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Mehr Verantwortung – mehr Kompetenzen

Best Practice: Worauf sich der Einkauf einstellen muss
Mehr Verantwortung – mehr Kompetenzen

Der Trend im Einkauf geht zum umfassenden Lieferantenmanagement. Und: Beim E-Procurement haben sich die Erwartungen längst nicht überall erfüllt. Das sind Erkenntnisse eines Benchmarking-Projekts von WZL und Fraunhofer IPT.

Von unserem Redaktionsmitglied Jens-Peter Knauer jens-peter.knauer@konradin.de

Wer im Einkauf erfolgreich sein will, muss sein Hauptaugenmerk auf ein umfassendes Lieferantenmanagement legen. Das ist eine der wichtigsten Erkenntnisse eines Konsortial-Benchmarkings, die das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnologie (IPT) und das Laboratorium für Werkzeugmaschinen und Betriebslehre (WZL) der RWTH Aachen durchgeführt haben. „Ziel des Projektes war es, erfolgreiche Ansätze und Konzepte zu identifizieren“, erklärt Prof. Dr. Günther Schuh, Direktor des IPT und des WZL.
Überraschend dabei war unter anderem, dass sich in der elektronischen Beschaffung längst nicht alle Erwartungen erfüllt haben. „E-Procurement wirkt bisher überwiegend nur effizienzsteigernd. Die eingesparten Ressourcen für die operative Abwicklung müssen häufig für die Pflege der Systeme eingesetzt werden. Das bedeutet unter dem Strich keine Einsparung“, verdeutlicht Prof. Schuh.
Die Schwerpunkte des Vergleichs lagen in den Gebieten des Global Sourcing, der Organisation und Rolle des Einkaufs im Unternehmen, Einkaufstrategien, Performance-Messung, Lieferantenmanagement, E-Procurement, Marktforschung und Early Purchasing Involvement. In einem mehr als 100 Punkte umfassenden Fragebogen nahmen rund 800 Einkaufsleiter ausgewählter Unternehmen an dem Vergleichstest teil. Über 45 von ihnen untersuchte die Jury schließlich in einem mehrstufigen Auswahlverfahren, aus dem sich sechs als die erfolgreichsten herauskristallisierten: die Benteler Automobiltechnik GmbH, Paderborn, die Degussa AG, Hanau, die Johnson Controls GmbH, Burscheid, die Koenig & Bauer AG, Frankenthal, die Volkswagen AG, Wolfsburg, sowie die ZF Sachs AG in Schweinfurt. Alle diese Unternehmen haben besonders erfolgreiche Konzepte im Einkauf umgesetzt, so dass sie als so genannte Successful-Practice-Unternehmen ausgezeichnet wurden.
„Wir haben sehr viele Erkenntnisse darüber gewonnen, was den Einkauf im Unternehmen heute und in Zukunft ausmacht“, berichtet Prof. Schuh. Zehn Trends wurden identifiziert:
Performance-Steigerung durch den gläsernen Lieferanten
Im Lieferantenmanagement zeichnet sich mehr und mehr eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen dem Einkäufer und dem Lieferanten ab. Die Schnittstellen werden zu Nahtstellen. Der Einkäufer prüft den Lieferanten und seine Prozesse und gestaltet diese mit ihm gemeinsam. So lassen sich Kostenpotenziale auch in den Prozessen des Zulieferers freisetzen und realisieren.
Lieferanten werden ganzheitlich betrachtet
Unternehmen bewerten ihre Lieferanten nach wie vor anhand harter, quantifizierbarer Fakten. Dies sind im Wesentlichen Kosten, Qualität und Liefertreue. Mit dem Trend zu langfristigen, strategischen Kooperationen gewinnen zunehmend weichere Faktoren wie Entwicklungskompetenz und Kooperationsfähigkeit an Bedeutung. Erfolgreiche Unternehmen erstellen ganzheitliche Lieferantenprofile, die harte und weiche Fakten gleichermaßen berücksichtigen.
Es gibt eine optimale Lieferantenanzahl
