Ausschreibungssystem: Schott optimiert Beschaffungsvorgänge

Mit der Akzeptanz wächst die Transparenz

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Vor gut zwei Jahren startete der Technologiekonzern Schott Glas gemeinsam mit der Stuttgarter Onventis GmbH ein Projekt zur zentral koordinierten Beschaffung. Heute ist das System Schott Procurement Office (SPO) erfolgreich im Einsatz. Ausschreibungsteilnehmer können damit an jedem Ort der Welt alle Daten zu einem Beschaffungsvorgang abrufen.

Von unserem Redaktionsmitglied Susanne Schwab susanne.schwab@konradin.de

Mit weltweit 19 500 Mitarbeitern sowie Produktions- und Vertriebsstätten in 38 Ländern rund um den Globus ist das Beschaffen von Fertigungseinrichtungen, Dienstleistungen und anderen ausschreibungsfähigen Gütern im Schott-Konzern ein Thema, das bislang hauptsächlich dezentral gehandhabt wurde. Um die Beschaffungsabläufe zu vereinheitlichen, wurde vor zwei Jahren das Projekt zur ausschreibungsbasierten Beschaffung gestartet. Als Partner mit ins Boot holte sich der Mainzer Technologiekonzern den Procurement Service Provider Onventis GmbH aus Stuttgart. „Unser Ziel war damals, das zentrale Know-how über die internen Unternehmensgrenzen hinweg allen unseren Einheiten verfügbar zu machen“, erinnert sich Ralf Jüchtern. Für den Projektleiter Global Purchasing bei Schott war dies nur denkbar durch das Vereinheitlichen aller Prozesse.
Gemeinsam mit Onventis entstand das Projekt Schott Procurement Office (SPO) auf Basis des Onventis Trade Core SRM Moduls Coordinated Sourcing, mit dem globale Beschaffungsabläufe für komplexe Güter niederlassungsübergreifend organisiert werden können. Raimund Schlotmann, Geschäftsführer des Software-Herstellers: „Entsprechend der Vorgehensweise bei einer koordinierten Ausschreibung haben wir das System weiterentwickelt, das inzwischen die Ausschreibung steuert und über ein umfassendes E-Mail-Messaging die entsprechenden Mitarbeiter informiert.“ Hinzugefügt wurde ein Archivierungssystem für Textbausteine und Ausschreibungsstrukturen, das den unternehmensweiten Zugriff auf standardisierte Texte erlaubt. Schließlich wurde das Versionsmanagement für Ausschreibungen erweitert. Bereits getätigte Ausschreibungen werden so archiviert, dass sie standortübergreifend wieder verwendet und gegebenenfalls veränderten Rahmenbedingungen angepasst werden können. „Wir haben das Modul so konzipiert, dass es den Anforderungen von Unternehmen der Größe von Schott gerecht wird und insbesondere die heterogenen Unternehmensstrukturen abbilden kann“, erläutert Schlotmann die damalige Zielsetzung.
Heute ist Schott erfolgreich im Coordinated Sourcing aktiv: Für den Bereich der Ausschreibungen wurde ein einheitlicher Prozess definiert, Standards wurden entwickelt, ein vollständig funktionsfähiges Ausschreibungssystem konzeptioniert und gemeinsam mit Onventis zur Produkt- und Praxisreife gebracht. „Mittlerweile setzen wir das System mit der Bezeichnung Schott Procurement Office (SPO) in den verschiedensten Bereichen unserer operativen Beschaffung ein, von Maschinen und Anlagen bis hin zu Dienstleistungen“, freut sich Beschaffungsexperte Jüchtern. Künftig wolle man die Prozesse und das SPO flächendeckend in allen Bereichen des Unternehmen etablieren. „Je erfolgreicher wir hierbei sind, desto schneller wächst der Überblick über die Beschaffungslandschaft unserer Standorte“, erklärt Jüchtern und räumt gleichzeitig ein: „Aufgrund der Größe und Dezentralität von Schott wird es aber noch längere Zeit dauern, bis wir dieses Ziel zufrieden stellend erreicht haben.“
