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E-Mail ersetzt den klassischen Frachtbrief

Logistik: Lang Apparatebau bringt 50 Spediteure unter einen Hut
E-Mail ersetzt den klassischen Frachtbrief

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Die Lang Apparatebau hat ihren gesamten Versandprozess neu organisiert und dabei alle Speditionen und Paketdienstleister in das SAP-System integriert. Umgesetzt wurde das ehrgeizige Projekt von der Stuttgarter Viastore Systems.

Die 350 Mitarbeiter der im oberbayrischen Siegsdorf ansässigen Lang Apparatebau GmbH entwickeln, produzieren und vertreiben komplexe Mess-, Dosier- und Auftragssysteme. Das Unternehmen gehört seit 2002 zum Ecolab-Konzern, einem führenden Anbieter von Produkten für die Reinigung und Desinfektion mit einem Umsatz von 4,5 Mrd. Dollar.

Durch die strategischen Anbindung der Lang Apparatebau an den Konzern und die damit verbundene Konsolidierung der lokalen Lager musste auch die Intralogistik am Standort Siegsdorf neu organisiert werden. „Wir waren bisher produktionsorientiert aufgestellt“, erläutert Thomas Erbeldinger, Manager Distribution bei Lang. „Davon war auch unsere interne Logistik geprägt.“ Doch heute kaufe der Kunde nicht nur ein Produkt, sondern auch die Logistikdienstleistung. „Die Distribution rückt damit immer mehr in den Vordergrund und ist für uns zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden“, so Erbeldinger weiter.
Von Lang Apparatebau werden Ecolab Zentralläger, Endkunden und eigene Montage- und Servicetechniker beliefert. Das Unternehmen versendet weltweit durchschnittlich 62000 Pakete und 8200 Paletten pro Jahr mit insgesamt mit rund 175000 Lieferpositionen. Das beinhaltet große Anlagen ebenso wie einzelne Schrauben oder O-Ringe. In Notfällen muss ein Ersatzteil auch innerhalb von 24 h ausgeliefert werden können. Eine Besonderheit beim Versand ist, dass bei 80 % der Lieferungen der Kunde die Fracht zahlt und somit auch den Spediteur bestimmt. Das ist der Grund, warum heute 50 verschiedene Speditionen und Paketdienstleister Waren in Siegsdorf abholen und zu Kunden in der ganzen Welt transportieren.
Das Ziel war, die manuellen Tätigkeiten bei der Versanddokumentation zu reduzieren. Denn Labels wurden, ebenso wie die Versandpapiere, per Hand erstellt. Gewichte und Maße der Packstücke einzelner Lieferungen erfassten die Mitarbeiter im Versand händisch auf den Transportaufträgen und brachten sie zu Fuß in den Vertrieb. Hier wurden die erforderlichen Unterlagen erstellt und an den Versand zurückgegeben, der sie anschließend zu den Packstücken sortierte. Zu guter Letzt wurde der Vertrieb durch den abgestempelten Lieferschein informiert, dass die Ware das Haus verlassen hat. „Um dem Kunden bei Bestellungen aus den verschiedenen Bereichen nicht mehrere Pakete zu schicken, mussten wir die einzelnen Lieferungen im Versand erst zusammensuchen, um sie dann zu einem einzigen Packstück zusammenzustellen. Auch das wollten wir eleganter lösen“, so Erbeldinger.
Im bislang eingesetzten SAP-System waren keine Packplatz-Funktionen enthalten. Diese Lücke sollte die Stuttgarter Viastore Systems GmbH schließen. „Wir haben uns auch andere Versandsysteme angesehen, entschieden uns aber für eine ganzheitliche Lösung in SAP“, erzählt Erbeldinger. „So konnten wir die Schnittstellenproblematik bei der Anbindung eines Fremdsystems vermeiden.“
Zur Realisierung des Projektes holte Thomas Erbeldinger mehrere Angebote verschiedener Dienstleister ein. Lang Apparatebau entschied sich schnell für die Schwaben. „Entscheidend war die ganzheitliche Lösung, die das Unternehmen bot. Sie versprach die größte Transparenz und Prozess-Sicherheit“. Damit meint Versand-Manager Erbeldinger zum Beispiel das Modul „Packplatz“, das von Viastore eigens für SAP entwickelt wurde. Damit lassen sich die Bestellungen einzeln packen und in einer Aussendung zusammenstellen. Der Mitarbeiter an der Packstation erhält detaillierte Packinformationen. Labels oder Packstücklisten lassen sich jederzeit nachdrucken. Bei Sendungen in Länder außerhalb der EU zeigt das System an, ob und welche Zollpapiere erforderlich sind. „Der Software-Modul führt den Benutzer sicher durch die einzelnen Schritte“, so Thomas Erbeldinger.
