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Komplexe Fragestellungen werden in Suchstrategien umgewandelt

Business Intelligence unterstützt den Arbeits- und Geschäftsprozess
Komplexe Fragestellungen werden in Suchstrategien umgewandelt

Der Traum von Unternehmensplanern ist ein Auskunftssystem, das auf Knopfdruck die entscheidenden Daten zur Lösung einer Aufgabe bereitstellt. Eine Herausforderung, die die wenigsten IT-Systeme beherrschen. Stattdessen bilden sich in der Unternehmenswelt inkompatible Informationsinseln, die erst mit großem Aufwand zur nützlichen Informationsquelle werden.

Andreas Beuthner ist Fachjournalist in Stockdorf

Informationstechnik und IT-Anwendungsumgebungen gehören in vielen Firmen zum Alltag. Weniger selbstverständlich ist der effektive Umgang mit den Daten. Die technische Zusammenführung großer Datenbestände reicht nämlich nicht aus, um Geschäfts- und Arbeitsprozesse in den Unternehmen wirkungsvoll zu unterstützen: Ein Lagerdisponent braucht die mit einem Auftrag verbundenen Kundendaten, nicht aber die Geschäftskorrespondenz oder Zahlungshistorie des Auftraggebers. Einen Einkäufer interessieren Preise und Verfügbarkeit von Produkten, aber kaum die geografische Verteilung neu definierter Zielgruppen.
Verschiedene Sichtweisen auf ein und dieselbe Informationen fordern die Verwaltungswerkzeuge der Datenbestände heraus. Sie müssen die Fragestellungen der unterschiedlichen Anwendergruppen in Suchstrategien umsetzen, die Informationen analysieren und aus der Datenbank herausholen. Hinzu kommt: Die Analyse und Extraktion logisch zusammengehöriger Inhalte müssen dabei so schnell stattfinden, dass dem Anwender die Zeit nicht davonläuft.
Die Würth-Gruppe, ein führendes Handelsunternehmen für Befestigungs- und Montagetechnik mit Sitz in Künzelsau, hat frühzeitig ihre informationstechnische Infrastruktur auf ein effizientes Berichtswesen umgestellt und ein konzernweites Kennzahlensystem aufgebaut. Jedes Profit Center und jede Niederlassung stellt Basiszahlen zur Verfügung, die in einer zentralen Datenbank des Herstellers Hyperion zusammengeführt werden. „Der entscheidende Schritt war die zentrale Aufbereitung der mehr als 600 Basiszahlen“, sagt Daniel Schlömp, IT-Verantwortlicher im Fachbereich Controlling. Jeder Mitarbeiter bis zum Topmanagement holt sich aus dieser Datenbank die für ihn relevanten Geschäftsinformationen.
Obwohl die Geschäftszahlen aus unterschiedlichen Datenquellen stammen, arbeiten die Würth-Manager mit denselben Kennzahlen. Personal- oder Umsatzplanungen, Einkauf und Bilanzierungen beziehen sich auf eine konsolidierte Datenbasis, die Sicherheit für Entscheidungen bietet. Ein langer Weg liegt hinter den IT-Entwicklern, bis das Informationssystem den Dienst wie gewünscht aufnahm. „Wir haben den analytischen Teil im Kern der Datenbank komplett selbst entwickelt“, betont Schlömp. Die Werkzeuge dafür stellt Hyperion zur Verfügung. Mit dem Einsatz von Standardtools vor allem in der grafischen Aufbereitung hat Schlömp keine guten Erfahrungen gemacht. Das habe zu komplexen Softwarestrukturen geführt, die sich nur mit großem Aufwand beherrschen ließen.
Vor diesen Anforderungen kapitulieren die meisten analytisch orientierten IT-Systeme. Denn die bisherigen Lösungen, Daten in ein Data Warehouse zu verschieben, verursachen mitunter mehr Chaos als Ordnung. Allein die Vielzahl heutiger Datentypen mit unterschiedlichen Attributen steigert die Komplexität moderner Datenbanken gegenüber den Anfangsjahren der Datenverarbeitung. Was einmal als Feldgruppe mit bescheidener interner Struktur (Beispiel: Kundenadresse) begann, sind heute abstrakte Objekte mit zahllosen Bezügen zu Geschäftsprozessen, Zeitreihen und Dokumenten.
Die Suche in diesem komplexen Datenraum nach verwertbaren Informationen bereitet den Systemadministratoren Kopfzerbrechen: Auch die einfachste Anfrage muss sich einer eigens programmierten Suchlogik bedienen, um aus der Gesamtmenge abgelegter Daten die passenden und aktuellen Teilstücke herauszufinden.
„Das A und O ist eine gut organisierte und konsistente Datenquelle, aus der sich unterschiedlichste Auswertungen herausziehen lassen“, sagt Dieter Richter, Mitglied der Geschäftsleitung der SER Solutions in Neustadt. Der Softwarehersteller mit Schwerpunkt Enterprise Content Management (ECM) hat sich im Umfeld digitaler Archivierung und Kopplung archivierter Daten an Arbeitsprozesse etabliert. Um die Informationsflut in den Griff zu bekommen, empfiehlt Richter elektronische Archive, die Hängemappenordner und Aktenschränke aus den Unternehmen verbannen. Zwar zählt Papier immer noch zu den zuverlässigsten Informationsträgern, aber Untersuchungen der Gartner Group belegen, dass heute bereits zwei Drittel aller Firmendokumente elektronisch erzeugt und verteilt werden.
