Travelmanagement: Intranet optimiert Reisekosten Online die optimalen Spar-Routen buchen

Travelmanagement: Intranet optimiert Reisekosten

Online die optimalen Spar-Routen buchen

Reisekosten optimieren durch intelligente Abwicklung: Die Internet/ Intranet-Technologie sorgt für Transparent und Effizienz im Buchungsprozeß (Bild: Autor)
Anzeige
Wenn Business-Reisen online gebucht und verwaltet werden, lassen sich unter Umständen mehrstellige Beträge einsparen. Der Trend: Unternehmen verlagern ihr Reise-Management ins Intranet, Software-Anbieter offerieren zusätzlich attraktive Lösungen.

Ulrich Pfaffenberger ist Journalist in Augsburg

Jets fliegen mit Überschall, der ICE jagt im Stundentakt durchs Land, im Hotelzimmer schlummert der Reisende direkt neben der Online-Steckdose — aber beim Beantragen und Abrechnen von Dienstreisen geht noch alles den seit Jahrzehnten gewohnten Gang: Formulare, Durchschläge, Unterschriften…. Ein Verfahren, das Experten wie der Lüneburger Touristik-Professor Dr. Ernst Kreilkamp angesichts des Feilschens um den letzten Pfennig bei den Konditionen in Hotels und für Flugreisen für geradezu kontraproduktiv hält: „Manchmal ist inzwischen das Ticket billiger als die Kosten, die es im Unternehmen ausgelöst hat – nur rechnet die keiner aus.”
Dabei lägen die Sparmöglichkeiten auf der Hand. Beispiel Flugbuchung im normalen Reisebüro. „Von der Begrüßung des Kunden bis zum Ablegen des Vorgangs entsteht unter herkömmlichen Bedingungen ein Aufwand von 35,35 Mark”, hat Kreilkamp ausgerechnet. „Kann der Agent auf ein vorgegebenes Kundenprofil zugreifen, spart das 3,76 Mark. Wird das Ticket nicht ausgedruckt, sondern im Buchungscomputer hinterlegt, geht’s nochmal 6,44 Mark billiger.” Auf Dauer, so der Reise-Gelehrte, führt deshalb an den elektronischen Hilfsmitteln bei der Reisevorbereitung kein Weg vorbei.
Einige Unternehmen haben diese Möglichkeiten erkannt und sind dabei, sie radikal in die Tat umzusetzen. Die Daimler-Benz AG ist einer der Vorreiter, kein Wunder bei einem jährlichen Reisekostenvolumen von rund 500 Mllionen Mark. Alle Routinevorgänge bei der Reiseabwicklung sollen dort übers Jahr ins Intranet verlagert werden. Auslöser war Jürgen Schrempp. Weil der Vorstandsvorsitzende des Daimler-Benz-Konzerns gern mit jedem Mitarbeiter direkt kommunizieren wollte, bekam das Thema Konzern-Intranet den Stempel Chefsache. Für die Abteilung Geschäftsreiseplanung im Konzern ein Signal, lang gehegte Wünsche in die Tat umzusetzen. Elmar Dziambor, einst einer der Verantwortlichen für Travel Management der Daimler-Benz AG, jetzt bei der Dasa in Hamburg: „Unser Ziel war es seit langem, eine einzige Prozeßkette zu schaffen. Das Intranet hat uns die Möglichkeit gegeben, verschiedene Systeme miteinander zu verknüpfen.” In nicht allzu ferner Zukunft soll nun jeder Daimler-Mitarbeiter nicht nur E-Mails an den Vorstandschef schicken, sondern auch direkt am persönlichen Terminal seine gesamte Geschäftsreise online abwickeln können.
In der Vergangenheit hatte das Unternehmen mit den gleichen Problemen zu kämpfen wie die meisten Reiseabteilungen in anderen Firmen — potenziert um zahlreiche Werke und Standorte außerhalb der Konzernzentrale in Möhringen. Selbst noch so ausgefeilte Reiserichtlinien konnten nicht vermeiden, daß innerhalb des Prozesses vom Antrag bis zur Abrechnung zahlreiche Systembrüche für zusätzlichen Zeitbedarf, zusätzliche Fehlerquellen und zusätzliche Kosten sorgten. Unterschiedliche Reisemittler waren die Ursache für Streuverluste bei der Nachfrage, die Steuerung der Buchungen erfolgte meist passiv, also in der Regel zu spät, wenn mögliche Kostenvorteile schon verloren waren.
Ganz zu schweigen von unterschiedlichen Management-Informationssystemen, von der fehlenden Einheitlichkeit bei der Abwicklung von Geschäftsreise-Buchungen und der mangelnden Transparenz für Nutzer und Entscheider. Grund: Traditionell eine Domäne der Einkäufer, wird die Abwicklung der Geschäftsreisen in den meisten Unternehmen noch wie der Materialeinkauf gehandhabt, nicht wie eine Aufgabe der Organisation. Nach dem Motto „Der ideale Prozeß ist jener, der für den Kunden möglichst nicht spürbar ist”, haben die Travel-Manager bei Daimler-Benz zusammen mit den Online-Experten der Stuttgarter Softwareschmiede Gotec ein System geschaffen, das „Business Travel.Net.” (BTN) heißt und ihren Idealvorstellungen schon im Anfangsstadium sehr nahe kommt. Alle Funktionen des Reisens vom Antrag über die Reisemittelbeschaffung bis zur Abrechnung sind darin integriert. „Ein Prozeß, ein Prozeßeigner, ein Steuerungsinput, ein Informationssystem — nur so können wir Steuerungsmechanismen für Geschäftsreisen erarbeiten, nur so lassen sich Abläufe ideal gestalten und die verfügbaren Marktdaten optimal nutzen”, beschreibt Daimler-Experte Klemens Schürger das angestrebte Ziel eines dezentralen, überall und jederzeit verfügbaren Reisesystems für alle Mitarbeiter.
