Integrierte Gesamtlösung ersetzt IT-Kleinstaaterei

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Integrierte Gesamtlösung ersetzt IT-Kleinstaaterei

Die Oschatz GmbH ist Spezialist für Abhitzekessel. Das Essener Traditionsunternehmen hat in den letzten Jahren sein Geschäft zunehmend internationalisiert und musste seine IT-Struktur entsprechend umgestalten (Bilder: Oschatz)
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Der Anlagenbauer Oschatz internationalisiert sein Projektgeschäft. Die weltweite Kommunikation meistert das Essener Unternehmen mit dem fertigungsspezifischen Programmpaket AMS++ des ERP-Herstellers Hinrichs + Müller.

Manuel Goepelt ist Fachjournalist in Köln

Wenn es anderen zu heiß wird, erreicht der Anlagenbauer Oschatz GmbH seine bevorzugte Betriebstemperatur. Das Essener Traditionsunternehmen ist Spezialist für Abhitzekessel und verfügt über ein umfangreiches Know-how in der thermischen Entsorgung von industriellen Abfallstoffen. Mittlerweile hat sich der Auftragsfertiger zu einem führenden Anbieter in der Branche entwickelt. Um diese Position auf Dauer zu festigen, vollzieht das Unternehmen seit geraumer Zeit einen tiefgreifenden Wandel.
Da die europäischen Stammmärkte stagnieren und sich der Konkurrenzdruck verschärft, müssen neue Märkte erschlossen werden. Oschatz reagiert darauf mit einer zweigleisigen Strategie. Zum einen diversifiziert der Anlagenbauer seine Produktpalette, etwa mit dem neuen Produktbereich Biomasse-Reststoffverbrennung. Zum anderen treibt das Untenehmen die Internationalisierung seines Geschäfts voran. Während sich die Essener Unternehmenszentrale fortan auf die kaufmännische Geschäftsführung, den Vertrieb, die Angebotsabwicklung und die Projektsteuerung konzentriert, wurden die Konstruktion nach Tschechien und die Fertigung nach Istanbul ausgelagert. Zudem entstand eine Handelsgesellschaft in China.
Die Internationalisierung stellte Oschatz vor gänzlich neue Anforderungen. „Mit jedem neuen Standort wurde es zunehmend schwieriger, die laufenden Projekte auf herkömmliche Weise zu überblicken und zu steuern“, beschreibt Christian Exner, IT-Leiter und Organisationsentwickler bei Oschatz, die damalige Situation. Dies lag in erster Linie an den Kommunikationsstrukturen und an den unterstützenden IT-Systemen. Jeder Fachbereich hatte sich individuelle Lösungen geschaffen, vorzugsweise auf der Basis von Excel oder Visual Basic. Somit bestand keine unternehmensübergreifende Datenbasis. Um die Barrieren zwischen den Abteilungen zu überbrücken, waren Mehrfacherfassungen an der Tagesordnung. Exner: „Dieses Vorgehen war nur machbar, so lange wir uns auf einen Standort konzentrieren konnten.“
Doch nach dem Aufbruch in die internationale Organisationsstruktur forderten die Insellösungen einen zu hohen Tribut. Eine konsistente Informationsverarbeitung über alle Standorte hinweg ließ sich nicht mehr wirtschaftlich bewerkstelligen. Es zeichneten sich zu lange Liegezeiten an den jeweiligen Übergabepunkten ab. Zugleich stieg das Risiko von Fehlerfassungen. Zudem wurde es für die Projektmanager immer schwieriger, den Projektfortschritt zeitnah zu ermitteln und die Produktivität der Vorhaben im Auge zu behalten. „Gerade wenn sich die Mitarbeiter nicht mehr persönlich kennen und oft nicht einmal die gleiche Muttersprache sprechen, sind eine gemeinsame Datenbasis und standardisierte Kommunikationsabläufe ein absolutes Muss“, betont IT-Leiter Exner.
Aus diesen Gründen traf Oschatz die strategische Entscheidung, seine bisherige IT-Kleinstaaterei abzuschaffen und durch eine integrierte fertigungsorientierte Gesamtlösung zu ersetzen. Vertrieb, Angebotskalkulation, Projektmanagement, Konstruktion, Beschaffung, Fertigung, Versandlogistik, Montage und Rechnungswesen sollten nur noch auf ein IT-System zugreifen und darin ihre Abläufe steuern. Entsprechend erhielt IT-Leiter Exner den Auftrag, die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems zu organisieren.
