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Minuziöse Abrechnung im World Wide Web

Zeitkonten werden künftig im Internet verwaltet
Minuziöse Abrechnung im World Wide Web

Die Zeiterfassungs-Station entwickelt sich zum Internet-Terminal, Personaleinsatz wird per Handy organisiert, Dienstreisen lassen sich online abrechnen: Alles geht über das World Wide Web – und bald geht nichts mehr ohne.

Von unserem Redaktionsmitglied Uwe Böttger

Das Internet macht auch vor dem Zeitmanagement nicht Halt. Für die zentrale Verwaltung der Mitarbeiter per PC mussten früher teure und umständliche Wide Area Networks (WAN) installiert werden. Nun verbindet das weltweite Internet bereits mehr als 250 Millionen Benutzer. Alle kommunizieren in der gleichen Internetsprache (Hyper Text Markup Language – HTML). Immer mehr Unternehmen machen sich dieses Universal-Netzwerk zu Nutze. Auch der Stuttgarter IT-Spezialist Interflex GmbH hat diesen Weg eingeschlagen. Pünktlich zur Cebit hat das Unternehmen einen Web-Client für sein Zeiterfassungs-Programm IF 6020 vorgestellt. Die neue Software ermöglicht es, auf den Datenbestand im System über das Internet zuzugreifen. „Wir haben unsere Zeitwirtschaftslösung internetfähig gemacht, weil das Web ideale Kommunikationsmöglichkeiten bietet“, so Thomas Reisser, Marketingleiter bei Interflex.
Die Zeitwirtschaft via Internet bietet Chancen für Unternehmen, die viele Mitarbeiter im Vertrieb, Außendienst oder in Tochtergesellschaften und Niederlassungen beschäftigen. Den Nutzern eröffnen sich beim Zeitmanagement per Web erweiterte Workflow-Möglichkeiten. So haben Online-Anwender künftig die Möglichkeit, standortunabhängig auf Zeitwirtschaftssysteme der Zentrale zuzugreifen. Externe Kollegen können damit am eigenen Desktop Daten einsehen, eingeben und editieren. Der Datenzugriff erfolgt über einen Standardbrowser. Der Systemadministrator muss keine weitere Software auf dem Client installieren.
Vergessene Urlaubsanträge, nicht bewilligte Überstunden oder Meldungen wegen Krankheit, Urlaub und Dienstreisen lassen sich online unbürokratischer und damit kostengünstiger abwickeln. In Zeiten der Optimierung betriebswirtschaftlicher Ressourcen sind solche Online-Konzepte nicht nur für die Mitarbeiter vorteilhaft. Auch Unternehmen, die über Zeitwirtschaftslösungen den Einsatz und die Leistung ihres Personals effizienter gestalten wollen, profitieren von der Internetfähigkeit. Personal- und Gruppenleiter beispielsweise haben damit eine ständige Zugriffsmöglichkeit auf die Zeitkonten ihrer Mitarbeiter. Egal ob Überstunden, Nachtzuschläge, Resturlaub, Fehl- oder Sollzeiten anstehen: Alles lässt sich per Mausklick überprüfen und online im World Wide Web abrechnen.
Auch die Kaba Benzing GmbH in Villingen-Schwenningen bewertet Web-Lösungen als Megatrend in der Informationstechnologie. „Unsere Zeiterfassungs-Stationen Bedanet 9380 ist tauglich für das Internet und zieht die Daten direkt aus dem Netz. So lässt sich das Terminal gleichzeitig als allgemeine Informations-Station nutzen“, erklärt Geschäftsführer Bertram Schmitz. „Der Mitarbeiter kann sich Saldenlisten anzeigen lassen oder Urlaubsanträge stellen, und er nutzt das Terminal zugleich als Internet-Client.“ Die Kombination aus Zeitwirtschafts- und Infoterminal stuft der Manager als eine kosteneffektive und einfach zu bedienende Lösung ein, die die Informationsstrukturen im Unternehmen verbessern soll.
Die Bonner MBB Gelma GmbH hat ihr Produkt Bessy – ein Client-Server System für Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle – um die Version Zukos Light erweitert. War Bessy vor allem für große Firmen konzipiert, so setzen die Bonner jetzt auf kleine und mittlere Unternehmen. Das System eignet sich für Betriebe ab zehn Mitarbeiter aufwärts. Funktionalitäten wie mehrere Standorte oder verschiedene Sicherheitsbereiche sind in der Grundversion gesperrt. Beim Aufrüsten werden die Funktionen softwaretechnisch freigeschaltet. Geschäftsführer Gert-Maria Freimuth sieht in der Zutrittskontrolle einen wachsenden Markt: „Wir stellen fest, dass das Bedürfnis nach Sicherheit in den Unternehmen wieder stark wächst. Der Kunde erwartet mittlerweile ausgeklügelte Systeme, mit denen der Weg von Mitarbeitern, Besuchern oder Zulieferern auf dem Gelände und im Gebäude nachvollzogen werden kann. Es soll sichergestellt sein, daß weder Güter noch Informationen abhanden kommen.“
Die Astrum GmbH präsentierte ihr System SP-Expert für die Personaleinsatzplanung im neuen Gewand. Ein Reihe zusätzlicher Module helfen beim Erstellen von Einsatz- und Schichtplänen nach gegebenen Randbedingungen oder beim automatischen Buchen von Mitarbeiterzeiten. Die Schnittstellen sind mittlerweile an die Systeme aller führenden Hardware-Hersteller angepasst worden. Rainer Heß, Marketing-Manager bei der Erlanger Software-Schmiede: „Wir haben von Anfang an auf den modularen Charakter der Software geachtet. Daher lässt sich das System heute an die verschiedensten Branchen und Wirtschaftzweige anpassen.“ Stolz ist Heß vor allem auf die Einsatzmöglichkeit von WAP-Handys in der Personaleinsatzplanung. Die Erlanger stellten zur Cebit eine Software vor, mit der sich Einsatzpläne mit Hilfe dieser neue Technologie abrufen und neu beschicken lassen. Heß: „Damit wird die Arbeitszeitplanung zu jeder Zeit und an jedem Ort der Welt möglich.“
Die Düsseldorfer Timesys AG stattete ihr System Timesys mit Modulen für das Personalzeitmanagement. aus. Das Softwarepaket Data Warehouse Excel (DWE) beispielsweise soll Daten in Informationen umwandeln. Urlaubslisten, An- und Abwesenheitsgründe oder Stammdaten werden über MS Excel übersichtlich dargestellt. Dem Anwender sollen sich dadurch Strukturen und Zusammenhänge erschließen. Überschneidungen und Trends lassen sich früh erkennen. Dadurch wird der organisatorische Ablauf optimiert.
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