf beide Methoden gleichermaßen setzt, hat bei der Bewerbersuche einen Wettbewerbsvorteil.
Kosten für Direktsuche oder Anzeige sind kein Kriterium
Ein Personalberater muß bei der Wahl der richtigen Vorgehensweise die Ziele und Wünsche des Kunden im Auge behalten. Die Gesamtkosten von anzeigengestützter Suche und der direkten Ansprache potentieller Bewerber liegen nicht weit auseinander. Die finanzielle Seite soll kein Kriterium für die Wahl sein. Dem Honorar der Direktsuche steht bei der anzeigengestützten Suche die Summe aus Anzeigenkosten und – geringerem – Honorar gegenüber. Für die anzeigengestützte Suche spricht die Schnelligkeit des Verfahrens. Bereits zwei Wochen nach Veröffentlichung der Suchanzeige kann man aus einer ansehnlichen Zahl von Bewerbungseingängen ein Auswahlverfahren einleiten. Eine langwierige Vorab-Recherche wie bei der Direktsuche ist nicht erforderlich.
Die Anzahl der Bewerbungseingänge ist häufig bei der Anzeige eines renommierten Personalberatungs-Unternehmens größer als bei Firmenanzeigen, hat die Erfahrung gezeigt. Dies liegt zum einen an der Plazierungskraft. Nicht jeder kann die Schaltung auf einer rechten Seite der großen Tageszeitungen garantieren. Zum anderen wenden sich manche Interessenten lieber an einen neutralen Berater, um ihre Identität einem Konkurrenzunternehmen gegenüber nicht preisgeben zu müssen.
Bei der Auswahl kommt es darauf an, nach der Papierform zuerst diejenigen Bewerbungseingänge auszusortieren, die aus objektiven Gründen für die Stelle nicht in Frage kommen. Je sorgfältiger in der ersten Phase der Situations- und Positionsanalyse gearbeitet wurde, umso leichter fällt später diese Auswahlphase, wenn es gilt, die Bewerbungseingänge anhand der Unterlagen und der Qualifikationen richtig zu beurteilen.
Erfahrungsgemäß werden fünf bis zehn Prozent der Bewerber und Bewerberinnen zu Interviews eingeladen. Die Einladungen sollten so rasch wie möglich erfolgen, denn gerade die qualifiziertesten Bewerber stehen häufig unter Zeitdruck, weil sie in mehreren Bewerbungsverfahren gute Chancen haben. Ziel muß es sein, gerade diese Kandidaten für das Unternehmen zu gewinnen.
Im Interview prüft das Unternehmen, ob der Kandidat als Persönlichkeit dem Bild entspricht, das sich der Rekrutierer nach den schriftlichen Unterlagen gemacht hat. Die objektive Eignung ist in dieser Phase bereits geprüft und tritt gegenüber der subjektiven Einschätzung ein wenig zurück. Ist der Kandidat als Persönlichkeit überzeugend? Paßt er ins Unternehmen? Ist ihm die Lösung der Probleme zuzutrauen?
Als Ergebnis diese Phase hat der Rekrutierer eine Gruppe von drei bis fünf Kandidaten identifiziert. Jeder von ihnen erfüllt laut Bewerbungsmappe objektiven Kriterien, und er hat im Gespräch den Eindruck vermittelt, ins Unternehmen zu passen. In dieser Phase sollten sich der Unternehmer und sein Personalchef nicht dazu verleiten lassen, schon einen Kandidaten zu favorisieren und insgeheim an die Spitze zu setzen.
Wer sich auf einen Kandidaten versteift, wird die anderen nicht mehr objektiv beurteilen können oder wollen. Außerdem kann das Unternehmen enttäuscht werden, wenn gerade dieser Kandidat schließlich doch noch abspringt. Vielleicht war er im Interview so souverän, weil er bereits ein Vertragsangebot zu Hause liegen hatte? Die Devise für die Entscheider heißt: Offenheit gegenüber allen Kandidaten und Freiheit von Sympathie-Urteilen.
