Was tun, wenn ein Kunde die erbrachte Produkt- oder Dienstleistung nicht bezahlt? Für kleinere Betriebe steht bei Außenständen schnell die Existenz auf dem Spiel. Permanente Rechnungskontrollen verhindern die Katastrophe.
Reinhard Hahn ist Rechtsanwalt in Alsbach-Hähnlein
Beim Buchhalter stapeln sich die unbezahlten Rechnungen. Die Zahlungsmoral des Kunden ist mies, die Ausreden sind es noch mehr. Die einen wollen bezahlen, können es aber nicht, und die anderen könnten, lassen es aber darauf ankommen. Für Unternehmen ist dies eine alarmierende Entwicklung, weil sich der Teufelskreis der Zahlungsunfähigkeit schnell unverschuldet gegen einen selbst richten kann. Aus Gläubigern werden Schuldner, die wiederum andere vertrösten und so weiter.
Um nicht in diesen Teufelskreis zu gelangen, ist es für die Rechnungsstelle wichtig, auf eindeutige und versteckte Hinweise bei schleppender Zahlungsmoral der Kunden zu achten. Experten empfehlen sogar, Sicherungsroutinen in die Rechnungskontrollen einzubauen, um ausstehende Zahlungen zu erkennen. Bleibt als letztes Mittel nur die Klage oder das gerichtliche Mahnverfahren. Dazu muss der Schuldner erst einmal in Zahlungsverzug geraten. Es muss ihm erst einmal eine Zahlungsaufforderung – sprich eine Rechnung – zugegangen sein. Schon in dieser Rechnung sollte ein konkret benanntes, kalendermäßiges Zahlungsziel vorgegeben sein. Als Beispiel kann die Aufforderung den Satz „Ihre Zahlung erwarten wir bis spätestens 15.07.2000“ beinhalten.
Lässt der Schuldner diese Frist ohne Zahlung verstreichen, muss die Buchhaltung ihm zeitgerecht, das heißt, 14 Tage nach Fristablauf, die erste höfliche Mahnung schicken. Zahlt der Schuldner weiterhin nicht, kann eine zweite deutliche und unmissverständliche Mahnung folgen. Der Hinweis auf die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens ist jetzt angezeigt. Nun können zusätzlich 4 % (dies ist der Mindestzinssatz; unter Kaufleuten beträgt er sogar 6 %, § 352 HGB) und die Mahnkosten (beispielsweise die Kosten des Einschreibebriefs) aufgeschlagen werden. Höhere Zinsen sind dann möglich, wenn das Unternehmen selbst Überziehungszinsen für das Konto zu bezahlen hat oder mit Bankkredit arbeitet. Maßgeblich ist dann der dort gezahlte Zinssatz.
An das Mahnschreiben sind wenige formelle Anforderungen gestellt. Die Mahnung muss bestimmt und eindeutig sein und erkennen lassen, dass ein weiterer Verzug Konsequenzen hat: „Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger zweifelsfrei zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt“, so hat es der Bundesgerichtshof (Az.: X ZR 70/96) formuliert.
Damit der Schuldner nicht behaupten kann, er habe die Mahnung nicht erhalten, sollte ein Mahnschreiben per Übergabe-Einschreiben mit Rückschein oder per Fax verschickt werden. Auf der sicheren Seite ist der Gläubiger aber nur mit dem Einschreibebrief. Das Faxprotokoll belegt nur, dass das Schriftstück versandt worden ist, nicht aber, dass es dem Empfänger auch ordnungsgemäß zugegangen ist.
Ignoriert der Schuldner sämtliche Mahnungen oder sind seine Einwände unbegründet, kann das Unternehmen beim örtlich zuständigen Amtsgericht einen Mahnbescheid beantragen, dem sich später der Vollstreckungsbescheid anschließt. Damit wird als letzte Konsequenz der Gerichtsvollzieher mit der Zwangsvollstreckung beauftragt. In einigen Bundesländern gibt es dafür sogar zentrale Mahngerichte. Ein Rechtsanwalt muss für ein solches Verfahren zwar nicht eingeschaltet werden, ist aber aufgrund der vielfältigen Formvorschriften zweckmäßig. Erhebt der Schuldner gegen den Mahnbescheid Widerspruch, muss jetzt die Forderung in Form einer Klageschrift schriftlich begründet werden. Zuständig ist bei Vorfällen bis zu einem Streitwert von 10 000 DM das Amtsgericht, sonst das Landgericht.
Warnhinweise
Schleppende Zahlungsmoral (Tipp: auch bei den altbekannten Stammkunden ernst nehmen!)
Bei Scheckrückgaben, das heißt wenn ein Scheck nicht eingelöst werden kann, sollten alle Alarmglocken klingen.
Zahlung durch Wechsel sind oft der letzte Rettungsanker.
Angebot auf Ratenzahlung, obwohl dies im gegebenen Fall unüblich ist.
Gehäufte Reklamationen bei Kleinigkeiten.
Vorbeugung
Schnelle Rechnungserstellung
Eine prompte Zahlung durch branchenübliches gestaffeltes Skonto belohnen
Immer konkrete Zahlungsterminesetzen
Überweisungsträger vorbereiten und mit der Rechnung mitschicken
Vorkasse und Abschlagszahlungen vereinbaren
Lastschriftverfahren vereinbaren
Forderung durch Eigentumsvorbehalt auf die gelieferte Ware absichern
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