Dennoch hat sich bei den Einkäufern bereits das Bewusstsein für die Problematik von Ausschreibungen verändert. „Wir haben begonnen, Ausschreibungen nicht nur prozesstechnisch zu begleiten, sondern auch deren Aufbau zu hinterfragen“, so Projektleiter Jüchtern. Das sei auch nötig gewesen, um die Angebote vergleichen zu können, die für eine erfolgreiche Beschaffung benötigt werden. Wo zuvor die Struktur einer Ausschreibung hauptsächlich durch die Definition des Bedarfs geprägt wurde, ist ihr Aufbau jetzt zusätzlich durch die Analyse von Kostentreibern bestimmt. Dabei wirkt der Einkauf maßgeblich mit und trägt seinen Teil zur Ausschreibung bei. Für den Mitarbeiter in der Schott-Einkaufsabteilung hat sich der Arbeitsalltag im Vergleich zu früher wenig verändert. Der Einkäufer, der das SPO-Modul bereits nutzt, holt sich morgens aus dem Ausschreibungssystem die täglichen aktuellen Informationen. Anschließend kümmert er sich um sein Lieferantenuniversum; das heißt, er trifft die Lieferantenauswahl und die Vergabeentscheidung. Er führt die Verhandlungen und kümmert sich um die Vertragsinhalte. „Der Unterschied zu früher ist“, erklärt Ralf Jüchtern, „dass der Mitarbeiter neben dem klassischen ERP-System nur noch ein System hat. Hier findet er alle relevanten Informationen und Abläufe und hat jederzeit Zugriff auf bereits getroffene Vereinbarungen sowie auf die laufenden Vorgänge.“
Der standardisierte Ausschreibungsprozess kann zwar auch ohne SPO genutzt werden. Den Vorteil bei der Nutzung des elektronischen Systems sieht Jüchtern jedoch in den automatisierten Prozessschritten: Sobald ein User über SPO ausschreibt, laufen alle Vorgänge automatisch ab, ohne dass er übermäßig mit den administrativen Arbeiten, die der Prozess erfordert, belastet wird. Diese werden nämlich automatisch vom System übernommen und gesteuert.
Rückblickend auf die letzten zwei Jahre ist Jüchtern froh, dass die betroffenen Mitarbeiter das neue System so gut angenommen haben. Dabei wurde auch großer Wert darauf gelegt, die Bedienung des SPO so einfach wie möglich zu gestalten, obwohl die Funktionen zwischenzeitlich relativ komplex sind. „Geänderte Anforderungen finden sich für die Mitarbeiter heute vielmehr in der Methodik des Ausschreibens“, räumt Jüchtern ein. Wo früher der Ausschreiber dem Anbieter Informationen zukommen ließ, damit dieser ein Angebot nach eigenem Ermessen erstellen konnte, muss er heute dem Anbieter die Struktur des Angebotes teilweise vorschreiben. Zusätzlich müssen in manchen Fällen komplexe Kostenanalysen gefahren werden, um den Aufbau einer Ausschreibung sinnvoll planen zu können.
Auf Lieferantenseite waren die Meinungen zu SPO anfangs geteilt. „Viele Lieferanten wurden durch uns zum ersten Mal mit dieser Form der elektronischen Beschaffung konfrontiert. Die häufigste Hürde auf Anbieterseite ist nach dem momentanen Stand der Umgang mit dem Medium Internet. Dennoch beträgt die Teilnahmebereitschaft der Anbieter an unseren Ausschreibungen über SPO nahezu 100 Prozent“, so Jüchtern.
Ergebnisse, die sich innerhalb kurzer Zeit in klingender Münze auszahlen, wurden von den Verantwortlichen bei Schott jedoch nicht erwartet. Dafür sei die Vorbereitungszeit zu lang und der Change- Management-Prozess, der angestoßen wurde, zu komplex, hieß es aus Mainz. Bewusst wurden im Vorfeld des Projektes auch die Prozesskosteneinsparungen als feste Größe ausgeklammert. Ralf Jüchtern erklärt dies damit, dass diese Einsparungen nur schwer zu kalkulieren und noch schwerer nachzuweisen sind. „Wir haben aber bereits in mehreren Fällen nachgewiesen, dass die erwarteten Einsparpotenziale im Bereich der Einstandspreisreduktion wirklich existieren und mit unserer Methode auch erschlossen werden können.“
Dass die Konzernleitung mit den bisherigen Ergebnissen des Schott-Procurement-Office-Projektes zufrieden ist, zeigt der Blick in die Zukunft: Ein Konzept für die Back-End-Integration des SPO liegt bereits fertig in der Schublade und die Anbindung an SAP R/3 ist für das laufende Geschäftsjahr geplant. Auch die Partnerschaft mit dem Systementwickler Onventis ist mit dem Sourcing-Projekt nicht abgeschlossen. Erst vor kurzem gaben beide Unternehmen bekannt, dass eine weitere Zusammenarbeit im Bereich Coordinated Ordering für die C-Teile-Beschaffung bei Schott geplant ist.
Schott Procurement Office koordiniert die weltweiten Ausschreibungen
Einfache Bedienung trotz hoher Funktionskomplexität
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