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Kreislauf der digitalen Ablage geschlossen

Maschinenbauer Weinig führt ECM-System mit Cloudanbindung ein
Kreislauf der digitalen Ablage geschlossen

IT-Anwendung | Die Michael Weinig AG suchte ein Enterprise-Content-Management-System mit Anbindung aus der Cloud zu Salesforce. Zugleich sollte sich das System unter Wahrung der unternehmensweiten Compliance in SAP integrieren.

Brian KurbjuhnIT-Novum GmbH, Fulda

Als internationaler Konzern ist die Michael Weinig AG an verschiedenen Standorten rund um den Globus vertreten. Die gelebte Internationalität stellt die Firmengruppe als weltweit größten Hersteller von Maschinen und Systemen für die Massivholzbearbeitung mit rund 2200 Mitarbeitern jedoch auch vor viele Herausforderungen. Dazu gehören insbesondere die standortübergreifende Kommunikation, die Koordinierung von Managementtätigkeiten sowie die Wissensdokumentation und -verteilung.
Im Zuge der flächendeckenden Einführung von SAP und der Umstrukturierung ihrer IT-Landschaft mussten die Tauberbischofsheimer auch die Verwaltungsprozesse anpassen. Im Rahmen des Veränderungsprozesses wollte der Maschinenbauer ein Enterprise Content Management-System einführen, das verschiedene Anforderungen erfüllen musste. Neben der Zusammenarbeit mit externen Vertragspartnern sollte es insbesondere die Rechnungseingangsverarbeitung und die daran anschließende rechtssichere Archivierung abbilden können. Noch während eines ersten Machbarkeitsnachweises, dem sogenannten Proof of Concept (PoC), entschied sich die Michael Weinig AG für die IT-Novum GmbH als Dienstleister, der auf Business Open Source-Lösungen spezialisiert ist.
Die Fuldaer IT-Spezialisten konnten bereits während des Proof of Concept zeigen, dass sie imstande sind, das SAP-System von Weinig innerhalb kürzester Zeit in das Enterprise Content Management-System Alfresco One zu integrieren. Die Ergebnisse waren schnell sichtbar: die Belege für Ausgangs- und Eingangsrechnungen aus AS/400 konnten durch die Integration zeitnah nach Alfresco Repository migriert und mit allen relevanten Buchungsdaten in SAP verknüpft werden. Hinsichtlich der Zusammenarbeit mit externen Vertragspartnern konnte auch die Hybrid-Strategie des Herstellers Alfresco Software Inc. überzeugen. Der Benutzer und die IT können mit Alfresco One feingranular bis auf Dateiebene hinunter entscheiden, welche Daten mit der Alfresco Cloud synchronisiert werden und welche Informationen zwingend im Unternehmen verweilen sollen oder müssen.
Nahtlose SAP-Integration von Alfresco One
Mit ihrer „SAP Integration Suite“ und den dafür bereits vorhandenen Konfigurationsvorlagen konnte IT-Novum die Anforderungen der Weinig AG zeitnah umsetzen. Die Integration Suite verbindet seither die aus fachlicher und technischer Sicht aus zwei unterschiedlichen Welten stammenden Systeme SAP und Alfresco One nahtlos miteinander. SAP legt vollautomatisiert und somit ohne Zutun eines Benutzers verschiedene Belegarten in Alfresco One ab, während ein anderer Teil der Integration Suite zusätzlich sogenannte Meta-Informationen dazu abfragt. Der Anwender kann dadurch Rechnungen, Lieferscheine, Provisionsabrechnungen und andere SAP-Belege nicht nur über Alfresco One abrufen, sondern durch den bidirektionalen Datenaustausch auch unmittelbar Informationen zu dem jeweiligen Geschäftsvorfall einsehen.
Der Benutzer hat somit nicht nur einfache Belege, beispielsweise im PDF-Format, aus einer Scanstation zur Verfügung, sondern stets auch den gültigen Kontext des Dokuments in SAP. Darüber hinaus wurden weitere Expertensysteme angebunden, die ebenfalls wichtige Kunden- und Auftrags-informationen enthalten. Momentan planen die Tauberbischofsheimer, ihre Tochter-unternehmen in den Prozess der Belegauf-bewahrung und SAP-Anbindung miteinzubeziehen. Dadurch soll langfristig eine ganzheitliche Lösung auf Basis der gemeinsamen Informationsplattform entstehen.
Nachdem der IT-Dienstleister die Eingangs- und Ausgangsbelege erfolgreich nach Alfresco One migriert und mit dem haus-eigenen SAP-System verknüpft hatte, galt es, die nächste Herausforderung zu bewältigen: die vollständige rechtssichere Archivierung von Dokumenten. Durch die Überführung der verschiedenen Belege sollte sich der Kreislauf der digitalen Ablage von Belegen aller Art schließen. Damit eine rechtssichere Archivierung auch Bestand haben kann, sind verschiedene Dinge zu berücksichtigen. Der Fokus lag deshalb nicht nur auf technischen Details wie der Sicherstellung der Unveränderbarkeit (Einbindung entsprechender Hardware), sondern auch auf der Gestaltung und Dokumentation des fach-lichen Gesamtprozesses (Stichwort Verfahrensdokumentation). IT-Novum begleitete die Michael Weinig AG also nicht nur technisch, sondern auch fachlich auf dem Weg zu einer rechtssicheren Archivierung.
Cloud-Strategie mit Salesforce-Anbindung
Der Maschinenbauer setzt im Bereich Kundenbeziehungsmanagement Salesforce ein. Dabei handelt es sich um eine in der Cloud betriebene Customer Relationship Management Software, die individuell an jeden Kunden angepasst werden kann. Um die Dokumentenablage trotz Cloud-Hosting und verschiedener Zielgruppen zentral zu halten, band IT-Novum Alfresco One mittels einer vom Hersteller Alfresco entwickelten und für Salesforce zertifizierten Schnittstelle an. Die Schnittstelle synchronisiert automatisch alle dokumentenrelevanten Inhalte aus Salesforce mit dem Alfresco One Cloud-Account von Weinig. Das Unternehmen ist dadurch in der Lage, beispielsweise Angebotsdokumente für seine Vertriebsmitarbeiter auch außerhalb der Firewall zur Verfügung zu stellen. Die ebenfalls in Alfresco One abgelegten Dokumente, die unter Umständen sensible Daten enthalten, verbleiben dabei stets in der lokalen Alfresco-on-premise-Installation und somit unter Kontrolle der eigenen IT. Ergebnis: Die Mitarbeiter werden bestmöglich unterstützt, während die Compliance gewahrt wird.
Darüber hinaus setzt die Weinig AG Alfresco One auch zum Verwalten von Projekten ein. Dazu verwendet das Unternehmen die Share-Oberfläche von Alfresco. Hier tauschen die Mitarbeiter auf Basis von Projekträumen Dokumente aus. Die Nutzer erhalten dadurch die neusten Informationen über ein einziges zentrales System.

Was ist ECM?
Vielfach werden Themen wie elektronische Archivierung, elektronische Akte, Posteingangssysteme, Kollaboration, Scannen und Workflow unter dem Begriff Dokumentenmanagement zusammengefasst. Im Lauf der Zeit kamen aber zahlreiche neue Funktionen und Anwendungsfelder hinzu, die über das traditionelle Dokumentenmanagement hinausgehen. So ist die Bezeichnung Enterprise Content Management (ECM) entstanden. Darunter sammeln sich alle Technologien rund um das Dokument, die Geschäftsprozesse und die Informationserschließung. Laut dem internationalen Branchenverband AIIM international umfasst ECM „die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“.
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