Wer etwas auf sich hält unter den großen Unternehmen in Deutschland, der setzt auf ein elektronisches Portal für seine Beschäftigten. Mit wenigen Mausklicks viel Zeit und Kosten einzusparen, das überzeugt aber nicht nur die Großen, sondern immer mehr mittelständische Unternehmen.
Gabriele Müller ist Journalistin in Wuppertal
Engineering- und Technologiedienstleistungen sind ihr Metier: Die Mitarbeiter der Atena Engineering GmbH in München, eine Tochter der MTU Aero Engines, entwickeln sicherheitskritische elektronische und mechatronische Systeme. Sie sind mit der Konstruktion von Fahrzeugen, Motoren und Maschinen beschäftigt. Sie planen und betreuen Fertigungsabläufe oder testen und validieren Triebwerke.Die Ergebnisse ihrer Arbeit finden sich ebenso im Wassertank des BMW Clean Energy Car, wie in den Kabinentüren des Airbus A380 wieder.
Rund 500 Mitarbeiter beschäftigt Atena, aber die sind selten alle an ihrem angestammten Arbeitsplatz. Denn zum Unternehmen gehören nicht nur sechs Standorte in Deutschland und einer in Indien. Bei Projekten sind die Mitarbeiter oft für mehrere Monate im Kundenunternehmen und auf Reisen unterwegs. Dennoch sollen sie jederzeit erreichbar sein. Eigentlich im Zeitalter elektronischer Kommunikation kein Problem – eigentlich.
„Die Realität war anders“, sagt Marketing-manager Sven Meder. Oft konnten die Projektteams nicht oder nur verzögert erreicht werden, „manche Kollegen mussten wir umständlich anfaxen oder anschreiben“, erinnert er sich. Zu dem Auslöser „Erreichbarkeit“ kam der Wunsch, komplexe Inhalte besser und schneller visualisieren und transportieren zu können, als es via E-Mail möglich ist. Und schließlich sollte auch der Austausch der Teams untereinander reibungsloser werden. Die Lösung hieß: Portal, genauer P2 plus, ein Intranetmodul der Karlsruher AP AG. Es bündelt die verschiedenen, für die tägliche Arbeit wichtigen Anwendungen unter einer Oberfläche und stellt einen zentralen Einstiegspunkt ins Firmennetz dar.
Damit können die verschiedenen Standorte und die Außendienstmitarbeiter so eingebunden werden, wie gewünscht. Vor allem die Mobilität ist gesichert, denn für den Zugang sind lediglich ein Internetzugang und ein Browser nötig. Auf rund 50 000 Euro für die Software und Dienstleistungen schätzt Sven Meder die Investition – und macht eine nüchterne Rechnung auf: „Wir planen auf Dauer ein Wissensmanagement, für das wir hier die ersten Grundlagen gelegt haben.“
Bis dahin vereinfacht das Portal tägliche Abläufe im Unternehmen. Wer sich etwa morgens an seinem Arbeitsplatz – wo auch immer – einwählt, bekommt mit einem Klick die neuesten Firmennews und wichtigen Termine. Dazu kann er sich Linklisten mit oft besuchten Websites einrichten. Kalender, Schwarzes Brett, Bekanntmachungen, Seminarankündigung – alle wichtigen Informationen sind sofort abzurufen.
Besonders wichtig für Atena mit seinen verteilten Standorten und mobilen Mitarbeitern ist aber auch die ständig aktualisierte Telefonliste, die sich hier fast täglich ändert. Ansprechpartner erscheinen mit Funktion, Aufgabenbereich und Foto, damit mögliche Synergien entdeckt und umgesetzt werden können. Nebenher verbessert sich in einem Unternehmen, wo sich längst nicht alle Kollegen persönlich kennen, die Stimmung unter den Mitarbeitern. Wer Urlaubsanträge, Visitenkarten, Firmenfahrzeuge oder Bürotechnik ordern möchte, kann das mit wenigen Klicks papierlos tun. Und die Funktionalitäten lassen sich aus technischer Sicht beliebig erweitern.
Dass eher eine Beschränkung der Inhalte geplant ist, hat mit den Erfahrungen zu tun, die die Münchner gemacht haben: „Wir wollten am Anfang zu schnell zu viele Informationen unterbringen und hatten zuviel Statisches“, weiß Meder. Gefragt sind aber dynamische Inhalte, also Neuigkeiten mit konkretem Nutzwert für den Einzelnen.
So wie bei Atena sind Mitarbeiterportale auch bei anderen mittelständischen Unternehmen im Einsatz und weiter auf dem Vormarsch, hat eine Studie der Stuttgarter Abaxx Technology AG ergeben. Danach planen rund 60 % aller deutschen Unternehmen bis zum Ende dieses Jahres ein solches Portal einzuführen, um Mitarbeiter besser zu informieren, Geschäftsprozesse zu verbessern und zu beschleunigen. Erst 19 % der Großunternehmen über 1000 Beschäftigten haben es heute schon im Einsatz, dagegen laut Abaxx-Studie aber schon 67 % aller befragten Mittelständler.
Über alle Firmengrößen hinweg ist den Unternehmen das Bestreben nach integrierten Prozessen gemeinsam, heißt es in der Studie. In der Rangliste folgen bei den Befragten dann als Argumente „pro Portal“ die flexible Anpassung der Inhalte je nach Arbeitsplatz und Anforderung der Beschäftigten und die leichte und zielgerichtete Kontaktaufnahme.
