Internet-Technologie halbiert die Einkaufskosten

Von unserem Redaktionsmitglied Haider Willrett

Die Nutzung Internet-basierter Beschaffungssysteme steckt in Deutschland noch in den Kinderschuhen. Diese Meinung vertrat Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Vorstand des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), Frankfurt/M., und Lehrstuhlinhaber an der TU Dresden, auf dem BME Management- und Anwenderforum in Stuttgart. Viele Unternehmen seien zwar dabei, in der Beschaffung neue Wege zu gehen und Electronic-Procurement-Systeme einzuführen, umsetzen ließen sich die Konzepte häufig jedoch erst in den nächsten Monaten. Dem weltweiten Trend gemäß, wächst laut Bogaschewsky die Nutzung elektronischer Beschaffungssysteme auch in Deutschland exponentiell, derzeit um mehr als 100 Prozent pro Jahr.

Nicht nur die Verbreitung, sondern auch die Präsentation und die Anwendungsart entwickeln sich äußerst dynamisch. „In den nächsten Jahren werden neue Arten der Geschäftsabwicklung entstehen“, kündigte Bogaschewsky an. Er rechnet damit, daß elektronische Marktplätze und Portale explosionsartig wachsen werden. Der BME-Vorstand ist sicher, daß die Unternehmen von dieser Entwicklung profitieren können. Der Beschaffungsprozeß läßt sich mit Hilfe der neuen Technologie vereinfachen und beschleunigen. Gelingt es, den internen Prozeßablauf zu optimieren, so lassen sich nach Schätzungen des BME bis zu 50 Prozent der Beschaffungskosten sparen.

Auch der Austausch von elektronischen Produktkatalogen zwischen Partnerunternehmen trägt zu dieser Ein-sparung bei. Unterschiedliche Funktionalitäten und Formate erschwerten die Arbeit mit den Daten des Geschäfts-partners bisher allerdings häufig. Aus Sicht des Anwenders wären firmeneigene Produktkataloge wünschenswert, in denen die Artikel aller Lieferanten enthalten sind. Der Aufwand für die Konvertierung der Lieferantenkataloge wäre jedoch beträchtlich. Aus diesem Grund hat der BME einen Expertenkreis zum Thema Internet-Beschaffung gebildet, der inzwischen mit dem BMEcat einen Standard für elektronische Produktkataloge vorgelegt hat. Der Standard XML gebe nur Grundstrukturen vor, stelle aber keine Problemlösung dar. Erst BMEcat biete einen Standard für den Austausch von E-Katalogen, erklärte Thomas Renner vom Fraunhofer Institut Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart. Er wirkte an der Entwicklung von BMEcat maßgeblich mit.

In einem weiteren Projekt entwickelt der Verband derzeit ein sogenanntes Portal der Portale. Diese Einkaufsdrehscheibe soll Beschaffern eine Orientierungshilfe im Informationsdschungel des World Wide Web geben. Der BME hofft, im kommenden Jahr eine Lösung vorstellen zu können, die einen echten Mehrwert schafft – denn: „Die neue Ökonomie wird den Wettbewerb von Wissen und dessen flexiblen Einsatz mit wechselnden Partnern betonen“, sagt Vorstand Bogaschewsky.

Die Internet-Technologie bietet verschiedene Möglichkeiten, Netze einzurichten, um den Einkaufprozeß und die Materialwirtschaft zu verbessern. Intranets sind besonders für die Abwicklung unternehmensinterner Prozesse geeignet. Sie basieren auf der Internet-Technologie und bieten damit den gewohnt einfachen Zugriff auf Informationen mit Hilfe der bekannten Browser. Obwohl die Daten zunächst nur organisationsintern zugänglich und dadurch vor einem Zugriff von außen geschützt sind, können sie bei Bedarf problemlos über das Internet mit anderen Unternehmen ausgetauscht werden. Unternehmen, die regelmäßige Geschäftsbeziehungen zueinander unterhalten, können ihre Intranets zu einem Extranet zusammenschließen. Das Automotive Network Exchange, an dem General Motors Canada, Chrysler, Ford und Toyota beteiligt sind und das 8000 Zulieferer und 20000 Händler verbindet, ist ein solches Virtual Private Network. Vertrauliche interne Daten sind auch bei einer Vernetzung mittels Extranet geschützt; der Partner erhält nur eine Zugangsberechtigung für die vereinbarten Bereiche des eigenen Intranets.

