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Software lohnt sich, wenn der Prozess stimmt

Optimierte Prozesskette erleichtert die IT-Einführung
Software lohnt sich, wenn der Prozess stimmt

Unternehmen, die in ein ERP- oder MES-System investieren wollen, sollten vorher ihre Prozesskette optimieren. Das WZL in Aachen bietet mit seiner Prozess-Struktur-Matrix ein Instrument an, das vorhandene Abläufe bewertet und Hilfen gibt.

Von unserem Redaktionsmitglied Werner Möller ia-redaktion@t-online.de

Man stelle sich ein Unternehmen vor, das Metallteile verarbeitet. Davon müssen einige, weil fehlerhaft, manuell entgratet werden. Und genau diese Teile lassen sich leichter und schneller weiterverarbeiten als die Gutteile. „Wenn so ein Bruch nicht innerhalb des Unternehmens kommuniziert wird, ändert sich an der fatalen Situation gar nichts“, sagt Horacio Borghese. Wie hierbei ein Hand-in-Hand-Arbeiten den Informationsfluss verbessern kann, will der Mitarbeiter des Lehrstuhls für Fertigungsmesstechnik und Qualitätsmanagement am WZL der RWTH in Aachen mit einer Prozess-Struktur-Matrix zeigen.
„Die Idee dazu wurde uns von Unternehmen angetragen“, erinnert sich seine Kollegin Claudia Canales. Hier stand oft der Wunsch im Vordergrund, vor der Installation eines IT-Systems zunächst die Informationsflüsse innerhalb der einzelnen Abteilungen zu verbessern. Hierfür verwendeten die Aachener Wissenschaftler ein mehrstufiges Werkzeug, mit dem sich in Betrieben die Prozessabläufe optimieren und die Schnittstellen verbessern lassen.
Vom Ansatz her funktioniert das wie ein Kunden-Lieferanten-Verhältnis, nur dass die Abläufe hier in die Belegschaft verlagert sind. „Uns stellte sich die Frage, wie sich die Forderung ´Was du haben willst, das bekommst du auch´ systematisch planen lässt“, berichtet Claudia Canales. „Werden beispielsweise zehn Abteilungen und deren Informationsabhängigkeiten grafisch verknüpft“, so die Diplomingenieurin, „dann ähnelt das Bild eher einem Kindergekritzel, als einer soliden Planungsgrundlage.“
Die Aachener Wissenschaftler setzten ein grafisches Modell ein, das mehr Übersichtlichkeit verspricht. Seine Prozess-Struktur-Matrix orientiert sich an den Punkten
  • Prozessbeschreibung,
  • Modellanalyse,
  • Interviewauswertungen,
  • Handlungsbedarf,
  • Maßnahmenplanung sowie
  • Profilbeschreibung
und macht die Probleme transparent. „In Zusammenhang mit einem Kernteam an Mitarbeitern und durch persönliche Interviews haben wir die Anforderungen und Schnittstellen identifiziert“, erläutert Borghese sein Vorhaben. So lassen sich beispielsweise Gründe für Fehler schnell mit fehlenden Vorleistungen, falschen Erwartungen, schlechten Werkzeugen oder der internen oder externen Mitarbeiterverweigerung aufdecken. Wiederum mit den Beteiligten entsteht die Schwachstellenanalyse. Sie ist Ausgangspunkt für Verbesserungen.
Grafisch lässt sich der Konsolidierungsprozess wie folgt darstellen: Die zehn Abteilungskästchen werden als Diagonale in einer Kastenstruktur dargestellt. In Gesprächen mit einzelnen Abteilungsmitarbeitern werden die betriebsinternen Lieferanten-Kunden-Abhängigkeiten beschrieben. Daraus ergibt sich dann die inhaltliche Identifikation der Schnittstellen. Eine Zahl in den Kästen verdeutlicht, wo es Verbesserungsmöglichkeiten oder Defizite gibt. In einem Beispiel soll erhöhter Handlungsbedarf zwischen Vertrieb und Logistik herausgestellt werden: Dabei wurden die Defizite „zu viele Informationen“ und „benötigte Informationen sind schwer zu finden“ genannt und mit einer sehr schlechten Note bewertet. Daraus ergibt sich ein akuter Änderungsbedarf, der in der Farbe rot dargestellt wird. „Durch diese Darstellung können wir den Änderungsbedarf schneller erkennen“, sagt Claudia Canales.
Das Umsetzen der Maßnahmenplanung erfolgt dann über eine Profilbeschreibung, in der konkret die Änderungsvorgaben genannt sind. Die Mitarbeiter in der Feinplanung erhalten beispielsweise schneller die „Änderungen aus der Produktion” oder eine „aktuelle Bestandsmeldung“. Aber auch scheinbar triviale Vorgänge wie einen „Ladeplan“ oder „Zollpapiere für den Spediteur“ erfasst die Prozess-Struktur-Matrix.
„Wenn es darum geht, Prozessprobleme zu eliminieren oder einen gänzlich neuen Ablauf aufzubauen, empfehle ich den Unternehmern, Hilfe von außen wie beispielsweise von unseren Mitarbeitern einzuholen“, sagt Horacio Borghese.
Industrieanzeiger
Titelbild Industrieanzeiger 19
Ausgabe
19.2021
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