Elektronische Archive enthalten softwareseitig implementierte Ordnungsfunktionen und Replikationsmechanismen für die lokale oder weltweite Verteilung von Dokumenten. Eckpfeiler für effiziente Archivprojekte sind die automatisch indexierte Ablage und intuitiv handhabbare Recherche-Funktionen sowie rechtliche Aspekte wie Revisionssicherheit. Die Software erfasst Schriftstücke mit allen Zusatzinformationen, verwandelt sie in elektronische Objekte, verpasst dem digitalen Ordner einen Index und verteilt ihn je nach Dringlichkeit an die autorisierten Arbeitsstationen im Unternehmen. Dabei spielt es keine Rolle, welches Betriebssystem dort läuft oder welches Anwenderprogramm die Dokumentenbearbeitung ausführt. „Nur so lassen sich Informationen schnell recherchieren“, versichert Ulrich Kampffmeyer, Chef der Hamburger Project Consult.
Ziel einer digitalen Archivierungslösung ist das komplette Einscannen sämtlicher Unternehmenskorrespondenzen und der standardisierte Zugriff auf die abgelegten Dokumente über Indizes oder per Volltextsuche. Handelt es sich dabei um Kundenstammdaten, Materialnummern oder andere Zahlenreihen, die sich in Tabellen verwalten lassen, liefern Datenbanken schnell und effizient die Ergebnisse. Allerdings steht heute nicht mehr das formal strukturierte Dokument im Mittelpunkt – beispielsweise ein Rechnungsformular – sondern der unstrukturierte Inhalt aller erfassten oder erzeugten Daten: Vom eingescannten Bild über die Office-Dokumente und E-Mails bis hin zu Video-Dateien. „Der Umgang mit dem Content benötigt eine starke Suchmaschine“, sagt Richter. „Erst dadurch wird die automatische Informationserfassung zum Grundstein für ein effizientes Reportingsystem.“
Mit einem digitalen Archiv ist aber erst ein Teilaspekt von Business Intelligence (BI) abgedeckt. Um die Leistung eines Unternehmens zu planen, zu steuern und zu kontrollieren sind weitere Funktionen notwendig. Carsten Bange, Geschäftsführer des Business Application Research Center (BARC) in Würzburg, sieht in ereignisgesteuerten Kennzahlen ein wichtiges Instrument für das unternehmensweite Berichtswesen: „Key-Performance-Indikatoren unterstützen die Produktivität und Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie“, sagt Bange (siehe auch Interview). Die dafür eingesetzten Softwareapplikationen liefern automatisch ein auf den Anwender abgestimmtes Bild über den Zustand bestimmter Unternehmensabteilungen. Beispielsweise die Anzeige von Kennzahlen mit Ampelindikatoren, wobei die Farbe Rot für eine schlechte und Grün für eine gute Performance steht. Oder ein Soll-Ist-Vergleich für die definierten Unternehmensziele und deren Umsetzung.
Aber auch das schnelle Zusammenstellen von Ad-hoc-Reports, die in der Warenwirtschaft oder im Zusammenspiel der Lieferanten mit dem Endabnehmer eine große Rolle spielen, gehören zum Einsatzspektrum von BI-Umgebungen. Beispielsweise hat der Automobilhersteller Ford weltweit ein BI-System für die Ersatzteilversorgung seiner Werke und Niederlassungen eingeführt. Auf der Basis eines unternehmensweiten Data Warehouse von Teradata bildet ein Analysewerkzeug die Lieferkette anhand der verfügbaren Bewegungs- und Materialdaten ab. Das System schlägt Alarm, wenn Teile knapp werden. Sind die Lager voll, fordert die Software dazu auf, den Nachschub zu reduzieren.
Die BMW Group wertet Reparaturfälle ihrer Vertragswerkstätten aus, um die Ersatzteildistribution zentral zu steuern. Durch die Analyse von Fahrzeugdaten in Kombination mit so genannten Trendindikatoren entwirft das Analysetool regionale Nachfragebilder, die Einfluss auf die Teilefertigung nehmen und zu einer zeitnahen Auslieferung führen.
Im Kontext von Geschäftsprozessen geht es um das Bereitstellen von Daten auf Abruf. „Die richtigen Informationen müssen automatisch zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Stelle im Unternehmen gebracht werden“, fordert der IT-Analyst Wolfgang Martin. Das aber schaffen herkömmliche Analyseverfahren bei großen Datenmengen nur in eingeschränktem Maß. Vor allem die Zahl der Sichtweisen auf die Daten wie Wohnort, Alter, Geschlecht, Einkommen oder Kaufverhalten ist in den klassischen Verfahren auf eine Parameterzahl von 15 bis 20 begrenzt. Dies führt laut Martin zu Unschärfen in den Analyseresultaten und langen Reaktionszeiten.
Trotzdem wächst der Markt für BI-Werkzeuge. „Schnelle Analysemöglichkeiten, die exakt das Informationsbedürfnis des Unternehmens treffen, finden immer größere Beachtung“, fasst Barc-Analyst Patrick Keller zusammen.
Elektronische Archive statt Hängemappenordnern und Aktenschränken
Analysetool nimmt Einfluss auf die Teilefertigung
Industrieanzeiger
Titelbild Industrieanzeiger 19
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19.2021
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