Extranets erlauben es den Geschäftspartnern, ihre Fertigungspläne schneller und besser aufeinander abzustimmen. Durch ein Supply Chain Management kann der Kunde Lieferengpässe bereits im Ansatz erkennen und sofort reagieren. Der Lieferant hat die Möglichkeit, früh eine Bedarfsprognose zu erstellen und seine Produktion auf die Bedürfnisse des Kunden abzustimmen. Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, muß auch der Logistik-Dienstleister in das Netzwerk einbezogen werden.

Einer der Gründe, die einen Einsatz von Internet-basierten Formen der Geschäftsabwicklung auf breiter Front bisher hemmten, sei in der noch nicht klar geregelten Rechtslage zu sehen. Die Situation sei so dynamisch, daß fast täglich Änderungen berücksichtig werden müßten, sagt Bogaschewsky. Wichtig sei es, Haftungs- und vertragsrechtliche Fragen sowie die Beweisbarkeit von Online-Transaktionen zu klären. Auch uneinheitlichen Geschäftsgepflogenheiten und Sicherheitsmängel erschwerten den Einsatz von E-Business-Lösungen bislang noch. So gehören unter anderem die Sicherheit von Zahlungen, die über das WWW laufen, die Vertraulichkeit der Kommunikation oder die Intergrität gesendeter Daten nach wie vor zu den Problemen, die dringend gelöst werden müssen.

Die Experten sehen im Business-to-Business-Bereich ein größeres Potential für E-Commerce-Anwendungen als im Consumer-Geschäft. Der interne Ablauf eines Beschaffungsvorgangs – Bedarfsermittlung, Bedarfsmitteilung, Genehmigung, Controlling, Katalog- und Preisvergleich, Verfügbarkeit prüfen und Lieferquelle wählen –, für den bisher neun Tage benötigt wurden, könne künftig in ein bis zwei Tagen abgewickelt werden, ist Dr. Detlef R. Hartmann von der Münchener KPMG Consulting GmbH überzeugt. „Die olympischen Ziele – schneller, höher, weiter – gelten auch für die moderne Beschaffung mittels Electronic Procurement“, so der Beschaffungsexperte weiter.

Den größten Vorteil bietet Electronic Procurement, laut Hartmann, bei der Beschaffung von Gütern mit geringem materiellen Wert und hoher Bestellfrequenz: Hier übersteigen die Beschaffungskosten häufig den Materialwert. Durch den dezentralen Einkauf von Verbrauchs- und Hilfsgütern entstehen für die zentrale Beschaffung Freiräume, die für Lieferantenbewertungen, Marktanalysen oder Einkaufsverhandlungen genutzt werden können.

Nicht nur die geringeren Beschaffungs- und Lagerhaltungskosten wirken sich positiv aus: Das begrenzte Lagervolumen ermögliche eine schnellere und flexiblere Reaktion auf Veränderungen der Auftragslage und von Kundenwünschen. Entscheidend für die Erfolgsaussichten sei die konsequente Anpassung der bisherigen Beschaffungsprozesse an die Internet-basierte Technik. Voraussetzung: „Das System muß einfach, klar strukturiert und bedienerfreundlich sein“, so KPMG-Experte Hartmann. Unerläßlich sei eine genaue Erfassung und Pflege der erforderlichen Daten. Hartmann: „Die Grunddaten müssen stimmen. Falsche Daten im System können tödlich sein.“

Internet-basierte Beschaffungssysteme (Electronic-Procurement-Systeme) arbeiten auf Windows-NT-Basis und unterstützen die Web-Browser Netscape Communicator sowie MS Internet-Explorer.

Die grundlegenden Funktionalitäten der angebotenen Programme unterscheiden sich nur wenig. Sie bieten unter anderem:

Informationssysteme für zentralen Einkauf und zentrales Controlling

Definition von Benutzerprofilen und Berechtigungen

Überwachung des dezentralen Bestellwesens

Informationen über das Einkaufsverhalten und Beschaffungsvorgänge

Anfragefunktion

Analysefunktion

Bestellverwaltung und Bestellverfolgung

interner und externer Austausch von Daten und Dokumenten

automatischer Workflow, der interne Autorisierungs- und Genehmigungsverfahren unterstützt

automatischer Workflow, der externe Anfragen, Mahnungen und Datenaustausch unterstützt

individuelle Gestaltung von Produktkatalogen

Einbinden, Verwalten und Pflegen von Lieferantenkatalogen

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