Längst nicht alle per E-Mail erhaltenen Informationen und Dokumente werden sofort und zentral abgespeichert. Oft liegen wichtige Protokolle oder auch Produktdaten lange lokal. Abhilfe schafft eine zentrale Archivierungslösung. Damit stehen die Inhalte unternehmensweit allen Zugriffsberechtigten zur Verfügung.
Heike Schlappa ist Marketing Managerin der COI GmbH in Herzogenaurach
Das Microsoft-Programm Outlook meldet, dass die maximale Größe des Postfachs überschritten wurde und Mails gelöscht oder verschoben werden müssen. Spätestens jetzt wird die Problematik der E-Mail-Archivierung für jedermann greifbar. Ob im Mittelstand oder in Großunternehmen: Die E-Mail-Flut verschont niemanden. Der Anteil unternehmenskritischer Vorgänge, die nur aus elektronischer Post zu rekonstruieren sind, steigt heute in jedem Unternehmen stetig.
Wichtige Entscheidungen, Protokolle, Aktennotizen oder auch Produktdaten werden heute per E-Mail zwischen Unternehmen versandt. Wer speichert all diese Informationen immer gleich aktuell und zentral ab, damit sie allen beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung stehen? Viele dieser essenziellen Informationen liegen oft lange lokal und sind somit nicht verfügbar. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, werden die Daten zwar gesichert, aber sie werden nicht weiter genutzt. Um Prozesse durchgängig nachvollziehbar zu machen, ist eine gewisse Kontinuität unausweichlich. Ein zentrales Archivsystem für E-Mails kann dieses Problem beheben.
Zentral archivieren auch rechtlich immer wichtiger
Bei der COI-Archivierungslösung für Microsoft Exchange wurde besonders auf den Komfort für den Benutzer geachtet. Archiviert werden kann sowohl einzeln per Mausklick als auch automatisch ab einer bestimmten Größe oder zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dabei können Mail-Body oder Attachment gespeichert werden oder auch die komplette Nachricht inklusive Anhang.
In Outlook, der Schaltzentrale für E-Mails, Kontakte und Termine, verbleibt nach der Archivierung nur noch eine Referenz, die durch ein kleines Symbol als solche gekennzeichnet ist. Wird eine solche Mail angewählt, stellt das System diese Mail und das Attachment in der gewohnten Ansicht in Outlook dar.
Hinzu kommt: Da E-Mails mittlerweile vor Gericht Beweiskraft besitzen, hat die zentrale Archivierung der elektronischen Post auch rechtlich in großem Maße an Bedeutung gewonnen. Das Programm COI-Business Archive for MS Exchange bietet dazu die nötige Voraussetzung für hohe Sicherheit und Kontrolle. Mit den umfangreichen Retrieval-Funktionalitäten können Inhalte nach verschiedenen Parametern im Archiv gefunden werden. Eine mühsame Suche in einzelnen Outlook-Mailboxen erübrigt sich.
Die Inhalte aus der elektronischen Kommunikation stehen langfristig unternehmensweit allen Mitarbeitern zur Verfügung, denen das Rollen- und Rechtkonzept des Systems den Zugriff erlaubt.
Damit Anwender sicher bedienen
Die Technische Dokumentation ist für alle Unternehmen zu einem wichtigen Bestandteil im Produktlebenszyklus geworden. Fehlerhafte oder fehlende Technische Dokumentationen, die zu einer fehlerhaften Bedienung führen, können zu hohen Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüchen führen.
Die Komplexität von Produkten fordert eine individuelle und umfangreiche Dokumentation. Diese gesetzlich vorgeschriebenen Anleitungen können leicht den Umfang eines Kataloges erreichen. Schadensersatzrisiko, Haftung, Gerätesicherheit, Normen und Richtlinien steigern zusätzlich die Anforderungen.
Die COI GmbH bietet Unternehmen hier eine einfache und kostengünstige Lösung: den COI-Business-Publisher. Neu in der Version 2.1 ist die Integration des Standard-Editors Adobe Frame-Maker für das Verwalten von Büchern sowie die Anmerkungs- und Markierungsfunktion aus dem Dokumentenmanagementsystem COI-Business-Flow. Außerdem umfasst das Programm die Dokumentationserstellung auf der Basis von Microsoft Word.
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