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Reports automatisch generieren

SAP Materialwirtschaft erleichtert die Arbeit der Einkäufer
Reports automatisch generieren

Mit dem SAP-Modul Materialwirtschaft (MM) lassen sich zahlreiche Einkaufsaufgaben automatisieren, etwa die Zuordnung von Produkten und Lieferanten, die Spezifikation von Teilen oder das Reporting. Viele Einkäufer nutzen diese Funktionen nicht, weil sie gar nicht wissen, dass es sie gibt.

ABAP, Netweaver, ALV-Grid – auf den ersten Blick sieht das aus wie ein Seminar für die IT-Abteilung. Doch diese Inhalte richten sich an Einkäufer, die ihr Reporting mit SAP MM optimieren wollen. „Viele nutzen SAP so, wie sie es vorgesetzt bekommen, sie kennen die weiterführenden Funktionen nicht“, erklärt Martin Kipka, Geschäftsführer von Sollistico, einem Beratungsunternehmen für betriebliche Standardsoftware (ERP). Damit die Einkäufer das volle Potenzial ihres Systems ausschöpfen und die richtigen Anforderungen an die IT formulieren können, müssen sie sich ein wenig mit der Materie befassen.

Während der Einkauf in großen Unternehmen SAP MM bereits intensiv nutzt, könnten Mittelständler noch einiges lernen. Wie bei Word oder Excel gibt es zahlreiche Funktionen, die nur deshalb nicht genutzt werden, weil die User sie nicht kennen. Zum Beispiel sind Order-Bücher oft nicht gepflegt, weil die Berechtigungen nicht korrekt eingerichtet sind, oder es fehlen die Verknüpfungen zwischen Produkten, die man benötigt, dem Lieferantenpool und der Lieferantenstrategie, etwa dass 50 Prozent des Bedarfs bei Lieferant A eingekauft werden und die anderen 50 Prozent auf die Lieferanten B, C und D verteilt werden. „Man kann genehmigungsfreie Prozesse hinterlegen und mit einfachen Mitteln Reports selbst erstellen“, so Kipka. Die Standard-Reports in SAP decken nicht jeden Infobedarf ab: „Wenn man eigene Report-Templates hat, kann man diese immer wieder aufrufen und viel Zeit sparen. Doch viele Einkäufer kennen die Möglichkeiten der Automatisierung nicht“, beobachtet Kipka.
Auch in der Qualitätssicherung kann SAP MM für Einkäufer eine wichtige Rolle spielen: Bei anspruchsvollen Produkten – etwa im Flugzeugbau – gibt es genaue Materialvorschriften. „Oft ist gar nicht bekannt, dass sich für bestimmte Qualitäten Lieferanten fest zuordnen lassen“, so Kipka, „Gewindeschrauben mit definierten Fertigungstoleranzen oder Materialien wie Nirosta, V2A, V4A, bekommt man manchmal nur bei einem Anbieter.“ Auch hier sorgt die Automatisierung dafür, dass nicht aus Versehen Baumarktschrauben in Flugzeuge eingebaut werden.
Für die technische Umsetzung der Vorgaben, die Einrichtung von Sonderfunktionen und das Customizing des Systems kommt dann aber doch die IT oder der externe Dienstleister zum Einsatz. „Wenn man in mehreren Bibliotheken der SAP-Datenbank arbeitet, braucht man die IT“, so Kipka, „wenn nur eine Bibliothek genutzt wird, kann der Einkauf die Einstellungen selbst vornehmen.“ Auch die Einrichtung eines Business Warehouses (BW) übernimmt in der Regel die IT-Abteilung. „Dazu werden SAP- und Nicht-SAP-Daten zusammengefasst, die oft in unterschiedlichen Formaten vorliegen.“ Reports werden klassischerweise in Excel erstellt. „Es wird jedoch immer wichtiger, verschiedene Quellen zu importieren und auszuwerten“, betont Kipka, „daher verbreitet sich BW schnell.“
Kirsten Seegmüller Freie Journalistin in Leinfelden
Industrieanzeiger
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