Der Anlagenbauer sprach ausschließlich mittelständische Softwarehäuser an, die betriebswirtschaftlich mit Oschatz auf einer Augenhöhe lagen. Nachdem die IT-Abteilung eine Vorauswahl getroffen hatte, wurden die verbliebenen fünf Anbieter von Vertretern aller Fachbereiche systematisch geprüft. Ein Dummy-Prozess, der eine anlagenbauspezifische Aufgabenstellung beschrieb, trennte schließlich die Spreu vom Weizen. Lediglich zwei Anbieter konnten den Prozess zufriedenstellend abbilden. Die letztendliche Entscheidung fiel dann für das Software- und Beratungshaus Hinrichs + Müller und dessen ERP-Lösung AMS++, die ausschließlich für die Auftragsfertigung entwickelt wurde.
Anfang 2002 begann die Einführung des integrierten Systems. Zunächst erhielt die Buchhaltungslösung Priorität, so dass zeitnah eine eurokompatible Lösung aufgebaut werden konnte. Danach machte sich Oschatz gemeinsam mit Hinrichs + Müller an die Abbildung des Anlagengeschäfts. Die Implementierung schritt in Deutschland und Tschechien parallel voran. Im Anschluss folgte die Türkei. Das Projekt wurde von einem Kernteam aus zwei Organisationsentwicklern und einem erfahrenen Konstrukteur in Vollzeit getragen. Später stießen noch der Leiter der Materialdisposition sowie zwei Key-User dazu.
„Um das Projektgeschäft unternehmensweit zu standardisieren, haben wir uns zunächst auf die Suche nach dem kleinsten gemeinsamen Kommunikationsnenner gemacht“, berichtet Organisationsentwickler Exner. „Hierbei haben wir vom Endprodukt aus überlegt und die Baugruppe als Kernelement für die dezentrale Auftragsabwicklung identifiziert. Eine modulare Baugruppenstruktur erlaubt es uns, Produkte wie zum Beispiel einen Abhitzekessel beliebig tief über Baugruppen zu staffeln, die ihrerseits eine beliebige Anzahl von Untergruppen und Bauteilen beinhalten.“ Die jeweiligen Baugruppen lassen sich als Platzhalter im Stücklistenwesen von AMS++ eintragen. Somit kann die ingenieurtechnische Definition der jeweiligen Stücklistenpositionen erst im Projektverlauf erfolgen.
Auf diese Weise unterstützt das neue ERP-System die so genannte wachsende Stückliste, eine der spezifischen Anforderungen der Auftragsfertigung. Denn im Gegensatz zu den Kollegen von der Wiederholfertigung entstehen bei einem Anlagenbauer wie Oschatz viele Auftragsinformationen erst nach Wochen und Monaten, teilweise erst kurz vor Auslieferung und Montage. „Wir brauchen eine ERP-Lösung, die wie ein Projektmanagementsystem arbeitet. So können wir unsere komplexen Vorhaben durchgängig planen, selbst wenn vieles zunächst nur in einer ersten Annäherung eingegeben werden kann“, versichert Christian Exner.
Dank der Integration profitiert Oschatz heute von einem konsistenten Informationsfluss. Bereits der Vertrieb kalkuliert auf Baugruppenbasis. Wird ein Auftrag gewonnen, so werden die Kalkulationen automatisiert in die Auftragsstückliste überführt und von den nachgelagerten Fachabteilungen weiter spezifiziert. Die in der Stückliste definierten Bauteile sind sowohl mit den ursprünglichen Angebotspositionen verknüpft als auch mit den Zeichnungsnummern der Konstruktion. Die Essener schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe: Während der frühere Aufwand an manuellem Abstimmungsbedarf entfällt, steigt die Datenqualität signifikant an.
Somit ist nun auch die Kommunikation zwischen Vertrieb und Konstruktion gesichert. Früher agierten beide auf getrennten Inseln, so dass es in der Kalkulation der Projekte zu Unterschieden kam. Bei Projektvolumina bis zu 20 Mio. Euro ist dies jedoch nicht tragbar. „Die Kommunikationsmauer zwischen den Abteilungen haben wir mit dem integrierten ERP-System eingerissen. Wir haben es geschafft, den Prozess über alle Standorte hinweg zu standardisieren“, resümiert Christian Exner. Die Projektmanager verfügen jetzt über eine mitlaufende Kalkulation und erfahren in Echtzeit, ob sie mit den verfügbaren Ressourcen ihre Liefertermine und ihr Budget einhalten.
Dank dieser Produktivitätsverbesserungen sieht sich Oschatz in der Lage, seine Internationalisierungsstrategie erfolgreich fortzusetzen. Für den nächsten großen Schritt laufen bereits die Vorbereitungen. Bis 2006 will der Anlagenbauer seine Fertigungskapazitäten auf den chinesischen Markt ausdehnen. Und damit auch das Reich der Mitte seinen Platz in der integrierten IT-Welt findet, haben Oschatz und sein ERP-Lieferant ein weiteres Großprojekt gestartet: Die Entwicklung einer chinesischen Version von AMS++.
Jeder Fachbereich hatte seine individuelle Lösung
Bald folgt die chinesische Version des ERP-Systems
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