Auf der Suche nach den besten hat sich bei vielen Unternehmen eine hohe Anzahl an Lieferanten aufgebaut, so dass sich der Nutzen aus dem so genannten Multisourcing nur noch minimal steigern lässt. Fällt die Anzahl der Lieferanten jedoch unter einen kritischen Wert, verliert der Einkauf an Flexibilität und damit an Verhandlungsmacht. Das bedeutet: Die Zahl der Lieferanten einseitig zu reduzieren, ist kontraproduktiv. Wichtig ist vielmehr, das optimale Verhältnis von Aufwand und Nutzen zu erreichen.
Der erfolgreiche Einkauf integriert seine Lieferanten frühzeitig
Bei Unternehmen, die ihre Lieferanten in die Produktentwicklung integrieren, steigt der Grad der Zufriedenheit bei den Zulieferern. Ein großer Teil der Produktkosten wird in der Entwicklung des Zulieferprodukts festgelegt.
Performance-Messung: Ganzheitlicher Ansatz
Der Beitrag des Einkaufs wird nur anerkannt, wenn seine Performance-Messung den anderen Unternehmensbereichen neutral und transparent erscheint. Ziele sollten nicht allein durch den Einkauf gesetzt und verfolgt werden. Die Prozesse des Einkaufs sollten jährlich durch eine Kundenbefragung bewertet werden.
Vom Disponenten zum Sourcingstrategen
In modernen Unternehmen obliegen dem Einkäufer wesentlich mehr und verantwortungsvollere Aufgaben als früher. Er ist Kompetenzträger und Wertschöpfungspartner und bringt ein hohes Maß an Weitblick, Kommunikations- und Integrationsfähigkeit sowie Verhandlungsgeschick mit.
Der Einkauf sollte eine hochrangige Zentralfunktion sein
Bei OEM, die als Innovationstreiber gelten, ist der Einkauf schon lange in die Vorstandsebene aufgerückt. Im Durchschnitt aller Unternehmen ist das jedoch erst zu 5 % der Fall. Erfolgreiche Firmenlenker unterstützen den Einkauf konsequent.
Global Sourcing: Zentral koordiniert – lokal positioniert
Der Zentraleinkauf wird zum Netzwerkmanager der global verteilten Einkaufsbüros (Satellitenbüros). Er erstellt so genannte Guidelines, um eine weltweite Standardisierung zu ermöglichen und Bündelungseffekte zu generieren. Die lokalen Satellitenbüros sind für die Suche, Auswahl und Auditierung der Zulieferer zuständig. Marktkenntnis und persönliche Kontakte sind beim Global Sourcing unerlässlich und nur über lokale Einheiten zu realisieren.
E-Procurement: Bisher überwiegend nur effizienzsteigernd
Während im Durchschnitt nur 21 % der Unternehmen E-Procurement betreiben, liegt der Anteil bei den Top 10 bei 56 %. Meist bezieht sich die elektronische Beschaffung auf Katalogsysteme zur Abwicklung von Verbrauchsgütern. E-Procurement verringert den Aufwand für das Auswerten von Bestelldaten und das Abwickeln von Standardprozessen. Die eingesparten Ressourcen müssen häufig für die Pflege der Systeme eingesetzt werden.
Tools: Keep it simple
Bei der Investitionsplanung bezüglich neuer Tools hinterfragen erfolgreiche Unternehmen den Nutzen. Sie folgen Modetrends nicht blind. Einfache Lösungen und klare Richtlinien führen zum Erfolg. Der gute Einkäufer agiert schnell, klar und ganzheitlich.
„Die Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche im Einkauf wachsen weiter“, fasst Prof. Schuh zusammen. „Der Einkäufer bestellt nicht nur und verhandelt Verträge, sondern bringt sein Know-how aktiv in die Produktentwicklung, die Produktion und die Prozesse des Zulieferers ein.“ Er müsse überprüfen, welche Tools und Maßnahmen einen wirklichen Nettonutzen bringen – und sich darauf fokussieren.
Weiche Faktoren gewinnen an Bedeutung
Einfache Lösungen und klare Richtlinien führen zum Erfolg
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