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Mit Word allein lässt sich kein Betrieb führen

Jeder zweite Mittelständler hat noch kein ERP-System
Mit Word allein lässt sich kein Betrieb führen

Mit einem Office-Paket oder selbst gestrickter Software lässt sich heute kein Unternehmen mehr auf Kurs halten. Abhilfe schafft eine professionelle ERP-PPS-Lösung, die sich schnell bezahlt macht und im Unternehmen für mehr Übersicht sorgt.

Ullrich Pesch ist Fachjournalist in Heimstetten

Im Auftrag des Software-Anbieters Sage GmbH, Frankfurt/M., untersuchte das Nürnberger Marktforschungsunternehmen Icon Brand Navigation Group den Einsatz betriebswirtschaftlicher Software in kleinen und mittleren Unternehmen. Befragt wurden 1500 Firmen aus verschiedenen Branchen. Die Ergebnisse zeigen, dass gerade in kleineren Unternehmen eine betriebswirtschaftliche Software nur unzureichend zum Einsatz kommt. Teilweise wird nicht einmal ein Computer für die Betriebsführung genutzt. So verzichten 12 % der Unternehmen komplett auf den Einsatz eines PC und lediglich 43 % nutzen eine betriebswirtschaftliche Software.
Unternehmen, die ohne kaufmännische Software arbeiten, behelfen sich zumeist mit angepassten MS Office-Produkten wie Word, Excel oder Access, um ihre betriebswirtschaftlichen und administrativen Prozesse programmtechnisch zu unterstützen. Gelegentlich kommt eine selbst gestrickte Software zum Einsatz, die nach und nach erweitert wird. Lösungen dieser Art sind in hohem Maße fehleranfällig. Bei ständig wachsenden Datenbeständen und unterschiedlichen Datenformaten wird es mit solchen Lösungen zunehmend schwieriger, die Informationen aktuell und redundanzfrei zu halten oder ein Angebot mit Hilfe von Word zu erstellen.
Die Folge ist ein überdurchschnittlich großer Verwaltungsbereich mit entsprechenden Fixkosten und eine hohe Kapitalbindung im Lagerbereich. Früher oder später stellt sich heraus, dass derartige Lösungen zu aufwendig, zu fehleranfällig und nicht ausreichend leistungsfähig sind. Abhilfe schafft eine professionelle ERP- oder PPS-Lösung.
Für die Geschäftsführung ist die Anschaffung einer betriebswirtschaftlichen Softwarelösung eine strategische Entscheidung. Dabei steht die Kapitalrentabilität (ROI) im Mittelpunkt. Oft werden alte Lösungen aus Kostengründen beibehalten, denn ERP-Software leidet noch immer unter dem Ruf, hohe Kosten zu verursachen und dem Kunden lange Einführungszeiten abzuverlangen. Daher verzichten viele Firmen, allen voran der Mittelstand, auf den Einsatz derartiger Software und vergeben damit die Möglichkeit, an Professionalität zu gewinnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Dabei muß ERP-Software nicht teuer sein. So ist die Einführung einer Standardlösung für Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft mit drei Arbeitsplätzen für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern inklusive Installation und Schulung bereits für 5000 bis 10 000 Euro zu bekommen. Typische Einführungszeiten liegen in der Regel unter zwei Wochen. Damit zahlt sich die Investition vielfach bereits im ersten Jahr ergebniswirksam aus.
Das beweist auch die Praxis, beispielsweise die Eurofol GmbH in Neuss. Für das Erstellen eines Angebots mit Hilfe von Word und Excel benötigte der Variantenfertiger im Bereich Folienverarbeitung rund 40 min. Seit der Einführung eines neuen ERP-Systems – im Einsatz ist Office Line Produktion des Softwareherstellers Sage – sind alle Daten aus der Fertigung unmittelbar in die betriebswirtschaftlichen Programme integriert und aktuell verfügbar. Der Aufwand für ein Angebot reduzierte sich auf 3 min.
„Seit wir eine PPS-Lösung im Einsatz haben, sparen wir viel Zeit“, versichert Christian Goldenbaum, Projektverantwortlicher bei der Detectomat GmbH, einem Hersteller von Brandmeldesystemen. „Unsere Vorgänge sind transparenter und einfacher geworden.“ Zudem konnten die Ahrensburger ihren Bearbeitungsaufwand reduzieren und dadurch Kosten senken. Terminvorgaben und Fristen lassen sich jetzt einfacher und besser überwachen. Goldenbaum: „Da wir alle Daten im System vorhalten, können wir in der Produktion auf Veränderungen oder bei besonderen Kundenwünschen schneller und flexibler als früher reagieren.“
„Durch den Einsatz einer betriebswirtschaftlichen Software sind wir viel flexibler geworden“, kann Bernd Mahlzahn, Geschäftsführer der Paatz Viernau GmbH bestätigen. Auch die Mitarbeiter des Maschinenbauers in Viernau sollen von dem neuen System profitieren. Mahlzahn: „Das neue Programm ist viel einfacher zu bedienen als unsere frühere Lösung.“
ERP-Lösungen für den Mittelstand richten sich heute nach den Anforderungen des Kunden – und nicht umgekehrt. Niemand ist gezwungen, seine Prozesse an den Vorgaben einer ERP-, PPS- oder CRM-Lösung auszurichten. Im Gegenteil, die Systeme werden an die Prozesse beim Anwender angepasst, um die Abläufe im Unternehmen zu unterstützen. Besonders wichtig für diese Anwender ist die Marktreife eines Produktes. Diese wird von kleinen und mittleren Unternehmen am liebsten anhand von Referenzprojekten überprüft. Nicht zuletzt muss die Lösung für alle Mitarbeiter möglichst einfach anzuwenden sein. Relevante Kennzahlen und Ergebnisse müssen sich übersichtlich darstellen lassen und jederzeit schnell zur Verfügung stehen. Das ERP-System sollte als Basis das Rechnungswesen, die Auftragsbearbeitung und eine Materialwirtschaft enthalten. Optional lassen sich die Lagerhaltung und ein PPS-Modul zuschalten. Für kleinere Betriebe ist eine integrierte Gesamtlösung vorteilhaft, in der alle Module mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche und einer gemeinsamen Datenbank integriert sind. Funktionen für betriebswirtschaftliche Auswertungen stellen sicher, dass sich die Transparenz im Unternehmen verbessert. Wichtig ist auch, dass ein Programm die Übernahme vorhandener Datenbestände ohne großen Aufwand ermöglicht.
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