Ein weiteres Ziel war, die verschiedenen Spediteure in die Prozesse mit einzubinden. „Wir haben untersucht, bei welchen Paketdienstleistern es sich rechnet, sie per Routecode an unsere SAP-Lösung anzubinden“, erzählt der Versand-Manager. Mit diesem Code lassen sich Tracking-Informationen hinterlegen, über die der Kunde nachvollziehen kann, wo sich das Paket gegenwärtig befindet.
Schließlich wurden die beiden Paketdienstleister UPS und DPD über einen Routecode an SAP angebunden. So ließen sich die Frachtraten im Paketdienstbereich reduzieren. Telefonische Nachfragen über den Status der Lieferungen gehören dank der Tracking-Informationen der Vergangenheit an. Für Speditionen, die ohne Routecode integriert wurden, wird auf das Label eine codierte Referenznummer gedruckt. Diese wird bei den Speditionen gescannt und ermöglicht, den Status der Sendung abzufragen. Auf diese Weise wurde das Tracking der Sendungen für alle Speditionen lückenlos abgebildet.
Weitere 48 Speditionen wurden parallel über einen standardisierten Prozess im System abgebildet. Dafür mussten die Etikettenvariablen der Speditionen den in SAP hinterlegten Variablen zugeordnet werden. Dabei sind auch die umfangreichen Anforderungen der Speditionen in die Programmierung der Labels und Schnittstellen eingeflossen. Um alle 50 Dienstleister in das SAP-System einzubinden, wurden Steuerungsvariablen definiert. Zusätzlich programmierten die Experten von Viastore Freitext-, Auswahl- und Textfelder. „Die Schwierigkeit bestand darin, mit den zur Verfügung stehenden Feldern die unterschiedlichen Servicearten, Frachtzahlungskonditionen und Zusatzleistungen aller 50 Dienstleister unter einen Hut zu bekommen“, erläutert Erbeldinger. „Wir haben es am Ende geschafft, 98 Prozent aller Auslieferungsszenarien in SAP abzubilden“, zeigt sich Thomas Erbeldinger von der Software-Lösung überzeugt.
Durch die ganzheitliche Abwicklung der Versandprozesse in SAP wurde die Transparenz entlang der Prozesskette deutlich erhöht. Anfragen von Kunden oder Monteuren der Firma Lang zum Status der Lieferung lassen sich somit detailliert beantworten. Die automatische Erstellung aller Versand-Unterlagen reduzierte die Zahl der fehlerhaften Sendungen.
Auch die angebundenen Spediteure profitieren von der Restrukturierung: Die Paketdienstleister, die mit einem Routecode versehen wurden, erhalten jetzt alle erforderlichen Daten zur Lieferung per EDI-Schnittstelle. Bei den Speditionen wurde der klassische Frachtbrief durch E-Mail abgelöst. „Damit wird der Informationsfluss vom Warenfluss entkoppelt“, erklärt Erbeldinger. „Die Informationen erreichen den Disponenten des Dienstleisters mit einem deutlichen Zeitvorsprung.“ So kann die Ware beim Spediteur sofort überprüft werden, wenn der Fahrer sie ablädt.
Wichtig für den Versand-Manager sind auch die Auswertungsmöglichkeiten, die mit dem neuen SAP-System realisiert wurden. So kann eine Abfrage nach Sendungsstruktur und -volumen zum Beispiel für zukünftige Frachtverhandlungen genutzt werden. Auch finanziell rechnet sich die Optimierung der Versand- und Packprozesse. „Alles in allem konnten wir die Kosten um 12 Prozent reduzieren“, freut sich Erbeldinger.
Tracking-Informationen unterstützen den Kunden
Mehr Transparenz entlang der Prozesskette

Kosteneffizienz
Wenn Versandpapiere per Hand erstellt werden, wenn ein abgestempelter Lieferschein den Vertrieb darüber informiert, dass die Ware das Haus verlassen hat – dann ist es mit der Kosteneffizienz nicht weit her. In vielen Betrieben sind aber solche Abläufe tägliche Praxis trotz installiertem SAP-System. Die Kosteneffizenz beginnt dann, wenn mit einer softwaretechnischen Erweiterung manuelle Abläufe und externe Dienstleister in das SAP-System angebunden werden.
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