Schnell und sicher zur Information

Rebecca Pini ist freie Journalistin in Offenbach

Wissen ist Macht – dieses Sprichwort stammt aus der so genannten Old Economy und bringt die Mächtigen ins Wanken. Denn das Internet ermöglicht es, unendlich viele Informationen an beliebig zahlreiche Empfänger zu verbreiten, weltweit und zeitgleich. Dadurch wird sich die Macht des Wissens auf Viele verteilen.

Künftig hat Macht nichts mehr damit zu tun, wie repräsentativ der Firmeneingang ist. Vielmehr zählt das virtuelle Unternehmensportal, das Mitarbeitern, Partnern und Kunden den Zugriff auf interne Daten gestattet. „Geschwindigkeit ist gefragt, das heißt die Fähigkeit, Ideen schnell umzusetzen“, meint Steven T. Blythe, Geschäftsführer der Appsolut Software GmbH in Offenbach und Anbieter von Portal-Software.

Es geht darum, die Zeitspanne zwischen dem Entstehen einer Idee über die Entscheidung bis hin zu ihrer Umsetzung zu verkürzen. Dafür müssen entscheidungsrelevante Informationen in kürzester Zeit vorliegen. Denn wissend – und damit entscheidungsfähig – ist nur, wer es versteht, die entsprechenden Informationen sinnvoll miteinander zu verknüpfen.

Mit dem Internet sind die zugänglichen Informationsquellen so vielfältig geworden, dass es immer schwieriger und aufwendiger wird, die Entdeckung von spezifischen Informationen mental zu bewältigen. Unternehmen, die über ein Intranet kommunizieren, brauchen dafür ein Hilfswerkzeug. Herkömmliche Suchmaschinen reichen nicht mehr aus. Mit immer länger werdenden Trefferlisten vereinfachen sie die Suche schon lange nicht mehr. Unternehmensportale hingegen ermöglichen es, dass jeder individuelle Benutzer, ob Mitarbeiter, Kunde oder Partner, sein personalisiertes Fenster zur Firma hat, seinen eigenen Eingang ins betriebliche Intranet.

So kann ein Mitarbeiter etwa bestimmen, was er – wenn er seinen PC oder ein anderes Endgerät einschaltet – zuerst erfährt: etwa welche Produkte auf Lager sind oder wie sich der Umsatzzuwachs entwickelt. Diese Informationen kann er aus dem Intranet, aber auch aus Datenbanken anderer Unternehmen abholen und auf einer einzigen Benutzeroberfläche automatisch erzeugen. Damit spart er die Zeit, nach seinen entscheidungsrelevanten Informationen zu suchen.

Unternehmensportale ermöglichen es den Mitarbeitern, Partnern und Kunden eines Unternehmens, ihren Eingang ins Intranet nur mit den Informationen zu versehen, die sie für ihre Wertschöpfung brauchen. Maßgeblich ist dabei die Datensicherheit, die durch eine Zugriffskontrolle gewährleistet ist. Abgestufte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass individuelle Benutzer oder Benutzergruppen nur das sehen und tun können, was sie mit Blick auf ihre Aufgabenstellung dürfen.

Derartige Portale liefern zudem aktuelle Informationen, die ihre Benutzer beispielsweise für die Pflege der Kundenbeziehungen oder für Marketingaktionen einsetzen können. Fertige Komponenten befähigen den User, Software auch ohne tiefere IT-Kenntnisse schneller und einfacher zu implementieren und zu aktualisieren. Zeitgemäße Lösungen bietet darüber hinaus die Integration von Komponenten, Datenbanken und ERP-Anwendungen anderer Anbieter. Damit vereinfachen sie eine firmenübergreifende Zusammenarbeit.

Partnerschaften lassen sich mit Hilfe der Portal-Software effektiver gestalten. Darum muss diese möglichst flexibel sein, sodass ihre Anwender mit geringem Aufwand und in kürzester Zeit in der Lage sind, sie auf die Anforderungen spezifischer Benutzer anzupassen. Denn im Wissenszeitalter könne nur bestehen, meint Steven Blythe, „wer seinen Mitarbeitern ein Werkzeug gibt, das ihnen hilft, sich aus der Informationsflut freizuschwimmen“.

– Flexibilität und Skalierbarkeit des Systems:

Wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt, muss das Portal mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen können.

– Integrationsfähigkeit:

Die Zukunft gehört jenen Produkten, die eine Integration und Interaktionüber Unternehmensgrenzen hinweg ermöglichen.

– Unabhängigkeit von der Hardware-Plattform:

Mit Portalen der dritten Generation können Mitarbeiter, Partner und Kunden auch über WAP-fähige Endgeräte auf ein Intranet zugreifen und so nicht nur unternehmensübergreifend kommunizieren, sondern auch mobil.

– Eine Browser-basierte Oberfläche, Personalisierbarkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit sind Standard. Dennoch lohnt sich auch hier eine genaue Prüfung der Angebote.