Die Vorteile der elektronischen Tore liegen auf der Hand. Senken der Bearbeitungszeiten und der Kosten, höhere Flexibilität, integrierter Zugriff auf alle Funktionen, Verbesserung der Teamarbeit und geringerer Schulungsaufwand werden genannt. Auf der anderen Seite stehen hohe Investitionskosten. Und der Erfolg ist oft nur schwer in Zahlen messbar.
Was macht also ein Portal erfolgreich, was lässt es scheitern? „Vielen Firmen, die sich damit beschäftigen, fehlt die Vision.“ Thorsten Gurzki, Mitarbeiter des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart, warnt vor Euphorie. Als Mitherausgeber einer Studie zum Thema Unternehmensportale hat er Firmen mit mehr als 200 Beschäftigten aus den Branchen Elektrotechnik, Elektronik und EDV-Hersteller sowie Maschinenbauer befragt. Auch er kommt zu dem Ergebnis, dass die Zahl der Mitarbeiterportale deutlich zunehmen wird. Interessierten Firmen rät er zu einer gründlichen Planung. „Oft wird die Komplexität des Themas unterschätzt und es fehlen langfristige Strategien, wozu das Portal dienen und was damit erreicht werden soll“, weiß Gurzki. Welche Prozesse können vereinfacht werden, welche Anwendung verspricht den größten wirtschaftlichen Nutzen, was eignet sich als „Killerapplikation“, um die größtmögliche Akzeptanz unter den Beschäftigten zu erreichen? Das sind Fragen, die sich ein Unternehmen bei der Planung stellen sollte.
„Die Studie hat gezeigt, dass es Groupwaresysteme sind, von denen sich die Firmen durch ein Portal die größte Verbesserung erwarten“, erläutert Gurzki. E-Mail, Adress- und Kontaktverwaltung, Dateiaustausch, interne Diskussionsforen, Aufgabenlisten und Gruppenkalender sollen so effizienter, schneller und einfacher gemacht werden. Gleich danach rangiert der Zugriff auf Managementinformationen und Firmennachrichten, das Dokumenten- und das Wissensmanagement. Weiter unten auf der Werteskala der gewünschten Anwendungen stehen dagegen Auftragerfassung, Pflege von Produktdaten oder Zugriff auf Engineering-Tools.
„Natürlich ist es wichtig, gerade zu Beginn eine Anwendung zur Verfügung zu stellen, die eine große Akzeptanz bei den Mitarbeitern erfährt“, weiß Thorsten Gurzki aus Erfahrung. „Aber es ist genau so wichtig, fachliche Themen anzubieten, die den Arbeitsalltag bestimmen, sonst läuft das ganze Portal ins Leere.“
Starterpaket fürs Portal
Wenn die Frage beantwortet ist, ob ein Portal eingerichtet werden soll, fängt die Arbeit erst richtig an.
- Für wen soll was angeboten werden?
- Wer soll es wie und wann nutzen können?
- Und vor allem: Wie viel Technik ist nötig und wer ist der richtige Partner für die Umsetzung?
Interessenten werden mit Portalsoftware nahezu überschwemmt – der Markt der Anbieter von Komplett- bis Insellösungen ist groß und unübersichtlich. Deshalb hat sich das Fraunhofer-Institut für Arbeits- und Organisationswirtschaft Aufklärung und Beratung auf die Fahnen geschrieben.
Die „Portal Analyse und Design Methode“ (Padem) soll vor allzu häufig gemachten Fehlern bewahren. Und mit Padem Start gibt es nun eine Variante speziell für die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen. Unter die Lupe genommen werden für rund 5000 Euro Teilschritte wie:
- Definition der Businesszeile,
- Betrachtung der Organisationsstruktur,
- Einbindung bestehender Konzepte,
- Identifikation der Zeilegruppe,
- Soll-Prozesse und
- Konzeption der IT-Architektur.
Durch Workshops und Interviews wird für das Unternehmen ein individuelles Konzept erarbeitet. Damit soll eine „bedarfsgereche, neutrale und herstellerunabhängige Auswahl der Dienstleister für Realisierung, Betrieb und Software des Portals“ sichergestellt werden. Die Mitarbeiter des Fraunhofer-Instituts fungieren dabei als Projektbegleiter, nicht als Anbieter von Lösungen.
Intranet oder Portal?
- Firmenintranets sind etabliert als Methode, unternehmenseigene Infos an die Mitarbeiter weiterzugeben.
- Portale stellen eine Weiterentwicklung dar. Sie ermöglichen einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte und bedarfsgerecht aufbereitete Prozesse. Sie unterstützen die Abwicklung von Projekten und Datenaustausch zwischen heterogenen Anwendungen über eine Plattform. Damit bilden sie eine Schnittstelle zwischen dem Mitarbeiter und den Prozessen und Systemen, die für die tägliche Arbeit verwendet werden.
Unsere Webinar-Empfehlung
XR-Lösungen als sinnvolles Werkzeug im Service. Komplexität reduzieren und Wissen einfacher sowie verständlich zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, im richtigen Format ausspielen.
Teilen:
