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Komfortzonen in den Büros kappen

Lean administration: Weg zu effizienten Verwaltungsabläufen
Komfortzonen in den Büros kappen

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Verwaltungsabläufe bergen ein hohes Maß an Verschwendung Bild: Lean Management Institut
Lean Administration heißt die Methode, die an den Schreibtischen auf kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und uneingeschränkten Kundennutzen setzt.

Jedes Montageband wird sofort gestoppt, wenn nicht alle notwendigen Teile für die Produktion bereit liegen. Im Büro dagegen gehören Doppelarbeit und Verschwendung zum Alltag. Unvollständige Vorgänge werden bearbeitet, viel Zeit wird in die Beschaffung fehlender Informationen investiert, Kollegen werden in ihrem Arbeitsfluss deswegen gestört.

Ergebnis: Die Arbeitsproduktivität, die im Bereich der Administration meist nur zwischen 50 und 60 % liegt, leidet ebenso wie die Qualität. Außerdem: Welches Unternehmen kann sich die hohen Management-Kapazitäten leisten, die durch schlechte und instabil laufende Prozesse gebunden werden?
Dass mit Lean-Methoden organisierte Prozesse auch Ordnung in den Büros geschaffen werden kann und dort zu mehr Effizienz führt, liegt für die Mehrheit der deutschen Unternehmen auf der Hand. Eine Befragung mittelständischer Unternehmen, die das Lean Management Institut (LMI), Aachen, im Vorjahr initiierte, zeigte: 76 % der befragten Topmanager im eigenen Unternehmen sahen einen konkreten Bedarf, in der Administration die Effizienz mit Hilfe von Lean-Methoden zu steigern.
Wie sehr Lean Management als effizientes Wellness-Programm für verkrustete Arbeitsabläufe in den Büros gesehen wird, zeigen die vielen Projekte im Bereich der Verwaltung in zahlreichen Unternehmen der Automobil- und Automobilzulieferindustrie. Dort werden nicht nur große Produktivitätsreserven gehoben, die Durchlaufzeiten von Engineering- und Verwaltungsprozessen reduziert und die Qualität der Abläufe verbessert. Zugleich sehen diese Unternehmen Lean Administration als einen Weg, den Mangel an Fach- und Führungskräften durch Optimieren der internen Abläufe zu kompensieren.
Lean steht für Werte ohne Verschwendung schaffen und ist der Kernsatz einer Management-Philosophie, die ihren Anfang bei Toyota nahm und weltweit in vielen unterschiedlichen Bereichen und Branchen eingesetzt wird. Doch bei Geschäfts- und Verwaltungsprozessen wird das Lean-Thema häufig vernachlässigt. Dr. Bodo Wiegand, Leiter des deutschen Lean Management Instituts: „Die Unternehmen erkennen zunehmend, dass sich in der Produktion zwar Cents einsparen lassen, auf den Fluren der Verwaltung jedoch ganze Euros herumliegen.“
Mit den richtigen Instrumentarien (siehe Kasten) lassen sich in den Servicebereichen die gleiche Transparenz und Effizienz schaffen wie einer Fabrik. Auch Verwaltungsabläufe sind mess- und industrialisierbar, wenn man sie von der Prozessebene aus betrachtet. Dazu stellt das Konzept der Lean Administration einen Werkzeugkasten mit den entsprechenden Methoden bereit. Ziel ist es, die Abläufe so zu organisieren, dass für die „Produkte“ und Dienstleistungen ein möglichst geringer Ressourceneinsatz notwendig ist. dk

Schritte zum Erfolg
Der erste Schritt zur Lean Administration ist eine ausführliche Analyse, um komplexe Abläufe sichtbar zu machen. Dabei werden die Gesamtheit der Prozesse, also der Wertstrom, die Auftragsstruktur, die Tätigkeitsstruktur und die Struktur des Informationsflusses untersucht.
Dadurch erfährt man,
  • welche Funktionen und Instanzen an den einzelnen Prozessen beteiligt sind,
  • welche Aufträge und Aufgaben den Hauptanteil haben,
  • welche Tätigkeiten welcher Mitarbeiter wie häufig erledigt und wie lange er dazu braucht und schließlich
  • ob die Informationen dorthin fließen, wo sie benötigt werden.
Mit diesem Detailwissen lassen sich die Prozesse so organisieren, dass sie kontinuierlich fließen und Schwachstellen beheben. Ziel ist es, eine prozessorientierte Arbeitsweise zu etablieren.
Im Ergebnis verzeichnen die Unternehmen
  • schnellere Bearbeitungs- und damit
  • kürzere Durchlaufzeiten und
  • größere Effizienz,
  • eine höhere Bearbeitungsqualität,
  • weniger Rückfragen, Schnittstellen und Engpässe sowie
  • eine bessere Kostentransparenz – insgesamt also eine höhere Produktivität.
Auch die Mitarbeiter profitieren von der neuen Prozesslandschaft: Es wird ruhiger, planvoller und effizienter gearbeitet, weil die Informationen zum richtigen Zeitpunkt beim Mitarbeiter ankommen. Der weiß dann genau, was er zu tun hat, denn die Inhalte und Leistungen des einzelnen Arbeitsplatzes sind genau beschrieben. So bleibt mehr Zeit für die Kernaufgaben.
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