Externes Beschaffungsunternehmen unterstützt Einkaufsabteilung

Schnäppchen-Profis schlagen dem Preis ein Schnippchen

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Sinkende Fertigungstiefe und komplexere Beschaffungsmärkte veranlassen viele Unternehmen dazu, ihre Beschaffung zu optimieren. Externe Dienstleister geben dem Einkauf eine neue Bedeutung.

Björn Freystedt ist Inhaber von Europrice Consulting in Münster www.europrice.net

Bei der strategischen oder wertschöpfungsorientierten Beschaffung ist der Einkäufer heute Moderator und Kommunikator in Bezug auf Fremdleistungen. Er managt die Beziehung zwischen der internen Produktion und den Lieferanten und zeigt die Potenziale des Beschaffungsmarktes über die gesamte Wertschöpfungskette auf. Er ist Berater der Entwicklung und der Produktion, um eine optimale Fertigungstiefe zu erreichen. Als Schnittstelle zur externen Produktion ist er ein Informationsträger für das Unternehmen und nutzt den Beschaffungsmarkt sowie das Lieferanten-Know-how unter dem Primat der Kostenreduzierung. Bei Make-or-buy-Entscheidungen kann er beispielsweise der Produktion Substitutionsmöglichkeiten aufzeigen und einen gewinnbringenden Wettbewerb zwischen der eigenen Produktion und einer möglichen Fremdfertigung moderieren.
Die Vorteile einer geringen Fertigungstiefe bei gleichzeitiger Konzentration auf die Know-how-intensiven Produktionsbereiche dürfen aber nicht durch das Ansteigen der Beschaffungskomplexität aufgezehrt werden. Um dies zu vermeiden, sollte jedem Einkaufsprojekt ein klares wirtschaftliches Zeitfenster zugeordnet werden.
Dazu ein praktisches Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen der holzverarbeitenden Industrie mit Firmensitz im Ruhrgebiet plante den Einkauf einer Fräs- und Dickenhobelmaschine mit individuellen Zusatzteilen, wie Werkzeug- und Messersätzen. Nachdem der Einkauf gemeinsam mit der Produktion den genauen Bedarf festgelegt hatte, mussten die in Frage kommenden Anbieter recherchiert und zur Abgabe eines entsprechenden Angebotes veranlasst werden. Den Einkäufern waren bereits vier potentielle Lieferanten bekann. Nun sollte aber der Anbieter gefunden werden, der in der Lage ist, den individuellen Bedarf des Unternehmens zum besten Preis zu decken. Um dieses Ziel zu erreichen, mussten theoretisch alle entsprechenden Anbieter des Marktes gefunden und verglichen werden. Doch umfangreiche Preisrecherchen kosten Arbeitszeit und binden Personalkapazitäten. Deshalb war es hier sinnvoll, einen Beschaffungsdienstleister als Unterstützung der Einkaufsabteilung hinzuzuziehen.
Der Kunde sprach bei diesem Projekt selbst die ihm bereits bekannten Anbieter an. Drei Lieferanten verfassten entsprechende Angebote. Das günstigste der drei Angebot wies einen Preis von 26 893 DM aus, was im Vergleich zum teuersten eine Differenz von fast 2870 DM ausmachte. Um mögliche weitere Kosteneinsparungen nicht durch den administrativen Aufwand einer umfangreichen Anbieter- beziehungsweise Preisrecherche zu gefährden, leitete der Kunde das günstigste der ihm vorliegenden Angebote an einen Beschaffungsdienstleister weiter, um erfolgsorientiert überprüfen zu lassen, ob ihm tatsächlich das günstigste Angebot vorlag. Dem Kunden war wichtig, dass der gesuchte Zulieferer nicht weiter als 50 km von seinem Betrieb entfernt ist, um bei Bedarf einen schnellen Kundendienst zu gewährleisten.
Die Berater recherchierten daraufhin mit Hilfe von eigenen Datenbanken neun Anbieter im Umkreis des Kunden, die als mögliche Lieferanten in Frage kamen. Die Informationen des Angebotes dienten dabei lediglich zur internen Information. Um Rückschlüsse auf den Kunden zu vermeiden, wurden die vier bereits kontaktierten Zulieferer nicht angesprochen und der Kundenname bei der Recherche nicht genannt. Die abgegebenen Angebote wurden von der Beschaffungsagentur kontrolliert und mit den jeweiligen Anbietern so lange nachgebessert, bis sie mit dem Vorgabeangebot des Kunden in allen Punkten absolut identisch waren.
Am Ende der Recherche konnten die Berater einen Alternativanbieter empfehlen, der nur knapp 20 km vom Kunden entfernt war und alle Qualitätsvorgaben erfüllen konnte. Dieser veranschlagte einen Preis von 21 472 DM für die gesuchte Maschine, was eine Ersparnis von 5421 DM gegenüber dem zu überprüfenden Angebot des Kunden ergab. Nach Abzug des Honorars konnte der Kunde eine effektive Ersparnis von 3614 DM für sich verbuchen. Neben der direkten Ersparnis wurde die Einkaufsabteilung des Kunden sowohl von der zeitaufwendigen Preisrecherche, als auch von der Kontrolle und der Nachverhandlung der abgegebenen Angebote entlastet. Zusätzlich erhielt der Kunde einen neuen, kostengünstigen Lieferanten.
