Online-Bestellsystem fördert die Eigenveranwortung der Mitarbeiter

Klaus Winter ist Journalist in Wolfegg

Das Papier im Büro geht zur Neige. In der Produktionshalle werden kurzfristig große Mengen einer Schraubenart benötigt. Was früher mit viel Zeit, Aufwand und Genehmigungsschritten verbunden war, wird bei der Battenfeld GmbH, Meinerzhagen, jetzt von jedem betroffenen Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks erledigt: der Einkauf wichtiger Kleinteile, Büromaterialien und sonstiger kleinteiliger Verbrauchsgüter.

Derzeit beschäftigt das Unternehmen an seinen zwei Produktionsstandorten in Deutschland und Österreich rund 1000 Mitarbeiter und erzielte 2000 einen Umsatz von 213 Mio. Euro. Um im Werk Meinerzhagen die Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Kosten für Beschaffungsvorgänge zu senken, entschied sich die Battenfeld GmbH im vergangenen Jahr für eine dezentrale Bestellung sogenannter C-Artikel über elektronische Produktkataloge und die Internet-Bestellplattform Ca-Professional der Ca-Content GmbH. Seither bestellt der Hersteller von Spritzgießmaschinen Werkzeuge, Büromaterialien und alle sonstigen Verbrauchsmaterialien über ein leicht bedienbares Online-Portal.

„Vor der Zusammenarbeit mit einem Beschaffungs-Dienstleister liefen unsere Bestellungen für Verbrauchsmaterialien zum Teil nach klassischem Muster ab: Mussten Gebrauchsartikel wie zum Beispiel Papier, Schrauben oder Visitenkarten bestellt werden, wurden diese zunächst in Papierkatalogen gesucht, die Bestellnummern in Formulare eingetragen, die Gesamtliste vom Vorgesetzten genehmigt und schließlich per Telefon oder Fax beim Lieferanten geordert, beschreibt Jürgen Neitsch, Leiter Strategischer Einkauf bei Battenfeld. Folge des langwierigen Prozesses: Das Beschaffen kostete nicht nur wertvolle Zeit, sondern stellte auch eine Belastung für viele Mitarbeiter dar. Zum langwierigen Bestellvorgang kam dann die nicht weniger aufwendige Rechnungsprüfung hinzu. Jürgen Neitsch: „Jede Rechnung musste einzeln geprüft, bei Unklarheiten der Besteller kontaktiert und schließlich die Summe per Hand in das vorhandene ERP-System eingegeben werden. Eine Verbesserung der Beschaffungssituation versprach sich Neitsch vom Einsatz einer sogenannten E-Procurement-Lösung.

Anfang 2000 erhielt die Ca-Content GmbH aus Mainz-Kastel den Auftrag, eine E-Procurement-Lösung für Battenfeld zu entwickeln und im Unternehmen einzuführen. Gut ein Jahr nachdem der erste Testbesteller bei Battenfeld online seine Waren geordert hatte, wirkt sich die Innovationsbereitschaft des Unternehmens bereits in barer Münze aus. Zudem ist das System von Geschäftsführung und Mitarbeitern gleichermaßen akzeptiert und wird rege genutzt. Und auch die zu Beginn angefallene Investition bei der Einführung des Systems hat sich bereits amortisiert: „Wir haben bessere Einkaufskonditionen und erheblich kürzere Beschaffungszeiten.“

Was aber genauso wichtig ist, sind die zeitlichen Vorteile für die Mitarbeiter im Einkauf und in der Rechnungsprüfung. Wenn heute bei Battenfeld in Meinerzhagen ein Gebrauchs- oder Verbrauchsgut benötigt wird, läuft das in der Praxis so: Ein einkaufsberechtigter Mitarbeiter öffnet über seinen Internet-Browser die Ca-Professional-Oberfläche, gibt sein Passwort ein und wählt – je nach Produktbedarf – einen der online verfügbaren Produktkataloge aus. Prinzipiell sind alle Kataloge so aufbereitet, dass auch Internet-unerfahrene Mitarbeiter leicht damit umgehen können. Das heißt: Jeder bestellbare Artikel kann über eine Detailansicht auch mit Produktbild angezeigt werden und informiert über den exakten Preis pro Einheit und die Lieferzeit. Weiß der Besteller nicht, welcher Hersteller das entsprechende Produkt liefert, hilft ihm eine katalogübergreifende Produktsuche. Auch eine Suche nach Anbietern, Produktnummern und Preis ist über alle Kataloge hinweg möglich. Ist der benötigte Artikel gefunden und die Menge im System vermerkt, lässt sich die Ware per Mausklick in den virtuellen Warenkorb legen. Parallel dazu kann sie auch als Standardartikel definiert und in einem individuellen Warenkorb abgespeichert werden. Die Übergabe der Bestellung an den oder die Lieferanten erfolgt dann über einen weiteren Klick.

