Mit dem ERP-Katalogsystem der Ebootis AG konnte die Schloss- und Werkzeugfabrik Andreas Maier die Kosten und den Zeitbedarf für die interne Katalogerstellung senken. Eine effiziente Datenhaltung verringert zudem das Fehlerrisiko.
Spannen, schrauben, schließen – diese Begriffe bringen das Produktspektrum der Fellbacher Andreas Maier GmbH & Co. KG (AMF) auf den Punkt. Mit fünf Produktbereichen rund um die Spanntechnik, industriellen Schraubwerkzeugen sowie Schlösser für Türen und Tore zählt das Unternehmen weltweit zu den Marktführern. Das Sortiment umfasst 880 Produktgruppen mit rund 5000 Artikeln. In der Vergangenheit dauerte bei AMF die Herstellung von Produktkatalogen rund drei Monate. Die Mitarbeiter waren damit beschäftigt, Neuerungen zu sammeln, zu organisieren und zu prüfen.
„Früher haben wir Neuheiten und Änderungen, die hauptsächlich aus der Konstruktion kamen, manuell in Manuskripte eingearbeitet“, skizziert Corinna Stohrer das ehemalige Vorgehen bei der Katalogerstellung. „Da haben sich jede Menge Unterlagen mit technischen Daten, neuen Tabellen, Bildern, Grafiken und Beschreibungen angehäuft. Die mussten gesammelt, geprüft und an die Druckvorstufenbetriebe weitergeleitet werden“, ergänzt Stohrer, die bei AMF für die Werbung zuständig ist.
Verteilte Datenhaltung bei Produktmanagern, die unübersichtliche Zahl an Manuskripten sowie die medienabhängige Aufbereitung führten dazu, dass die Geschäftsleitung ein Projekt initiierte. Das Ziel war, eine interne medienneutrale Datenbank zu schaffen. Sie sollte ermöglichen, Kataloge effizient im Haus zu produzieren. Funktional sollte das Katalogmanagement-System rund 5000 Artikel verwalten und mindestens 14 Sprachen darstellen können. Als Basis für den neuen E-Shop musste das vorhandene Warenwirtschaftssystem an die neue Lösung angebunden werden. Alte Datenbestände musste die Lösung übernehmen können. Natürlich waren auch Schnittstellen zu den Layoutprogrammen QuarkXPress und Indesign notwendig.
Die Anforderungen wurden verschiedenen Anbietern zur Verfügung gestellt und die Wettbewerber präsentierten ihre Lösungen vor Ort in Fellbach. Dabei kristallisierte sich das Katalogsystem der Ebootis AG aus Essen als die geeignete Lösung heraus. „Entscheidend war, das dass Katalogsystem tauglich für das E-Business ist“, räumt Stohrer ein.
AMF kann mit dem System Artikel sowie Produkt- und Warengruppen frei definieren, miteinander kombinieren und an beliebiger Stelle im Katalog positionieren. Zu jedem Artikel und jeder Produktgruppe lassen sich multimediale Daten hinterlegen, die dann im Katalog oder im Online-Shop visualisiert werden. Die Fellbacher können darüber hinaus beliebig viele unterschiedliche Kataloge anlegen und verwalten. „Das war uns vor dem Hintergrund von sieben Hauptkatalogen und Exportkatalogen in verschiedenen Sprachen besonders wichtig“, so Corinna Stohrer.
Das Katalogsystem wurde phasenweise eingeführt. Im ersten Schritt ging der E-Shop online, danach wurden die Print-Kataloge in Angriff genommen. Zunächst galt es, den alten Datenbestand aufzubereiten und in das neue System einzuspeisen. Für den E-Shop wurden Navigation, Ebenen, Struktur und Design angelegt. Danach richteten die Software-Spezialisten aus Essen den Login-, Bestell- und Auftragsablauf im Shop ein.
Mit Blick auf die zu erstellenden Print-Kataloge wurden existierende Kataloge gesichtet, Tabellentemplates und SQL-Scripts erstellt sowie Musterseiten entworfen. „Die große Zahl an Artikel und Produktgruppen, Produktbilder, Skizzen, Schaltzeichen und Logos war eine Herausforderung, da wir möglichst mit nur einem Script alle Produktkataloge abdecken wollten“, erzählt Corinna Stohrer. „Schließlich gingen wir in Einklang mit dem Zeitplan mit unserem E-Shop online, um danach die Print-Kataloge zu realisieren.“ Heute hat AMF rund 3600 Bilddateien für den Online-Shop, ungefähr 1200 Bilddateien für Print und rund 10000 Textdateien in nahezu allen europäischen Landessprachen.
Die deutschen Print-Hauptkataloge werden einmal jährlich erstellt, Exportkataloge produziert AMF grundsätzlich nach Bedarf. Wird ein neuer Katalog benötigt, so weist ihm Corinna Stohrer mit wenigen Mausklicks die gewünschte Produktgruppenstruktur zu und generiert eine erste Testversion. Über das SQL-Script werden die Seiten aufgebaut, Layoutobjekte platziert, Datenbankinhalte eingelesen sowie Bild- und Textobjekte abgefragt und vom System automatisch eingearbeitet. Im zweiten Schritt erfolgt die Feinarbeit. Hier werden zum Beispiel korrekte Seitenumbrüche und Unterscripts im Katalogmanager zugewiesen. Jörg Holzwarth, IT-Verantwortlicher bei AMF, ergänzt: „Was früher im Rahmen der Druckvorbereitung von externen Dienstleistern übernommen wurde, können wir heute selbst leisten. Das spart Zeit und ermöglicht uns zudem eine bessere Prozesskontrolle.“
Ingo Deutschmann Fachjournalist in Dachau
Schnittstellen zu den Layoutprogrammen
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