Ein Risiko ist er dabei nicht eingegangen. Im beschriebenen Erfolgsfall sind für den Auftraggeber keine effektiven Kosten entstanden, da das Honorar ein Drittel der eingesparten Kosten beträgt. Gelingt es der Preisagentur nicht, ein bestehendes Angebot zu unterbieten, ist die Recherche für den Kunden völlig kostenfrei – und er kann davon ausgehen, dass ihm bereits das günstigste Angebot vorliegt. Nach Auskunft der Agentur liegt allerdings die Erfolgsquote bei rund 86 %. Die damit verbundene durchschnittliche Ersparnis wird von Experten auf etwa 15 % beziffert.
Grundsätzlich können die Einkäufer selber bestimmen, wie sie ihr individuelles Zeitfenster bei Beschaffungsprojekten gestalten und wann sie die Recherchearbeit nach einer Vorauswahl abgeben. Bestehende Lieferverträge können ebenfalls erfolgsorientiert von externen Beschaffungsdienstleistern überprüft werden.
Gerade wenn es sich um Zulieferteile für produzierende Unternehmen handelt, verändern sich die Marktpreise teilweise sehr schnell. Gleichzeitig ist es bei geringer Fertigungstiefe mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden, alle Lieferverträge permanent mit dem aktuellen Marktpreis zu vergleichen. Zum Dienstleistungsangebot sollte es gehören, Ansprechpartner zu sein, wenn es um die erfolgsorientierte Überprüfung von Lieferverträgen geht. Dazu reicht eine Kopie des bestehenden Vertrages und der technischen Beschreibung aus, um den Beratern eine Recherchegrundlage zu geben, wie ein Beispiel aus dem Maschinenbau zeigt.
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen benötigte jährlich 7000 Lenkrollen als Zulieferteil für die eigene Produktion. Der bestehende Vertrag wies einen Stückpreis von 27 DM aus. Im Vorgespräch wurde mit dem Kunden ein genaues Anforderungsprofil aufgestellt, um wichtige Qualitätsmerkmale, wie die Liefer- und Zahlungskonditionen, bei der Anbieterrecherche berücksichtigen zu können. Bei einer bundesweiten Recherche wurden 48 in Frage kommende Zulieferer gefunden, von denen schließlich 15 in der Lage waren, ein Angebot unter genauer Beachtung der Kundenvorgaben zu erstellen. Abschließend wurden die Konditionen verglichen und nachverhandelt. Der beste Anbieter bot einen Stückpreis von 21,50 DM an, wobei sein Angebot mit allen Spezifikationen und Konditionen des bestehenden Liefervertrages übereinstimmte. Nachdem der Auftraggeber ein Muster und aussagekräftige Referenzen erhalten hatte, wechselte er nach Ablauf des bestehenden Liefervertrages zum günstigeren Anbieter. Effektiv sparte der Kunde so im letzten Jahr 25 666 DM ohne eigenen Aufwand ein.
Externe Dienstleister haben grundsätzlich den Vorteil, dass sie als neutraler Verhandlungspartner zwischen Anbieter und Kunden stehen. Durch langjährige Erfahrungen in den verschiedensten Marktsegmenten und einem branchenübergreifenden Kundenstamm können Einkaufsagenturen Synergien in der Beschaffung nutzen, um für die Kunden erhebliche Nachlässe durchzusetzen. Mit Hilfe von Wirtschaftsdatenbanken haben die Berater der Beschaffungsagentur Europrice Zugriff auf über sechs Millionen Firmen in Deutschland und etwa zehn Millionen Unternehmen in Europa, um bei Anbieterrecherchen alle potentiellen Zulieferer auswählen zu können.
Mit selbst erstellten Datenbanken werden alle bisher im Kundenauftrag recherchierten Firmen gespeichert, um einen schnellen Zugriff auf preisflexible und zu gleich erprobte Lieferanten zu haben. Dies gibt zusätzlich Sicherheit bei einem beabsichtigten Lieferantenwechsel. Grundsätzlich ist die Palette der recherchierbaren Waren und Dienstleistungen kaum begrenzt. In fast allen Bereichen lassen sich mit Preisrecherchen und der nötigen Markttransparenz Einkaufskosten senken und gleichzeitig der Unternehmensgewinn spürbar steigern.
Aufgaben des Einkäufers: wertschöpfungsorientierter (strategischer) Einkauf
Verlagerte/automatisierte Aufgaben:
– Anbieterrecherche
– Angebotseinholung
– Preisvergleich
– Disposition
– Bestellabwicklung/-auslösung
– Terminverfolgung/-kontrolle
– Wareneingang
– Rechnungsprüfung
Neue Aufgaben
– Erschließung von Lieferanten Know-how
– Beurteilung der Möglichkeiten des Beschaffungsmarktes
– Erbringung von Vorschlägen zur Standardisierung
– Bewertung, Entwicklung und Beratung der Lieferanten
– Koordination der eigenen und der Produktion des Lieferanten
– Durchführung von Lieferantenmanagement
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