Schwierigkeiten, die Lieferanten in das elektronische Bestellwesen einzubinden, gab es laut Neitsch praktisch nicht, denn: „Einige Anbieter waren bereits auf das Thema E-Procurement vorbereitet und hatten ihre Produkte in Online-Katalogen gespeichert, anderen half das Unternehmen aus Mainz-Kastel mit ihren verschiedenen Katalogmanagement-Dienstleistungen.“ Konkret nutzten die Anbieter dabei entweder die so genannte Online Catalog Factory oder die Lieferanten ließen gleich ihre vollständigen Kataloge digitalisieren. Besonders wichtig bei der Katalogplanung ist die Frage, in welcher Struktur und unter welchen Überschriften die Artikel angeordnet werden. Denn oberstes Ziel bei der Planung von Onlinekatalogen ist es, aussagekräftige und gut strukturierte Produktgruppen zu schaffen, um dem Benutzer das Navigieren in den umfangreichen Katalogen so einfach wie möglich zu machen. So achtet man bei Ca-Content beispielsweise auch darauf, maximal 200 Artikel pro Gruppe zuzulassen, um die Übersichtlichkeit zu erhalten. Im nächsten Schritt wurden die Artikeldaten um Abbildungen und Fotos der Produkte sowie entsprechende Erläuterungstexte ergänzt. Auch diese müssen stets nach einheitlichen, für den Anwender wiederzuerkennenden Prinzipien gestaltet sein. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass keine Produktbeschreibung eine unbekannte Abkürzung enthalten darf. Um die Artikel noch leichter recherchierbar zu machen, wurde parallel dazu eine intelligente Schlagwortsuche erstellt.

„Augenblicklich ist unser System so eingerichtet, dass die Mitarbeiter aus 14 Produktkatalogen bestellen können“, erklärt Neitsch. Die Produktgruppen reichen dabei von Büchern über IT-Komponenten und Zubehör bis hin zu Schrauben und Hydraulikteilen für die Montage. Im System ist zudem ein Bereich hinterlegt, über den Visitenkarten gestaltet und direkt bei der Druckerei geordert werden können. Neitsch: „In der Praxis hat der jeweilige Mitarbeiter nur Zugriff auf diejenigen Kataloge, die zu seinem Arbeitsumfeld und seinen Kostenstellen passen. Ein Mitarbeiter, der beispielsweise nur Büromaterial benötigt, kann keine Schrauben und Hydraulikteile bestellen.“

Welche Lieferanten die einzelnen Produkte liefern, ist durch die Katalogstruktur festgelegt. „Wir nutzen für die Bestellung sowohl die Lieferantenkataloge von Ca-Content als auch Kataloge unserer eigenen langjährigen Lieferanten“, erklärt Neitsch. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt neben der Beschleunigung der Beschaffung vor allem in deutlichen Preisvorteilen. Da der E-Procurement-Spezialist nicht nur Softwarelieferant und Katalogdienstleister ist, sondern für über 800 Kunden auch als Händler auftritt, können bei den angeschlossenen Lieferanten des Unternehmens hohe Mengenrabatte erzielt werden. In der Praxis wird dieser Poolingeffekt dadurch erzielt, dass Kataloge, wie Büroartikel, allen Kunden gleichzeitig angeboten werden. Neitsch: „Zusätzlich zu diesen Poolingkatalogen haben wir aber auch noch die bereits erwähnten firmenspezifischen Kataloge im Einsatz. Die darin verzeichneten Preise beruhen auf unseren individuellen vertraglichen Vereinbarungen mit unseren Lieferanten“.

Um nicht nur bei der Beschaffung, sondern auch beim Rechnungsausgleich die eigenen Mitarbeiter zu entlasten, vereinfachte Battenfeld mit der Einführung der E-Procurement-Lösung auch die Administration im Unternehmen. So erhält die Finanzabteilung nun nicht mehr für jede Bestellung eine einzelne Rechnung vom jeweiligen Lieferanten, sondern einmal im Monat eine Sammelrechnung, die nach Produktgruppen und Kostenstellen aufgeschlüsselt ist. Die Verteilung des Gesamtrechnungsbetrages auf die einzelnen Lieferanten liegt in der Verantwortung des Dienstleisters. Neitsch: „Statt 400 bis 500 Rechnungen, die bislang am Ende eines Monats zu begleichen waren, haben sich die Vorgänge für Lieferantenrechnungen bei uns auf maximal 20 pro Monat reduziert.“