E-Procurement ist abhängig vom Informationsfluss zwischen den Beteiligten. Software-Agenten entlasten den Einkäufer indem sie auch bei ständig wechselnden Parametern Lösungsvorschläge anbieten.
Stefan Preuß ist Mitarbeiter der Living Systems AG in Donaueschingen
Das papierne Bestellformular kommt zunehmend aus der Mode, die Zukunft gehört dem E-Procurement. Internetbasierte Ausschreibungen und Auktionen stellen dabei lediglich den Beginn dar. Zwei Entwicklungen sind bereits heute klar vorgezeichnet: Erstens wird E-Procurement keine singuläre Anwendung für das Beschaffen von C-Gütern bleiben, sondern sich zu einem im Back Office vernetzten Vorgang fortentwickeln. Und zweitens wird die Datenmenge, die tagtäglich auf den Einkäufer einprasselt, stetig wachsen. Gleichzeitig nimmt der Entscheidungsdruck zu.
Beiden Entwicklungen werden Nutzer am besten mit dem Einsatz von Agenten-Technologie gerecht, ist Christian Dannegger, Chief Technical Officer (CTO) bei der Living Systems AG, Donaueschingen, sicher: „Die Einführung von Systemen für ein möglichst effektives E-Procurement sollte zu den zentralen Themen für Unternehmen aller Branchen gehören.“ Living Systems arbeitet bereits seit fünf Jahren an diesem Thema und setzt ihre agentenbasierte Software-Plattform für E-Commerce-Lösungen in mehr als 30 Projekten ein.
Ein Maschinenbauer bestellt beispielsweise bei seinem Schraubenproduzenten zehn Paletten Gewindeschrauben mit identischer Spezifikation, aber in zehn verschiedene Größen. Diese sollen von einer bekannten Spedition transportiert werden. Die Fracht ist disponiert, binnen 24 Stunden muss die Auslieferung erfolgen. Durch einen kurzfristig akquirierten Auftrag erhöht sich der Bedarf auf 40 Paletten mit jetzt drei verschiedenen Spezifikationen in je zehn Größen, die ebenfalls in die 24-Stunden-Spanne fallen. Die zeitkritische Ausweitung des Auftrages setzt eine Vielzahl manuell abzuarbeitender Vorgänge in Gang, die über Telefon oder Fax zeit- und personalintensiv abgearbeitet werden. Das agentenbasierte Vernetzen der Systeme der beteiligten Parteien erlaubt, einen effizienten und damit kostendämpfenden Prozesses einzuleiten. Er geht weit über den Umstand heraus, dass die Kommunikation nun per E-Mail erfolgt.
Agenten lassen sich als Software-Module definieren, die ein vorgegebenes Ziel verfolgen. Sie werden im Back-Office zur Vernetzung der Systeme eingesetzt und entlasten am Front-End den Einkäufer von zeitintensiven Routineaufgaben.
Im konkreten Fall konfiguriert der Einkäufer des Maschinenbauers einen Agenten mit einer Verfügbarkeitsanfrage und schickt ihn über das Internet zum Schraubenproduzenten. Der Agent fragt an, ob die gewünschte Menge der einzelnen Schrauben verfügbar ist. Gleichzeitig wird ein Agent konfiguriert, der die Transportverfügbarkeit bei der Spedition abfragt. Beide Agenten kommunizieren ständig mit einem Koordinationsagenten und unterrichten den Nutzer über den Stand der Dinge.
Im Back-Office vernetzen die Software-Agenten die Sys- teme der beteiligten Parteien und bilden den Prozess internetbasiert ab. Die Agenten laufen auf dem Agentenserver Lars (Living agents runtime system). Lars ist Basis und Kern der Plattform Living Markets für vernetzten E-Commerce. Doch was passiert, wenn verschiedene Arten von Schrauben, dazu spezielle Gummidichtungen von einem weiteren Lieferanten und Bleche einer bestimmten Legierung eines dritten Lieferanten benötigt werden? Wie wird dann der Transport koordiniert? Der Ausbau der Technik zu einem sogenannten Multi-Agenten-System (MAS) verschafft einen weiteren Effektivitätsschub. Der modulare Aufbau eines MAS eröffnet dabei den Übergang zum E-Procurement und den Einstieg ins webbasierte Supply Chain Management. Ein Agent könnte beispielsweise in einer ersten Ausbaustufe bei ausgewählten Lieferanten ein Angebot initiieren, die passenden auswählen und dem Nutzer den Vorschlag unterbreiten, das billigste oder das am schnellsten verfügbare Angebot wahrzunehmen. Auch die logistische Frage wird von den Agenten geklärt: Dem Nutzer wird schließlich eine Kombination vorgeschlagen, bei der der Gesamtpreis aus Schrauben, Dichtungen, Blechen und Logistik am niedrigsten liegt.
Die Railconex GmbH, Hamburg, ein unabhängiges Beratungsunternehmen für den strategischen Einkauf, setzt die agentenbasierte E-Commerce-Plattform Living Markets als Grundlage ihrer Auktionsplattform nach Angaben von Geschäftsführer Thomas Roithmeier bereits heute erfolgreich ein: „Bei der Suche nach einem kompetenten Technologiepartner hat uns die hohe technische Expertise von Living Systems und die offene Architektur des Systems überzeugt. Mit der gemeinsam erarbeiteten Lösung können wir den gesamten Beschaffungsprozess auf unserer Transaktionsplattform abbilden. Dies entspricht unseren Zielvorstellungen und den Bedürfnissen unserer Kunden.“
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