Information nach Maß als wichtiges Instrument

Von unserem Redaktionsmitglied Dietmar Kieser – d.kieser@konradin.de

Quittiert ein Drucker unwiderruflich seinen Dienst, lohnt es sich, über die Neuanschaffung gründlich nachzudenken. Heute geht es weit mehr als um ein bloßes Ersatzgerät, das in gewohnter Manier Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen ausspuckt. Zunehmend ist der einheitlich gestaltete Druck-Ausstoß auch in mittelständischen Unternehmen Endpunkt ganzer Geschäftsprozesse. Kein Wunder, dass die Entscheidung über sinnvolles und effizientes Output Management oft Chefsache ist.

Hohen Stellenwert genießt das Thema, weil „die Information, die aus dem Betrieb hinaus fließt, ein wichtiges Wettbewerbsinstrument ist“, weiß Christian Rau. Für den General Manager Printing Systems (PSD) der IBM Deutschland GmbH, Stuttgart, ist das E-Business der Haupttreiber, der die Anforderungen an den Workflow erhöht habe. Wer sich von seinen Wettbewerbern abheben wolle, müsse Informationen auf den Kunden zuschneiden.

Für den Druck-Ausstoß heißt das, wichtige Geschäftsdokumente ohne Umweg über zeitraubende Zwischenstationen personalisiert und individualisiert zu generieren. Noch bilden Papier und Drucker den zentralen Output-Kanal. Doch andere Kommunikationskanäle holen auf: Immer öfter werden Dokumente in unterschiedlichen Formaten via Fax, E-Mail, PDF, Internet, XML oder SMS versandt. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und Zeit und Kosten einzusparen, muss das Output Management gezielt auf Unternehmensdaten zugreifen, wie sie etwa in ERP-Systemen vorgehalten werden.

Damit erfordert das Drucken „ein hohes Maß an Integration in die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens“, nennt Christian Rau die Voraussetzung – und schlägt den Bogen zu seinem Geschäftsbereich: Für IBM sei die IT-Infrastuktur eine wichtige Domäne. Da liegt es auf der Hand, die Integration von Druckprozessen zu forcieren. In erster Linie denken die IBM-Experten an ihre eigene Klientel. Allerdings sei man nicht nur auf die Stammkunden fokussiert, beschreibt Dr. Ralf Kleinsteuber die Zielrichtung, „das würde unseren Markt zu sehr einschränken“.

Der Manager, der im PSD-Bereich für Software und Services zuständig ist, kennt die DV-Versorgung in den Unternehmen. Viele hätten ihre IT integriert, also Anwendungen miteinander verknüpft. „Es fehlt jedoch das hintere Ende“, ortet Kleinsteuber Bedarf. Erst wenn diese Lücke im IT-Verbund geschlossen werde, „wird Output Management zu einer runden Sache“.

– Um den Workflow in den Betrieben zu ergänzen, bietet IBM neben Drucksystemen in mehreren Leistungsklassen auch passende Infrastrukturelemente: An SAP-Systeme wird die Softwarelösung Stream-serve des gleichnamigen schwedischen Anbieters gekoppelt. Die Plattform ist eine Art Switchboard, auf dem sämtliche Output-Informationen zusammenlaufen. Anwender, sagt Christian Rau, könnten damit alle Arten von Geschäftskommunikation in einem System nutzen, ohne dabei die bestehende Infrastruktur über Bord werfen zu müssen. Aus verschiedenen ERP-Anwendung heraus lassen sich Geschäftsdokumente in Formate wie etwa XML, HTML oder PDF übersetzen und per Print, E-Mail, Fax oder online verteilen.

– Hohe Druckauflagen bewältigen und die Drucker optimal auslasten – für diese Anforderung bietet IBM die Softwareprodukte Infoprint Workflow und Infoprint Output Management. Werden beide Programme kombiniert, lässt sich anhand eines einzigen Kontrollpunktes der gesamte Output-Prozess eines Unternehmens automatisieren. Die Workflow-Variante gibt es auch als Einstiegslösung. Ausgestattet mit einer neuen grafischen Benutzeroberfläche, lassen sich mit ihr Druck und Eingabe managen.

– Drucker und Dokumente bestmöglich zu koppeln, interessiert auch die Anwender der iSeries-Server (vormals AS/400). Mit seinem Infoprint-Angebot macht IBM die häufig im Mittelstand eingesetzten Rechner fit für Aufgaben im E-Business. Anwender können ihre bestehenden Druck- und Faxprozesse so erweitern, dass Dokumente rasch per E-Mail verschickt werden, „und das ohne zusätzliche Kosten“, wie Dr. Ralf Kleinsteuber versichert.