Ein Echtstart nach der Big-Bang-Methode

Von unserem Redaktionsmitglied Uwe Böttger uwe.boettger@konradin.de

Anfang 2000 fiel bei der Ephy-Mess GmbH die Entscheidung, sich nach einer neuen Unternehmens-IT umzusehen. Das alte System war an seine Leistungsgrenze gestoßen und konnte mit der rasanten Expansion des Unternehmens nicht mehr Schritt halten. Von Anfang an waren die Mitarbeiter des Messtechnik-Herstellers aus dem hessischen Hofheim-Wallau in die Auswahlphase einbezogen. Sie erstellten gemeinsam mit dem Projektmanager und der Geschäftsführung ein Anforderungsprofil für die Hard- und Software. Zudem entwarfen sie eine Checkliste mit K.o.-Kriterien, mit der die zukünftige Unternehmens-IT schneller beurteilt werden sollte. Auch der Zeitplan für die Umstellung stand bereits fest. Als Termin für den Echtstart wurde der 2. Januar 2002 festgelegt.

Projektmanager Gerhard Herdt erinnert sich: „Auf der Cebit 2001 hatten wir uns viel vorgenommen. Am Vorabend suchten wir 22 ERP-Anbieter aus dem Katalog heraus. Auf der Messe wollten wir dann den für uns geeigneten ausfindig machen.“ Am Ende blieben Bäurer, Orgaplan, Mesonic, Abas und Midas übrig. Alle wurden zu Systempräsentationen nach Hofheim-Wallau eingeladen. „Die Akzeptanz unserer Mitarbeiter für das neue System war uns immens wichtig“, versichert Herdt. „Daher waren alle bereits bei den Präsentationen dabei. Jeder konnte Fragen zu seinem Arbeitsbereich stellen.“

Danach wurden die Systeme anhand einer einheitlichen Checkliste bewertet. Die größte Zustimmung erhielt die Abas-Business-Software. Für das System sprach auch die integrierte Finanzbuchhaltung mit termingeführtem Disposystem und der Möglichkeit, laufende Betriebsaufträge im System zu manipulieren.

Den Ausschlag gaben zufriedene Anwender der Abas-Business-Software. „In der Entscheidungsphase wurden wir zu einem Kundentag eingeladen“, so Herdt. „Der Tag war für uns sehr aufschlussreich.“ In dem Workshop bestätigte sich für Ephy-Mess der bereits gewonnene Eindruck. „Das Programm erschien uns modern und anpassungsfähig“, versichert der Projektleiter. Noch interessanter waren für Herdt die Gespräche mit den Anwendern. Das Echo war durchweg positiv: „Wir konnten Fachgespräche mit den Software-Entwicklern und dem Vorstand von Abas führen. Die Unternehmensphilosophie von Abas ist ähnlich wie unsere eigene. Kundenzufriedenheit, Produktqualität und Kontinuität stehen im Fokus.“

Während der Installationsphase orientierte sich der Messtechnik-Hersteller am Projekt-Management von Abas. Hierbei wird das Programm nahezu in der Standardversion eingeführt, was Zeit und Kosten spart. Die Key-User-Schulung fand in Karlsruhe statt. „Wir haben das Einführungskonzept auf die Spitze getrieben und bereits vor dem Echtstart ein eigenes Netzwerk im Haus aufgebaut“, so Herdt.

Alle Mitarbeiter, die künftig mit Abas-ERP arbeiten sollten, haben ihre Daten im alten und neuen System eingegeben. Dies war in der Einführungsphase eine nicht unerhebliche Mehrbelastung. Doch der Aufwand hat sich gelohnt. Auf diese Weise war sichergestellt, dass jeder verstand, worüber der andere sprach. Bis auf den Versandauftrag wurden in der Einführungsphase keine Anpassungen an der Software vorgenommen. Schließlich wurden die Daten über Excel komplett in das neue System übernommen. Ende 2001 pflegten die Mitarbeiter die Jahresanfangsbestände manuell ein. Der Echtstart erfolgte nach Plan am 2. Januar 2002 mit der so genannten Big-Bang-Methode: Das alte System wurde abgeschaltet und die Abas-Business-Software übernahm die Unternehmensprozesse bei Ephy-Mess. Für Gerhard Herdt war das ein großer Tag: „Die Auftragseröffnung lief, die Bestellungen konnten getätigt werden, die Warenbuchungen funktionierten. Auch die Betriebsaufträge und der Warenversand liefen einwandfrei. Wir hatten unsere definierten Ziele erreicht.“

Nach der geglückten Einführung ist bei Ephy-Mess das Projekt keineswegs abgeschlossen. Jetzt gilt es, mit Hilfe von Abas-ERP den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen voranzutreiben. Als erstes haben sich die Hofheim-Wallauer eine Versandliste erstellt. Über Informationssysteme, die in die Software integriert sind, lassen sich jetzt fertige Versandaufträge abrufen. Auf diese Weise ist der Status einer Bestellung jederzeit verfügbar. Für Angebote oder Projekte wurde eine Wiedervorlage in Form eines Infosystems erstellt. Heldt: „Wir brauchen heute nur noch ein Drittel der Zeit für das Nachfassen der Angebote.“

Ephy-Mess hat mittlerweile auch ein Qualitätsmanagement-System mit Abas-ERP realisiert. Darin enthalten sind eine Prüfmittelüberwachung und Reklamationsbearbeitung, eine Lieferanten- und Kundenbewertung, Kennzahlen zur Leistungsfähigkeit sowie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Auch eine Schulungsplanung und -bewertung, eine Urlaubsplanung mit Übersicht sowie eine Projektbearbeitung sind jetzt per Mausklick verfügbar. In Zukunft soll die Organisation kontinuierlich verbessert werden. Alle Abteilungen werden in den IT-gestützten Auftragsabwicklungsprozess eingebunden. Auch die Messwert-Dokumentation im Prüflabor und ein Vertriebsinformationssystem sollen zeitnah durch das ERP-System unterstützt werden. Um die eigene Service-Qualität zu steigern, soll das integrierte E-Business-Tool zum Einsatz kommen.

Eine zeitnahe Materialdisposition und Auftragsbearbeitung, der direkte Zugriff auf Daten, die gestiegene Transparenz bei den Durchläufen und die Möglichkeit, Workflows jetzt mit der ERP-Software zwangsgeführt abzubilden – all dies führte zu einer deutlich besseren Effizienz der Mitarbeiter im Unternehmen. „Die Investition hat sich bereits nach einem Jahr mehr als amortisiert“, freut sich Projektmanager Herdt. Mit dem alten System war die Disposition nicht terminbezogen möglich. Heute wird dieser Vorgang in rund der Hälfte der Zeit erledigt. Lag der Umsatz pro Mitarbeiter in der Auftragsabwicklung im Jahr 2001 bei 1,3 Mio. Euro, soll er sich im laufenden Jahr mit 2,5 Mio. Euro nahezu verdoppeln.

Die Produktivitäts-Steigerung zeigt sich auch in anderen Bereichen. So werden Betriebsaufträge mit der zugehörigen Dokumentation in rund einem Drittel der Zeit erstellt. Gleiches gilt für die Bearbeitung von Reklamationen inklusive Verfolgung. Und Änderungen im Qualitätsmanagement-System benötigen durch die Einbindung in Abas-ERP nur noch 10 % der ursprünglichen Zeit. Am deutlichsten wird der Zeitgewinn beim Ermitteln von Kennzahlen. Je nach Vorgang dauerte dies früher bis zu mehreren Tagen, heute reichen dafür zwei Minuten.

Gerhard Herdt kann heute eine positive Bilanz ziehen: „Mit Hilfe des neuen ERP-Systems konnten wir Servicegrad, Liefertreue und Qualität deutlich verbessern. Gleichzeitig hat sich der Umsatz bei gleicher Personalstärke verdoppelt.“

Servicegrad und Liefertreue konnten verbessert werden

Die Ephy-Mess GmbH mit Sitz im hessischen Hofheim-Wallau fertigt Temperatursensoren, welche die Antriebe von Schienenfahrzeugen überwachen. Hohe Flexibilität, permanentes Qualitätsdenken, Kundenorientierung sowie intensive Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten zeichnen das Unternehmen aus. 50 Mitarbeiter erwirtschafteten im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von 5,4 Mio. Euro. Bei dem Messtechnik-Hersteller wurden ein Linux-Server und 25 Arbeitsstationen eingerichtet. Das Software-Paket Abas-ERP läuft unter dem Betriebssystem Windows.

Die integrierte Abas-Business-Software ist eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung für den Mittelstand. Mittlerweile haben sich rund 1500 Kunden für das Produkt entschieden. Zu den Anwendern zählen Unternehmen aus verschiedenen Branchen von 10 bis über 1000 Mitarbeiter. Die flexible ERP-Lösung optimiert die Geschäftsprozesse im Unternehmen. Optional lassen sich Web- und E-Business-Anwendungen implementieren. Der modulare Programm-Aufbau ermöglicht kurze Einführungszeiten und eine reibungslose Integration in die Firmenstruktur. Mit geringem Aufwand lassen sich spezifische Anforderungen in Abas-ERP integrieren. Neue Funktionen und Technologien fließen in den Software-Standard mit ein. Die Anwender bleiben so stets auf dem neuesten Stand. Das System läuft unter Linux, Unix und Windows. Seit 1995 unterstützt Abas das Open-Source-Betriebssystem auf der Serverseite. Rund 80 % der Installationen basieren auf Linux.