Selbstbedienung vermeidet Doppelarbeit

Das Thema Selbstbedienung hat heute längst nicht mehr nur eine Bedeutung im Kundenservice, sondern findet zunehmend auch Eingang in Unternehmen. Bei diesem als Employee Self Services (ESS) bezeichneten Lösungskonzept wird ein Teil der personenbezogenen Daten von den Mitarbeitern selbst verwaltet und gepflegt. Dabei nehmen sie Routinearbeiten wie etwa ihre Adressänderungen, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Bestellung von Sachmitteln statt auf Papierformularen elektronisch am eigenen Schreibtisch oder unterwegs vor und leiten diese Informationen über das Internet oder Intranet weiter.

Während die Mitarbeiter dabei von mehr Komfort und Flexibilität profitieren, zahlt sich ESS für das Unternehmen durch erhebliche Kostenersparnisse aus. Denn die Personalabteilungen werden auf diese Weise in erheblichem Umfang entlastet, weil der frühere Zwischenschritt mit manueller Übernahme der Papier-basierten Daten entfällt und die von den Mitarbeitern erfassten Informationen unmittelbar den Personalabrechnungs- und weiteren Systemen zugeleitet werden. „Durch die Eingabe von Daten erfolgt keinerlei Wertschöpfung für das Unternehmen, sondern sie stellt sich im Gegenteil dazu gerade im Personalbereich als teurer Ressourcenfresser dar“, urteilt Sabine Knöfel, Gesellschafterin des ESS-Anbieters HRworks GmbH aus Freiburg.

Bestätigung kommt von den Unternehmen, die solche Lösungen bereits im Einsatz haben. Es werde auf diese Weise „eine Menge Papier, viele Nerven und sehr viel Zeit“ gespart, urteilt etwa Birgit Waschinger von der AED-Sicad AG, einem Anbieter von Geoinformationssystemen mit Sitz in Bonn. Und für Emil Klann, Geschäftsführer der Atlas Hydrographic GmbH aus Bremen, liegen die Vorteile zusätzlich „in den einfachen Genehmigungswegen“.

Eine ähnliche Auffassung besteht bei Daniela Berndhäuser von Kawasaki Motors Europe, Friedrichsdorf, wenn sie den Nutzen der eingesetzten ESS-Lösung Hrworks des gleichnamigen Anbieters mit einer „deutlichen Entlastung hinsichtlich der Arbeits- und Organisationskapazitäten“ beschreibt. Ähnlich sieht dies Atlas-Geschäftsführer Emil Klann: „Die Vorteile liegen für uns in dem minimalisierten Papieraufwand und den einfachen Genehmigungswegen.“

Bereits jetzt setzt laut einer Erhebung von HRworks jedes siebte Industrieunternehmen Lösungen für die Mitarbeiter-Selbstbedienung ein oder hat sie gegenwärtig in der Projektrealisierung. In mehr als jedem vierten weiteren Unternehmen bestehen konkrete Planungen, um Employee Self Services zu nutzen. Darüber hinaus sehen 29 % in diesem Ansatz eine interessante Alternative, ohne jedoch schon konkrete Maßnahmen ins Auge gefasst zu haben. Das Motiv für diesen Schritt scheint überall ähnlich zu sein, da drei Viertel der mehr als 500 befragten Personalleiter über die administrativen Belastungen stöhnen und nach effizienteren Prozessen bei den rein operativen Funktionen Ausschau zu halten (siehe Grafik).

Besonders deutlich werden die Vorteile beim Thema Reisekostenabrechnung als einer typischen Komponente von ESS für den Personalbereich. Weil sie über ein Mitarbeiterportal an jedem beliebigen Ort durchgeführt werden kann und dafür lediglich ein Internetanschluss benötigt wird, entlastet dies die Angestellten deutlich. Denn Tagespauschalen, Umrechnungskurse oder gesetzliche Regelungen werden durch die ESS-Lösung meist automatisch berücksichtigt, so dass sich der Aufwand für die Mitarbeiter auf wenige Eingaben reduziert.

Zudem lassen sich die Daten und Belege der Zahlungen mit Kreditkarte automatisch der Reisekostenabrechnung zuordnen. Das bestätigt auch Anna Solarski von Kyocera Mita Deutschland GmbH aus Meerbusch: „Bei der Vielzahl der Außendienstmitarbeiter und ständigem Wachstum unseres Unternehmens ist dies eine praktische Lösung, um die Reisekostenabrechnung, deren Prüfung sowie Verbuchung zeitnah und problemlos zu erledigen.“

Zusätzliche Vorteile generieren Unternehmen, indem sie sich die Investitionen sparen und Employee Self Services als ASP-Dienst nutzen. Dabei wird die Anwendung von einem Service Provider zur Verfügung gestellt. „Wir standen vor dem Problem, dass die hausinterne Lösung unserer Anfangstage nicht mehr effizient verwaltet werden konnte“, unterstützt etwa Frank Winterwerb, Kaufmännischer Leiter beim internationalen Staubsauger-Hersteller Dyson, diesen Gedanken. Als ASP-Anwender der Mitarbeiter-Selbstbedienungssoftware HRworks müsse man „sich jedoch keine Gedanken mehr über Updates, Gesetzesänderungen oder die Datensicherung machen.“

Gregor Gold Fachjournalist in Köln

Einfachere Genehmigungswege

kosteneffizienz

Bestimmte Routinearbeiten lassen sich von der Personalabteilung auf die Mitarbeiter übertragen. Mit Hilfe IT-gestützter Selbstbedienungsfunktionen, den Employee Self Services, wird ein Teil der Personalverwaltungsarbeit automatisiert. Dies vereinfacht Vorgänge im Personalwesen, senkt die Durchlaufzeiten und reduziert Verwaltungskosten. Nebeneffekt: Werden Mitarbeiter in die Prozesse integriert, kann dies auch motivierend wirken.