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Einmal erzeugen und mehrfach verwenden

Neues Redaktionssystem ist passgenau abgestimmt
Einmal erzeugen und mehrfach verwenden

Das technische Redaktionssystem Innoedit Hybrix ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre Dokumentationen und Betriebsanleitungen zu geringeren Kosten aufbauen und weltweit nutzen lassen.

Von unserem Redaktionsmitglied Werner Möller ia-redaktion@t-online.de

Maschinen aus Deutschland werden in alle Welt exportiert. Das gilt für Dosieranlagen der Rampf Dosiertechnik GmbH & Co KG oder Papiermaschinen von Voith Paper in Heidenheim genauso wie auch für das Baumaschinenwerk der Liebherr GmbH im österreichischen Nenzing. Fast jede Maschine ist ein Unikat und auf dem neuesten Stand der Technik. Und genau hier wird das Thema Betriebsanleitung und Dokumentation brisant. Wenn Aktualität, Qualität und Kosten stimmen sollen, dann kommen die Anwender an einem intelligenten Redaktionssystem nicht vorbei. Genau an diesem Gegensatz von Kostendruck und Variantenreichtum setzt das Redaktionssystem Hybrix an.
Mit der Software des Erlangener Siemens-Bereichs I & S können Maschinenbauer einen weltweiten Standard für Betriebsanleitungen schaffen. Folgende Punkte sind für die Exporteure interessant:
  • Weltweiter Zugriff auf den Inhalt, unabhängig von vorhandenen Hostsystemen,
  • Trennung von Inhalt, Darstellung und Sicherung in XML,
  • eine einheitliche Software-Plattform für alle Darstellungen in Papier, CD, DVD und Internet,
  • Datenaustausch zwischen Katalog und Betriebsanleitung,
  • feingegliederte Bausteine zum Mehrfachnutzen wie wieder verwendbare Sicherheitshinweise oder schon übersetzte Textblöcke und
  • Bereitstellen der Inhalte für Konstrukteur, Monteur und Kunden.
Fast in allen Unternehmen mit einer heterogenen Infrastruktur existieren unterschiedliche Systeme für das Erstellen von Betriebsanleitungen. Dazu gesellen sich eigene Benutzerverwaltungen und teilweise redundante Datenbanken, die parallel geführt werden und bisher untereinander keine Informationen austauschten. „Hier erstellen wir unseren Kunden ein Grobkonzept inklusive einer Kalkulation“, sagt Siemens-Vertriebsleiter Werner Köhler.
Das Vorhaben umfasst das Einbinden von immer mehr Anwendungen genauso wie die schrittweise Einführung des Systems in Landesgesellschaften rund um den Globus. „Basierend auf einem vorhandenen Office-Textverarbeitungssystem installieren wir das technische Redaktionssystem Innoedit auf der Basis von Hybrix”, unterstreicht Werner Köhler den Ansatz. Die vorhandene Dokumentation wird stark gegliedert und mit einer Klassifikationsstruktur in Innoedit integriert. Das macht sowohl eine schnelle Recherche, als auch ein werks- und produktübergreifendes Wiederverwenden aller Dateien nach dem Single Source Prinzip möglich.
Zusätzlich kann eine weitgehend automatisierte und durchgängige Dokumentationslogistik aufgebaut werden, von der Produktbestellung bis hin zur fertigen Betriebsanleitung im HTML-Format. So lassen sich bereits bei der Auftragseröffnung große Teile der Anlagendokumentation automatisch erstellen”, weiß der Siemens-Experte zu berichten. Die Wiederverwendung reduziert die Kosten für das Übersetzen in Fremdsprachen.
Das Arbeiten an den Texten erfolgt in sehr feinen Abschnitten. Sicherheitshinweise oder Teilübersetzungen lassen sich so einfach wiederverwenden. Weiterhin wird jeder Textbaustein durch sogenannte Metadaten ergänzt, die durch hinterlegte Tabellen das Zuordnen zu den einzelnen Maschinenteilen regelt.
Ratiopotenzial ergibt sich während des Konstruierens der Maschine. Obwohl es sich um Unikate handelt, gibt es dennoch immer wiederkehrende Elemente, auf die dann der Redakteur zurückgreifen kann. „Auch für die Schulungsabteilungen oder Vertriebspräsentationen können unsere Kunden weitere Produktivitätsgewinne verbuchen“, behauptet Köhler. Mit Hybrix sind die Unternehmen auch schon auf das Internet vorbereitet oder können die Betriebsanleitung auf dem Monitor am Maschinen-PC lesen.

Das Potenzial
Geht man einmal von dem eigentlichen Erstellen des Inhalts einer Betriebsanleitung aus, dann gibt es zwischen dem alten und neuen System keine großen Unterschiede. Deutliche Vorteile zeichnen sich aber in der weiteren Arbeitskette ab. So kann der Redakteur in dem System viel schneller seinen Text wiederfinden und weiterverwenden. Auch bei der Zusammenstellung der Textteile ergibt sich hohes Ratiopotenzial, ebenso beim Übersetzer, der von unterschiedlichen Standorten aus das System mit Texten zentral versorgt.
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