Die Präsentation in der zweiten Runde vor einem Entscheidungsgremium zeigt dann, ob die Kandidaten auch im Wiederholungsgespräch ihre in den Vorrunden gezeigte Form bestätigen. Schon mancher Kandidat war im Zwiegespräch überzeugend und hat anschließend im Gruppengespräch angesichts einer von ihm als Prüfung erlebten Situation seine Sicherheit verloren.
Eine weitere Möglichkeit um sich abzusichern, den richtigen Kandidaten gefunden zu haben, ist es, eine Referenz einzuholen. Die Erfahrung hat gezeigt, daß bei Referenzgebern, die mit den Kandidaten abgestimmt sind, durchaus differenzierte Urteile als ergänzende Information über den Bewerber eingeholt werden können.
Gründlich einarbeiten! – Auch die Firma ist in der Probezeit
Ist die Entscheidung für einen Bewerber gefallen und hat er den Vertrag unterschrieben, ist das Rekrutierungsverfahren noch lange nicht abgeschlossen. Wenn – Wochen oder Monate später – der Kandidat als neuer Mitarbeiter das Unternehmen betritt, kann die positive Stimmung aus den Bewerbungsgesprächen schlagartig verpuffen. Entscheidend für die weitere Entwicklung sind die ersten Tage und Wochen am neuen Arbeitsplatz. Ein geplanter Einstieg mit systematischer Betreuung ist eigentlich selbstverständlich, wird aber durchaus nicht überall praktiziert, wie immer wieder beobachtet wird. Mancher Manager sollte bedenken, daß in den ersten sechs Monaten nicht nur der Kandidat, sondern auch das Unternehmen in der Probezeit ist.
Darauf müssen Chefs beim Vorstellungsgespräch achten
  • 1. Seien Sie gut vorbereitet. Es ist unhöflich und ein Hinweis auf Desinteresse, wenn der Interviewer im Gespräch in den Unterlagen blättert, um Informationen nachzulesen. Geben Sie durch kurze Hinweise, zum Beispiel auf besondere Formulierungen im Zeugnis, zu erkennen, daß Sie sich vorbereitet haben und an dem Gespräch wirklich interessiert sind.
  • 2.Vermeiden Sie Vorurteile. Machen Sie sich frei von festgelegten Erwartungen hinsichtlich der Persönlichkeit. Der Kandidat muß in die Unternehmenskultur passen, aber zuviel Harmonie kann auch lähmen. Etwas Reibung muß normalerweise sein.
  • 3.Achten Sie auf ausgewogene Gesprächsanteile. Sie wollen etwas vom Kandidaten erfahren. Deshalb nehmen Sie sich zurück und versuchen Sie, Ihren eigenen Gesprächsanteil bei etwa 40 Prozent zu halten. Wer nicht fragt, erfährt nichts. Offene W-Fragen halten das Gespräch in Gang (wie, warum, wodurch, was . . .).
  • 4.Entscheiden Sie zügig. Wenn nach dem Interview Wochen vergehen, bis der Kandidat Nachricht oder einen Vertragsentwurf bekommt, springt er ab – vor allem wenn er gut ist. Auch Kandidaten sind Kunden.
Das leisten Personalberater
ä Personalberater sind spezialisiert auf das Geschäftsfeld Suche und Auswahl von Führungskräften und Spezialisten. Sie begleiten in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses, von der Situations- und Positionsanalyse über die Suche selbst, die Auswahl, die Präsentation bis zur Einholung von Referenzen.
ä Sie sind darüber hinaus Partner, wenn es um die personalwirtschaftliche Gestaltung eines Unternehmens geht. Beispiele sind hier die Einführung von leistungsorientierten Vergütungssystemen oder das Einleiten von Change-Management-Prozessen durch Personalentwicklungsmaßnahmen.
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