Mehr Transparenz für das gesamte Business

Marita Schulz ist Fachjournalistin in München

Planung, Einbau und Pflege von elektrischen Großanlagen und Großgeräten ist das Geschäft der Hansen & Reinders GmbH & Co. KG (H&R). Seit 1972 ist das Unternehmen in dieser Branche tätig. Der Firmensitz in Essen lässt kaum vermuten, dass hier eine Stammmannschaft von rund 90 Mitarbeitern beschäftigt ist. In der Regel sind die Teams beim Kunden vor Ort präsent, denn ein Gutteil des Geschäfts trägt die langfristige Pflege und Wartung der bestehenden Anlagen bei.

Die Verbindung zum Unternehmen stellen die Bereichsleiter her, die die Teams betreuen. Für die Errichtung neuer Anlagen werden Mannschaften zusammengestellt, die bis zur Fertigstellung auf der Baustelle arbeiten. Dabei kommen auch Fremdfirmen zum Einsatz. Die wichtigsten Erfolgsgrundlagen für ein solches Geschäft sind neben der fachlichen Qualität vor allem eine sichere Kalkulation und ein genaues Controlling bei Zeit- und Materialeinsatz. Das Motto lautet: „Erfahrung ist gut, ein transparentes IT-System ist besser.“

Als Prokurist Jürgen Blumig bei H&R eintrat, war es eine seiner vordringlichsten Aufgaben, den betriebswirtschaftlichen Informationsfluss zu verbessern und Steuerung und Controlling im Unternehmen effizient zusammenzuführen. Als zu riskant erschien mittlerweile die Abhängigkeit vom externen Rechenzentrum, das bislang das Rechungswesen, die Kostenrechnung und die Lohnabwicklung betreute. Zudem erwies sich die Anpassung der Programme an neue Anforderungen als mühsam. Zur Verbesserung der Abläufe sollten außerdem eine DV-gestützte Materialwirtschaft eingeführt und der Einkauf mit Hilfe geeigneter Systeme und Datenbanken neu aufgestellt werden. Blumig suchte nach einer Lösung, mit der sich alle betriebswirtschaftlichen Abläufe auf einen Schlag bewältigen lassen würden. Dabei galt es vor allem, die besonderen Anforderungen des Anlagenbaus mit abzudecken.

Einsparungsgründe spielten dabei nicht die entscheidende Rolle: „Damals sahen wir die Kosten auf dem einzelnen Projekt erst bei der Rechnungsstellung“, erklärt der Prokurist. „Da lag das Kind schon im Brunnen.“ Solche Risiken wollten die Essener in Zukunft besser beherrschen. Sie suchten Schutz vor unliebsamen Überraschungen und forderten Transparenz für das gesamte Business. Blumig: „Wir brauchten ein Instrument, um unser Geschäft vollständig steuern zu können.“

Bei der Eurocom-Consult fand der Prokurist die Unterstützung, die er suchte. Der Fachhandelspartner des Software-Hersteller Sage Software GmbH aus Frankfurt/M. brachte das betriebswirtschaftliche Verständnis mit und hatte bereits Lösungen für den Anlagenbau entwickelt. Dabei setzten die Duisburger mit der Sage Office Line ein flexibles und leistungsfähiges Standardpaket als Basis ein. „Gerade für das Projektcontrolling im Anlagenbau sind stets kundenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen“, unterstreicht Manfred Jungbluth, Vertriebsleiter bei Eurocom-Consult: „Hier steht der individuelle Kundennutzen im Vordergrund, da gibt es keine Lösung von der Stange.“

„Wir kamen mit immer neuen Ideen“, erinnert sich Blumig. „Trotzdem wurde alles schnell und reibungslos unseren Wünschen angepasst.“ Es stellt sich die Frage: Wie kann ein Standardpaket diesen individuellen Anforderungen gerecht werden? Aus Sicht von Jungbluth bietet die Sage Office Line zum einen breiten Funktionsumfang. Zudem stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen sich Felder, Masken, Tabellen und Abfragen individuell anpassen lassen. Ergänzend setzt Eurocom-Consult die selbst entwickelte Branchenlösung Safir ein.

Jürgen Blum hat stets darauf geachtet, dass die Besonderheiten des Anlagenbaus mit berücksichtigt werden: So fällt in einem Projekt mit einem Gesamtvolumen von 1 Mio. Euro rund die Hälfte auf den Materialeinsatz. Zusätzlich muss der eigene Personaleinsatz und der der Fremdfirmen abgewickelt werden. Das ist heute komfortabel und aktuell möglich. Dabei lassen sich die Projekte frei definieren und die Kosten entsprechend zuordnen – etwa wenn Großprojekte in Lose oder Bauabschnitte aufgeteilt sind. So wird das gesamte Material sofort bei Ausgang der Bestellung auf das jeweilige Projekt gebucht. Auf der Baustelle wird dann der tatsächliche Verbrauch eingetragen.

Auch bei der Lohnabrechnung profitieren die Essener von dem neuen Software-Paket. Die Zeit-Meldezettel von den Baustellen wurden früher Ende des Monats per Hand ins Lohnsystem eingetragen. Am zehnten des Folgemonats war die Lohnabrechnung fertig. Erst dann konnten die Stunden den einzelnen Projekten zugeordnet werden. „Wir tappten sechs Wochen im Dunkeln“, umschreibt Blum die damalige Situation. Heute werden die Zeiten auftragsbezogen erfasst und der Personaleinsatz laufend aktualisiert.

Mit regelmäßigen Soll-Ist-Vergleichen aller Leistungsdaten haben Bereichs- und Firmenleitung stets einen aktuellen Einblick in den Stand jedes laufenden Projekts. Mit den Informationen lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen und nachjustieren. Auswertungen kann der Anwender zeitlich, projekt- oder bereichsbezogen durchführen. Als besonders komfortabel bewertet es Blumig, dass alle Daten automatisch in dieses Rechenwerk eingehen, auch wenn sie nicht direkt aus der Materialwirtschaft stammen, sondern beispielsweise aus der Finanzbuchhaltung. Dies ist etwa bei Mietkosten auf den Baustellen der Fall.

Die Umstellung auf das neue System erfolgte Ende 2003. Seit Januar 2004 ist die Sage Office Line voll im Einsatz. Die Einführungsphase verlief ohne größere Zwischenfälle. Dadurch hatte H&R noch genügend Zeit für Aufräumarbeiten: So wurden alte Listen und Datenbanken entrümpelt und neue Nummernkreise vergeben. Die Essener setzten zudem eine systematische Artikelstruktur auf und bildeten sie im System der Artikelnummern ab.

Jürgen Blumig nutzt die Software täglich: „Ich schaue selbst in alle Auswertungen und hake sofort nach, wenn mir etwas auffällt.“ Gerade die Mitarbeiter vor Ort haben inzwischen begriffen, dass es dabei nicht um Kontrolle geht. Vielmehr fördert das System den Verbesserungsprozess im ganzen Unternehmen.

Mit der komfortablen Lösung sehen sich die Essener für den härter werdenden Wettbewerb gut gerüstet. Die Geschäftsführung kann den Nutzen des verbesserten Controllings bestätigen. Dass der Wettbewerb sich vornehmlich über einen harten Preiskampf behaupten will, ist für das H&R-Management keine langfristige Lösung. Vielmehr setzt das Essener Unternehmen auf ein solides kaufmännisches Wirtschaften.