Fluggesellschaften und Hotels arbeiten eng zusammen
Die BTN-Software kennt nicht nur alle einschlägigen Vereinbarungen, sondern versteht es dank einer eingebauten Entscheidungs-Robotik auch, sie jedem Reisewunsch automatisch anzupassen. „Nur so ist eine optimale Nutzung bestehender Vereinbarungen sichergestellt. Gelingt dies nicht, so kann ein Unternehmen zwar hervorragende Einkaufsabschlüsse erzielen, die erhofften Ergebnisse daraus aber nicht realisieren”, weiß Schürger.
Die elektronische Kommunikationslösung erlaubt aber noch mehr als nur den schnellen Datenzugriff. Bisher wurden alle mit einer Reise verbundenen Reservierungen separat und von Hand beim jeweiligen Anbieter getätigt, im BTN zerlegt der Netzwerk-Server einen Reiseantrag automatisch in seine Bestandteile und wickelt die Reservierungen automatisch und weitgehend selbsttätig ab, ohne daß der Reisende oder die Reisestelle noch einmal eingreifen muß. Nur in der Anfangsphase haben Kontrolleure noch ein waches Auge auf die Vorgänge. Vorteil: Jeder Reiseplan kann direkt vom Mitarbeiter eingegeben werden, der Datensatz bleibt immer derselbe, die Zahl der Schnittstellen und Arbeitsschritte verringert sich – und damit auch mögliche Fehlerquellen. Der Einspar-Effekt, den sich die Daimler-Experten vom BTN erwarten, ist denn auch gewaltig. „Vorsichtig bewertet” soll er sich in „zweistelliger Millionenhöhe” bewegen. Das System, so die beiden Manager, werde sich innerhalb von zwei Jahren amortisieren.
Transportmedium für alle reiserelevanten Informationen, wie zum Beispiel Preise oder Verfügbarkeiten, ist das Internet. In seiner Offenheit bietet es eine nahezu ideale System-Plattform für diesen Zweck. Die Mehrheit der Fluggesellschaften, Hotelketten und Reservierungssysteme arbeiten daran, ihren Firmenkunden auf diesem Weg einen Direktzugriff anzubieten, einige sogar über eigene Homepages. Wer darauf verzichtet, ist bei Kunden mit großem Umsatzvolumen praktisch aus dem Geschäft.
Aber auch für Firmen mit geringerem Reisekosten-Budget sind inzwischen Software-Lösungen am Markt verfügbar. Die FAO Travel GmbH beispielsweise hat mit „FAOeIBE” eine Internet/Intranet-Anwendung geschaffen, mit der sich 100 Prozent aller einfachen und 75 Prozent aller mittelschweren Buchungen für Geschäftsreisen erledigen lassen sollen. Und auch Siemens-Nixdorf hat unlängst mit „Scenic Interactive Travel“ eine Komplettlösung zur Online-Buchung von Geschäftsreisen für Unternehmen mit firmeneigenem Intranet vorgestellt.
Damit lassen sich, so das Münchner Unternehmen, sowohl das Reiseverhalten als auch die Reisekosten und die Abwicklungsprozesse optimieren. Per Mausklick werden direkt vom Arbeitsplatz aus Flüge und Bahnreisen gebucht, Mietwagen sowie Hotels reserviert und mit Kreditkarte bezahlt – und das alles rund um die Uhr. Scenic Interactive Travel überprüft auch, ob die Reservierungen den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprechen und die günstigsten Konditionen gewählt wurden. Zusätzlich lassen sich hilfreiche Zusatzfunktionen in das Buchungssystem einbinden: elektronische Reisekostenabrechnung, Verwaltung von Vielflieger-Meilenkonten und Firmenkreditkarten.
Ein weiterer Anbieter ist die Reed Travel Group, Anbieter von elektronischen Flug- und Hotelplänen, die ihre Produkte nun auch Intranet-tauglich gemacht hat. Die Möglichkeiten für Dienstreisende sind lange nicht ausgeschöpft, der frühe Einstieg lohnt sich doppelt: zur Kostensenkung und zum Erfahrungen sammeln. Kreilkamps Prognose über die Zukunft der Reiseabwicklung via Intranet: „Die Nutzung neuer Medien in der Firmenreisestelle steht erst am Anfang.”
Anzeige

Industrieanzeiger

Newsletter

Unsere Dosis Wissensvorsprung für Sie. Jetzt kostenlos abonnieren!

Themenseite Schläuche

Auf unserer Themenseite finden Sie alle Informationen über Schläuche.

Tipps der Redaktion

Unsere Technik-Empfehlungen für Sie!

Webinare & Webcasts

Technisches Wissen aus erster Hand

Whitepaper

Aktuelle Whitepaper aus der Industrie

Anzeige

Industrie.de Infoservice

Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de