Der Mittelstand hinkt beim elektronischen Einkauf hinterher, melden Experten der Consulting-Agentur Deloitte. Eine Studie gibt Unternehmen Tipps für die Einführung und umreißt die Möglichkeiten.
Peter Becker ist Journalist in Berlin
Kostensenkungen lassen sich im elektronischen Einkauf nicht nur dadurch erzielen, dass mit der Hilfe von Computer und Netz der Aufwand für die Beschaffung geringer wird und schneller erledigt werden kann. „Weit höhere Einsparungen lassen sich bei den Materialeinstandspreisen erreichen“, heißt es in einer Studie der Münchner Unternehmensberatung Deloitte Consulting mit dem Titel „E-Procurement – von der Vision zur Wirklichkeit“.
Dass aber mit dem Einkauf auch günstigere Preise tatsächlich erzielt werden, ist kein Automatismus, der sich schon mit dem Kauf der entsprechenden Soft- und Hardware einstellt. Dazu muss das Vorhaben geplant werden, und – vor allem – müssen „alle Hebel des strategischen Beschaffungsmanagements“ eingesetzt werden, heißt es weiter. Gemeint ist damit, dass es zum Beispiel sinnvoll sein kann, parallel elektronische Ausschreibungen und virtuelle Auktionen sowie Katalog-Management-Systeme und elektronische Marktplätze einzusetzen – je nach der Art der Beschaffung.
Knapp 1500 Entscheidungsträger aus großen und mittleren Industrieunternehmen hatten für die Studie einen Fragebogen zu ihren Erfahrungen mit dem elektronischen Einkauf bekommen oder waren persönlich befragt worden. Die Rücklaufquote von 8 % interpretieren die Berater als Indiz dafür, dass das Thema die Firmen umtreibt. Immerhin gaben 90 % an, dass sie mit E-Procurement Kosten senken konnten, und dies vor allem dadurch, dass sie ihre Beschaffungsstrategien optimierten (siehe Nachgefragt).
Fast die Hälfte der Unternehmen meinte, dass sich ihre interne Abwicklung des Einkaufs, die sogenannten operativen Beschaffungsprozesse, signifikant verbessert hätten. Mit Katalog-Management-Systemen seien Einsparungen bei Zeitaufwand und Kosten von durchschnittlich 30 % erzielt worden, beispielsweise durch eine reduzierte Stammdatenpflege. Damit wiederum wurden Kapazitäten im Einkauf frei, und die Unternehmensabteilung konnte neu ausgerichtet werden.
Von höchster Wichtigkeit für die Einführung von E-Procurement seien eine detaillierte Planung und ein umfassendes Konzept, heißt es in der Studie weiter. Damit wollen die Berater auf häufige Stolpersteine hinweisen: So übersieht die Betriebsleitung allzu leicht Akzeptanzprobleme sowohl bei den Beschäftigten im Einkauf als auch Widerstände auf der Seite der Lieferanten.
Die Studie empfiehlt deshalb, Arbeitsgruppen einzurichten und alle Beteiligten konsequent zu informieren: „Machen Sie aus Ihrem Projekt das Projekt Ihrer Mitarbeiter.“ Wenn umgekehrt die Lieferantenseite dem Zuwachs an Markttransparenz und Konkurrenz mit Missfallen gegenüberstehen würde, sollte der Betrieb gegebenenfalls bereits im Vorfeld seine Lieferantenbeziehungen überprüfen und sich auf die Suche nach neuen Partnern machen, schreiben die Berater.
Informierte Mitarbeiter sind motivierter
Genutzt werden könne die Einführung von E-Procurement aber nicht nur zur Kostensenkung. Sie könne auch der Firmenleitung einen besseren Überblick über das eigene Unternehmen verschaffen, etwa wenn gleichzeitig ein Management-Informationssystem installiert würde, welches die Beschaffungsvorgänge transparent mache. „Dazu müssen schon in der Konzipierung sinnvolle Strukturen für Lieferanten-, Warengruppen-, Artikel-, Kostenstellen- und Mitarbeiterdaten definiert werden“, heißt es in der Untersuchung.
Unsere Webinar-Empfehlung
Teilen:
