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Kunden werden jetzt schneller beliefert

Zulieferer Scheuermann + Heilig optimiert seine Prozesse mit SAP
Kunden werden jetzt schneller beliefert

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Um mehrere betriebswirtschaftliche Anwendungen durch eine zukunftssichere Business-Software abzubilden, entschied sich der Zulieferer Scheurmann + Heilig für die Mysap-Business-Suite. Bei der Einführung wurde das mittelständische Unternehmen durch die SAP-Tochter Steeb unterstützt.

Doris Jessen ist Fachjournalistin in Hamburg

Produktqualität, Marktorientierung und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Kunden sind in der heutigen Wettbewerbssituation das A und O. Dafür braucht es eine transparente Lieferkette und eine klare Kostensituation. Zu diesem Zweck führte die Scheuermann + Heilig GmbH bereits 1983 ein ERP-System ein. Die Software war funktional sehr komplex, hatte jedoch keine Datenbankanbindung. Von einer grafischen Benutzeroberfläche ganz zu schweigen. Im Personalwesen des mittelständsichen Zulieferers aus Hainstadt war seit 1999 ein Programm-Paket der neueren Generation im Einsatz. Dies wurde allerdings auf Ende 2003 vom Hersteller abgekündigt.
„In dieser Situation brauchten wir dringend eine zukunftssichere Lösung für unsere HR-Anwendungen“, erinnert sich Willi Weismann, Leiter der Fertigungssteuerung bei Scheuermann + Heilig. Da auch andere ERP-Anwendungen nicht zufriedenstellend abgedeckt waren, grasten die Hainstädter den Makt nach einem adäquaten System ab. „Schließlich haben wir uns entschlossen, die gesamte ERP-Landschaft inklusive Logistik auf die Mysap-Business-Suite umzustellen“, so Weismann. Die integrierte Lösung sollte durch aussagekräftige Berichte in der Finanzbuchhaltung und im Controlling einen Überblick über die Geschäftslage ermöglichen. Zudem wollte Weismann weitere Prozesse wie Disposition, Anlagenmanagement, Kundenkommunikation und Vertrieb optimieren und den Geschäftsablauf sowie die Kostenstruktur transparenter gestalten.
Die Geschäftsführung hatte sich für SAP R/3 entschieden, weil sie in ein zukunftssicheres Produkt investieren wollte. Zudem überzeugte die Funktionalität des Systems und die einfache Datenanbindung an die Kunden. Auch für die geplante internationale Expansion in Richtung USA und Asien schien die SAP-Software geeignet.
Das Customizing der buchhalterischen Module für Finanzwesen (FI), Anlagenmanagement (AA) und Controlling (CO) sowie der Logistik-Module für Vertrieb (SD), Produktionsplanung (PP), Materialwirtschaft (MM) und Qualitätsmanagement (QM) sollte durch die SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme aus Abstatt erfolgen. Das Personalwirtschafts-Modul HR übernahm der Steeb-Partner KWP Kümmel, Wiedmann + Partner, ein auf Beratung und Einführung von Mysap HR spezialisierter Anbieter. Die Hainstädter hatten sich bewusst für Steeb entschieden. „Das Unternehmen ist ein erfahrener Spezialist für den Mittelstand, insbesondere für die Kfz-Zulieferindustrie“, so Weismann. „Ein wirtschaftlich interessantes Angebot und die räumliche Nähe waren weitere Argumente für den Vertragsabschluss.“
Um Customizing und Einführung überschaubar zu halten, wurde das Projekt in zwei Phasen unterteilt. Im Juni 2003 begann KWP mit der HR-Lösung, um diese bis zum Jahresende live zu schalten. Steeb nahm sich die Module FI und CO vor. Das Projektteam bestand bei Scheuermann + Heilig aus sieben Mitarbeitern, die mit drei Steeb-Beratern und einem Mitarbeiter von KWP zusammen arbeiteten. Die Logistik-Module sollten erst im Jahr 2004 implementiert werden. Dafür war ein Projektleiter mit acht Key Usern zuständig.
Die erste Projektphase verlief problemlos. Das Customizing und die Übernahme der Altdaten, die sich bereits in einer Oracle-Datenbank befanden, verlief schnell und ohne Zwischenfälle. Auch bei den Tests der Einzelprozesse traten keine Schwierigkeiten auf. Zum geplanten Termin am 1. Januar 2004 wurde die neue Lösung produktiv geschaltet.
Im Februar 2004 begannen das Customizing und die Einführung der Logistik-Module. Als Termin für den Abschluss wurde der Januar 2005 angepeilt. Zunächst konstruierten die Fachbereiche bei Scheuermann + Heilig einen Idealzustand, wie SAP die Prozesse unterstützen sollte. Dies wurde den Steeb-Beratern anschließend präsentiert. Das Ziel war, einen möglichst großen Teil des Sollbildes im SAP-Standard abzubilden. „Allerdings rückten wir von unserem Ideal auch etwas ab, um uns nicht zu weit vom SAP-Standard zu entfernen“, gibt Weismann zu. „Dadurch konnten wir Anpassungen bei späteren Release-Wechseln im Vorfeld vermeiden.“
Wie in vielen SAP-Projekten waren auch bei Scheuermann + Heilig die Schnittstellen für die Logistik-Module eine technische Herausforderung. Dabei mussten überwiegend SAP-Standardschnittstellen angepasst werden. Integriert werden sollte ein Dokumentenmanagement, das Produktionsbelege, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch archiviert. Damit alle Daten später auch wieder gefunden werden, mussten die Software-Profis die eingesetzten Suchmechanismen anpassen. Gleiches galt für die Schnittstelle zum EDI-Manager für die Kundenkommunikation. Die Schnittstelle zum MDE-System wurde völlig neu programmiert. Das MDE-Modul überwacht die gesamte Fertigung und dokumentiert, wann welche Maschinen wie lange gelaufen sind oder in welchem Status sie sich befinden. Im MDE-System ist zudem gespeichert, welche Mengen produziert und welche Störgründe gemeldet wurden.
Im Gegensatz zu den Schulungen in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling war der Aufwand im Logistik-Projekt höher, da nahezu alle Mitarbeiter einbezogen werden mussten. Die verantwortliche Rolle spielten hier die Key-User, die ihre Kenntnisse in den Customizing-Workshops erworben hatten.
Willi Weismann war klar, dass von Beginn an umfangreiche Tests auf dem Programm standen. Bereits während des Customizing wurde jeder einzelne Teilprozess zusammen mit den Steeb-Beratern durchgespielt. „Schließlich konnten wir einen kompletten Auftrag vom Eingang bis zur endgültigen Rechnungsstellung erfolgreich durchlaufen lassen“, freut sich der Leiter der Fertigungssteuerung im Rückblick. Am Karfreitag 2005 wurden die Bewegungsdaten übernommen. Über das produktionsfreie Osterwochenende folgten weitere Testläufe bis zur letzten Probe mit einem Testmandanten. Am Ostermontag wurde das System live geschaltet.
Das Umstellen der geschäftskritischen Prozesse auf die moderne Business-Software war für Scheuermann + Heilig sehr aufwendig. Doch die Investition hat sich gelohnt: Die Mitarbeiter kommen mit dem neuen System gut zurecht, alle Aufträge lassen sich reibungslos abwickeln. Disposition und Kosten sind jederzeit transparent. Auch die Flexibilität in der Fertigung der rund 4000 Produkte hat sich deulich erhöht. Die Folge ist, dass die Kunden schneller beliefert werden können – inklusive digitaler Terminzusage und elektronischem Lieferschein.
Mit den bisherigen Modulen ist das SAP-Projekt noch nicht zu Ende, denn die Prozesse werden laufend optimiert. Als nächstes planen die Hainstädter, das Gutschriftverfahren in das System zu integrieren und somit zu automatisieren. Durch die Ausweitung der elektronischen Archivierung sollen zudem der Belegfluss optimiert und das Ablagevolumen reduziert werden.
Um die Lagerbewegungen noch schneller in das System einzuspeisen, sollen künftig alle Ein- und Ausgänge über Barcode eingescannt und per Funk an das SAP-System übergeben werden. Scheuermann + Heilig hat dafür das Konzept bereits erstellt und ist jetzt auf der Suche nach einem passenden Hardware-Lieferanten.
Schnittstelle zu den Logistik-Modulen war eine Herausforderung
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